La signification de ces deux termes était peut-être évidente pour tout le monde quand nous avons commencé à utiliser le courrier électronique, mais ils sont assez désuets aujourd'hui. CC et BCC permettent d’envoyer des copies du même courrier électronique à plusieurs destinataires. CC signifie «Carbon Copy» et BCC, «Blind Carbon Copy». La différence entre les deux réside dans le fait que chaque destinataire peut voir les adresses que vous ajoutez au champ CC, alors que celles du champ BCC sont invisibles.
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Les trois champs du destinataire
Il est également facile d'ajouter les adresses électroniques des personnes à l'un de ces champs. Mais vous devez toujours déterminer qui a besoin de recevoir un courrier électronique particulier et comment. Cela dépend de facteurs tels que vos relations, l'organisation pour laquelle vous travaillez, sa culture et son emplacement.
Les gens utilisent souvent ces champs de manière inappropriée. Cela rend l'objectif d'un email moins complet pour ceux qui le reçoivent. Mais si vous les utilisez correctement, vos destinataires pourront savoir si la lecture de votre courrier électronique doit faire partie de leurs priorités ou non.
Vous pouvez taper des adresses dans les trois champs suivants:
To - Les destinataires de ce champ constituent l'audience principale du message.
CC - Ces destinataires recevront une copie du message, ce qui revient presque à ajouter des personnes dans le champ À.
BCC - L'expéditeur peut informer discrètement d'autres personnes de la communication qui a eu lieu. Personne d'autre impliqué verra leurs adresses.
Les gens utilisent également BCC lorsqu'ils ne veulent pas confondre les autres avec une liste d'adresses incroyablement longue. De plus, c'est une bonne option lorsque les destinataires ne doivent pas nécessairement se connaître. Il est également important de noter que ni ceux de CC ni ceux de BCC ne verront les réponses des autres destinataires.
Comment utiliser le champ To
Si vous souhaitez atteindre huit personnes, vous pouvez mettre une adresse dans le champ À et les sept autres dans le champ CC. Mais vous pouvez également les placer tous les huit dans le champ À. Cela ne fait pas beaucoup de différence, car ils recevront tous le même courrier électronique. Ils pourront également voir le reste des destinataires.
Cependant, les choses sont un peu différentes si vous appliquez les règles de messagerie appropriées. Si tel est le cas, vous ne devez ajouter que les destinataires directement concernés par votre message. Donc, si vous voulez demander à certaines personnes de prendre des mesures, mettez-les dans le champ À. Le nom de l’adresse que vous avez indiquée doit être indiqué au début de l’e-mail. Quelque chose de simple, comme «Cher Andrea, Samantha et John» devrait suffire.
En bref, utilisez le champ À pour cibler ceux que vous souhaitez inciter à entreprendre une action.
Comment utiliser le champ CC
Lorsque vous placez des adresses dans le champ CC, la liste que vous créez sera visible par tous les destinataires. La fonction principale du champ CC est de faire savoir aux autres destinataires que cette communication particulière est en cours. Inclure une adresse dans ce champ revient à dire «pour information seulement». Dans ce cas, vous devez vous attendre uniquement à une réponse «bon à savoir» de la part des destinataires.
De plus, les gens se réfèrent également à CC en tant que «copie de courtoisie».
Comment utiliser le champ BCC
Toute personne que vous placez dans le champ BCC ne sera vue par aucun des destinataires des champs À et CC. Si vous voulez que quelqu'un voie le contenu de l'email mais ne prenne aucune mesure, ajoutez son adresse à BCC. C'est également une bonne option à utiliser lorsque vous souhaitez partager la même information avec un groupe de personnes à la fois, mais que vous ne voulez pas que ceux-ci voient qui d'autre la reçoit.
Le champ BCC est également très utile dans des situations ou des arguments sensibles. C'est une façon secrète de laisser quelqu'un d'autre écouter sans que le destinataire ne le sache. Par exemple, vous pouvez ajouter l'adresse de votre responsable au champ Cci lorsqu'un client demande un remboursement.
Comment utiliser le bouton Répondre à tous
Si vous êtes le destinataire d'un courrier électronique et souhaitez répondre à son expéditeur, vous avez deux options: Répondre et Répondre à tous. Le bouton Répondre vous permet de répondre directement à l'expéditeur afin qu'aucun autre destinataire ne puisse voir votre message. Il y a aussi le bouton Répondre à tous, qui enverra automatiquement votre réponse à tous les destinataires dont les adresses sont dans les champs À et CC.
Bien que pratique, le bouton Répondre à tous n'est pas toujours une bonne option. Vous ne devriez l'utiliser que lorsqu'il est important que tous les destinataires reçoivent votre message.
La plupart des utilisateurs cliquent ou tapent sur ce bouton sans s'en rendre compte. Cela peut être assez ennuyant pour les destinataires qui ne sont pas intéressés par votre réponse. Il peut être très difficile de cliquer sur ce bouton par inadvertance, en particulier si vous partagez des informations personnelles avec l'expéditeur et ne souhaitez pas que les autres participants les lisent. Etre conscient de la manière dont vous utilisez cette fonction peut ainsi éviter beaucoup de frustration à toutes les personnes impliquées.
Utilisez le bouton Répondre à tous uniquement lorsqu'il est absolument nécessaire que l'auteur d'origine et tous les autres utilisateurs de la liste des destinataires voient votre réponse. Les discussions de groupe sur les projets de travail en sont un bon exemple.
N'utilisez pas l'option Répondre à tous lorsque:
- Au moins un destinataire n'a pas besoin de voir votre réponse
- Votre message est quelque chose de très simple, comme «Tout va bien» ou «Merci!».
Choses à garder à l'esprit
N'oubliez pas de toujours savoir à qui vous envoyez un courrier électronique et pourquoi. Utilisez les champs To, CC et BCC avec attention et votre étiquette en matière de courrier électronique s’améliorera considérablement.
Vous devez également savoir si vous êtes un destinataire (À) ou si vous avez reçu une copie conforme (CC). De cette façon, vous pouvez décider si le courrier électronique nécessite votre attention immédiate ou non.
Lorsque vous répondez à des courriels, il est toujours préférable d'envoyer une réponse standard et d'ajouter manuellement tous les destinataires supplémentaires. Vous pouvez également copier leurs adresses de l'email d'origine pour le rendre plus facile. Mais dans tous les cas, vérifiez bien la liste des destinataires avant d'appuyer sur «Envoyer».
