Comment alphabétiser automatiquement dans les feuilles de Google

Google Sheets et Microsoft Excel partagent de nombreuses fonctionnalités similaires. Ceux qui sont plus familiers avec Excel découvriront que, même si la plupart des fonctionnalités sont identiques, leur localisation dans Google Sheets peut devenir un obstacle pour vous familiariser avec le programme.

Consultez également notre article Comment appliquer des formules à des colonnes entières dans Google Sheets

La possibilité de trier et de filtrer vos données, par ordre alphabétique ou numérique, est l’une des fonctionnalités les plus couramment utilisées dans Microsoft Excel. La même chose peut être dite pour Google Sheets. Cependant, la manière de procéder peut être un peu différente.

«Je connais mieux Excel, mais mon patron veut que nous utilisions maintenant Google Sheets. L'organisation des feuilles de calcul fait partie du travail. Pouvez-vous aider? "

Le bon côté des feuilles, tout comme Excel, vous n’aurez pas à vous soucier des modifications manuelles lorsque vous souhaitez trier ou filtrer vos données. Il existe un moyen de les trier automatiquement par colonne à l'aide des fonctions fournies dans les onglets ou via une formule que vous pouvez placer directement dans une cellule.

Organiser automatiquement les feuilles de Google par ordre alphabétique

Liens rapides

• Organiser automatiquement les feuilles de Google par ordre alphabétique
  • Tri des données et utilisation des filtres
    • Tri des données
    • Filtrage des données
    • Utilisation de filtres dans une feuille de calcul Google
    • Créer une vue de filtre
  • Google Sheets: Tri alphabétique sur le bureau
    • Trier alphabétiquement vos données automatiquement à l'aide d'une formule
  • Google Sheets: Trier par ordre alphabétique sur un appareil mobile

Les étapes ci-dessous détailleront la manière dont vous pouvez organiser vos données Google Sheet automatiquement. Je vais me concentrer sur la façon de procéder par ordre alphabétique, mais les mêmes informations peuvent également être utilisées si vous préférez organiser les données numériquement.

Cependant, avant de poursuivre l'objectif final, j'aimerais mieux connaître la différence entre le tri et le filtrage, comment utiliser l'une ou l'autre option dans n'importe quelle situation pour laquelle vous pourriez en avoir besoin, ainsi que la passer en revue filtrer les vues.

Si vous avez déjà une bonne compréhension du tri et du filtrage et souhaitez simplement passer à l’alphabétisation automatique, vous pouvez passer plus loin dans l’article. Pour tous ceux qui aimeraient apprendre quelque chose, nous avons beaucoup à couvrir, alors commençons.

Tri des données et utilisation des filtres

À mesure que vous analysez et travaillez dans Google Sheets, de plus en plus de contenu va commencer à s'accumuler. C'est à ce moment que la capacité d'organiser l'information devient d'autant plus importante. Google Sheets vous permet de réorganiser ces informations en les triant et en leur appliquant des filtres. Vous pouvez le faire à la fois alphabétiquement et numériquement, le choix vous appartient. Vous pouvez également appliquer un filtre afin de réduire les données et même de masquer certaines parties de la vue.

Tri des données

Pour trier les données:

1. Depuis votre navigateur (Google Chrome préféré), ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Mettez en surbrillance la ou les cellules que vous souhaitez trier.
   • Vous pouvez cliquer avec le bouton gauche sur une seule cellule pour la mettre en surbrillance. Pour plusieurs cellules, cliquez avec le bouton gauche sur la cellule de début. Maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la dernière cellule.
   • Vous pouvez également sélectionner plusieurs cellules en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur une cellule, en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur une autre cellule. Cela aide si les cellules que vous souhaitez trier ne sont pas séquentielles.
   • Pour sélectionner la feuille entière, cliquez sur le coin supérieur gauche de la feuille ou appuyez simultanément sur Ctrl + A.
3. Ensuite, cliquez sur l'onglet «Données» et sélectionnez la plage de tri… dans les options.
4. Dans la fenêtre contextuelle, si vos colonnes ont des titres, cochez la case en regard de La ligne d'en-tête des données .
5. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez trier en premier en remplaçant «Trier par» par cette colonne. Sélectionnez ensuite l'ordre de tri en cliquant soit sur le radial AZ pour le décroissant, soit sur le ZA pour le croissant.
   • Si vous souhaitez appliquer une règle de tri supplémentaire, cliquez sur Ajouter une autre colonne de tri . L'ordre de vos règles déterminera comment le tri est effectué.
   • Vous pouvez cliquer sur l'icône Corbeille à droite d'une règle pour la supprimer.
6. Finalisez en cliquant sur le bouton Trier et votre plage sera triée en fonction de vos règles.

Filtrage des données

L'ajout de filtres à vos données vous permettra de masquer les données que vous ne souhaitez pas voir visibles. Vous pourrez toujours voir toutes vos données une fois le filtre désactivé. Les filtres et les vues de filtre aident à analyser les ensembles de données contenus dans des feuilles de calcul.

Les filtres sont préférés lorsque:

• Tous les utilisateurs qui accèdent à votre feuille de calcul affichent un filtre spécifique lors de l'ouverture.
• Vous souhaitez que les données visibles restent triées après l'application d'un filtre.

Considérant que les vues de filtre sont plus utiles si:

• Vous souhaitez nommer et enregistrer plusieurs vues.
• Plusieurs vues sont nécessaires pour les autres utilisateurs de la feuille de calcul. Les filtres sont activés par les utilisateurs, ce qui leur permet d'afficher différents filtres en même temps. Une autre personne peut également utiliser le tableur.
• Le partage de différents filtres avec les gens est important. Différents liens de vue de filtre peuvent être envoyés à différentes personnes, fournissant ainsi à toutes les personnes travaillant sur la feuille de calcul les informations les plus pertinentes spécifiques à l'individu.

Rappelez-vous simplement que les filtres peuvent être importés et exportés selon les besoins, contrairement aux vues de filtres.

Utilisation de filtres dans une feuille de calcul Google

Lorsqu'un filtre a été ajouté à une feuille de calcul, toute personne la visualisant peut également voir les filtres. Cela signifie également que toute personne disposant d'autorisations d'édition peut modifier le filtre. Un filtre est un excellent moyen de masquer temporairement des données dans une feuille de calcul.

Pour filtrer vos données:

1. Depuis votre navigateur (Google Chrome préféré), ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez filtrer en utilisant les mêmes méthodes que celles décrites dans la section Tri des données de l'article.
3. Cliquez sur l'onglet «Données», puis sélectionnez Créer un filtre . Cela placera une icône de filtre dans la première cellule de la plage sélectionnée. Toutes les cellules de la gamme de filtres seront enfermées dans une bordure verte.
4. Cliquez sur l'icône Filtre pour afficher les options de filtre suivantes:
   • Filtrer par condition - Faites votre choix dans une liste de conditions ou écrivez la vôtre. Par exemple, si la cellule est vide, si les données sont inférieures à un certain nombre ou si le texte contient une lettre ou une phrase donnée.
   • Filtrer par valeurs - Désélectionnez les points de données que vous souhaitez masquer, puis cliquez sur OK. Si vous souhaitez choisir tous les points de données, cliquez sur Tout sélectionner . Vous pouvez également désélectionner tous les points de données en cliquant sur Effacer.
   • Rechercher - Recherchez des points de données en les tapant dans la zone de recherche. Par exemple, si vous tapez «J», votre liste sera réduite aux noms commençant par J.
5. Pour désactiver le filtre, cliquez à nouveau sur l'onglet «Données», puis sélectionnez Désactiver le filtre .
   • Les données peuvent être triées lorsqu'un filtre est en place et activé.
   • Seules les données de la plage filtrée seront triées lorsque vous choisissez de les trier.

Créer une vue de filtre

Pour créer, enregistrer ou supprimer une vue de filtre:

1. Depuis votre navigateur (Google Chrome préféré), ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Cliquez sur l'onglet «Données» puis sélectionnez Vues de filtre…, puis Créer une nouvelle vue de filtre .
3. La vue du filtre est enregistrée automatiquement. Vous pouvez maintenant trier et filtrer les données que vous souhaitez.
4. Fermez l'affichage du filtre en cliquant sur le «X» dans le coin supérieur droit de la feuille de calcul.
5. Cliquez sur l'icône d' engrenage en haut à droite de la feuille de calcul pour choisir l'une des options suivantes:
   • Renommer - modifiez le titre de la vue du filtre.
   • Plage de mise à jour - Ce n'est pas aussi important que vous pouvez le faire directement sur la vue du filtre lui-même. Il vous permet de modifier la plage de cellules choisie pour la vue du filtre.
   • Dupliquer - Crée une copie identique à la vue de filtre actuelle.
   • Supprimer - Supprimer la vue du filtre.

Google Sheets: Tri alphabétique sur le bureau

Pour trier une plage de cellules par ordre alphabétique sur votre bureau:

1. Depuis votre navigateur (Google Chrome préféré), ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Sélectionnez les données que vous souhaitez trier une colonne à la fois. Ceci est important afin de ne pas réorganiser d'autres parties de votre feuille de calcul qui pourraient ne pas correspondre à la plage souhaitée.
   • Mettez en surbrillance la cellule supérieure de la colonne de vos données jusqu'à la cellule finale.
3. Cliquez sur l'onglet «Données», puis sélectionnez l'une des options suivantes:
   • Trier la plage par colonne, A → Z - Ceci triera toutes les données sélectionnées dans la plage par ordre alphabétique sans perturber les autres zones de la feuille de calcul.
   • Trier feuille par colonne, A → Z - Ceci ajuste alphabétiquement toutes les données de la feuille de calcul en corrélation avec la plage de données en surbrillance.
4. Quel que soit votre choix, vos données doivent maintenant être réorganisées en ordre alphabétique.
   • Si vous pensez avoir commis une erreur, vous pouvez facilement la corriger en appuyant sur Ctrl + Z (Windows) ou ⌘ Commande + Z (Mac) pour annuler le tri des données le plus récent.

Trier alphabétiquement vos données automatiquement à l'aide d'une formule

Bien que les étapes précédentes puissent être considérées comme automatiques, il y a toujours une petite entrée manuelle impliquée. Ceci est parfaitement acceptable pour la plupart des utilisateurs de tableurs qui ne veulent pas être trop techniques avec des formules et des fonctions.

Cependant, certains préféreraient une approche plus «automatique» de la situation d’alphabétisation des données. Vous préférerez peut-être que les données soient triées automatiquement dans une colonne. Cela signifie que chaque fois que de nouvelles informations sont insérées dans la colonne, les données sont automatiquement mises à jour par ordre alphabétique sans perturber le reste de la feuille de calcul.

Pour trier automatiquement les données de colonne par ordre alphabétique:

1. Depuis votre navigateur (Google Chrome préféré), ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Mettez en surbrillance la cellule qui affichera les résultats pour les données que vous souhaitez classer automatiquement par ordre alphabétique.
3. Dans la cellule, entrez la formule suivante = sort (A2: B, 1, TRUE), puis appuyez sur Entrée .
   • A2: B est la plage de données souhaitée qui doit être triée. Ajustez-le en fonction de vos propres besoins en termes de feuille de calcul.
   • Le 1 fait référence au numéro de colonne sur lequel les données triées seront basées. Encore une fois, ajustez-le en fonction des besoins de la feuille de calcul.
   • Les données de la formule sont automatiquement triées par ordre croissant. Pour trier les données par ordre décroissant, définissez le paramètre TRUE sur false .

Toutes les données nouvelles ou modifiées entrées dans la colonne seront désormais triées automatiquement.

Google Sheets: Trier par ordre alphabétique sur un appareil mobile

Pour trier une plage de cellules par ordre alphabétique sur votre appareil mobile:

1. Lancez l'application Google Sheets (Android / iOS) et connectez-vous à l'aide de vos informations d'identification.
2. Sélectionnez une feuille Google à modifier en appuyant sur la feuille de calcul. Vous devrez peut-être faire défiler pour le trouver si vous avez plusieurs feuilles enregistrées.
3. Localisez la colonne avec les données que vous souhaitez alphabétiser et appuyez sur la lettre de cette colonne. On peut le trouver en haut de la colonne. Cela mettra en évidence toutes les données de la colonne.
4. Appuyez une fois de plus sur la lettre pour afficher un petit menu.
5. Dans le menu, tapez sur la flèche “Plus” jusqu'à trouver l' option Trier A - Z.
   • Si vous utilisez un appareil mobile Android, vous devez appuyer sur l'icône qui ressemble à trois points empilés verticalement (ou horizontalement selon la version). Faites défiler jusqu'à trouver l' option Trier A - Z.

Lorsque vous appuyez sur Trier de A à Z, les données de la colonne sont réorganisées par ordre alphabétique.