C’est très utile pour le suivi des courriels. Si vous préférez avoir un email que vous avez envoyé dans votre boîte de réception, généralement dans le but de faire un suivi, ajoutez votre propre adresse e-mail en tant que Cci est le bon choix. Cependant, les gens oublient souvent cela lors de l'envoi d'un courrier électronique important, ce qui les conduit à oublier de faire un suivi. Cela peut facilement conduire à des problèmes sur toute la ligne.
Heureusement, il existe un moyen de transférer automatiquement votre courrier électronique à votre compte chaque fois que vous envoyez un e-mail, ce qui est un moyen sûr de vous assurer que vous suivez tous les e-mails. Cependant, activer l'auto-BCC automatique n'est pas vraiment simple. Cela implique la création d'une règle dans Outlook.
Gérer les règles et les alertes
Auto BCC et CC est un gros problème dans Outlook. Pour ce faire, vous devrez télécharger un nouveau module complémentaire pour votre compte de messagerie basé sur un navigateur, mais Microsoft Outlook vous permet de créer une règle. La fonctionnalité de règles se trouve sous l’option de menu Gérer les règles et les alertes dans la partie centrale supérieure de l’écran, dans l’onglet Accueil, sous l’icône Règles .
Cliquez sur Gérer les règles et les alertes et vous verrez une nouvelle fenêtre vous donnant la possibilité de créer une nouvelle règle. Cliquez sur Nouvelle règle dans le coin supérieur gauche de cette fenêtre. Vous verrez 3 catégories: rester organisé, rester à jour et commencer à partir d'une règle vide . Sélectionnez Appliquer la règle aux messages que j’envoie dans la catégorie Démarrer à partir d’une règle vide .
Conditions
Dans la fenêtre Assistant de règles, vous pouvez choisir les courriers électroniques qui vous seront envoyés en tant que CCC. Par exemple, en vérifiant la présence de mots spécifiques dans les options de sujet, vous créez la règle Cci automatique pour les e-mails contenant certains mots que vous mentionnez.
Comme vous êtes l’envoyeur du courrier électronique, vous pouvez utiliser cette option astucieuse pour trier automatiquement vos courriels. Vous pouvez ajouter le mot «Suivi» dans la liste des mots spécifiques et marquer les courriers électroniques qui nécessitent un suivi avec ce mot.
Il existe également de nombreuses autres conditions intéressantes que vous pouvez définir pour vos courriels. Si vous souhaitez que tous les courriers que vous envoyez soient stockés dans votre boîte de réception en tant que Cci, cliquez simplement sur Suivant, sans cocher aucune des cases répertoriées.
Exceptions
Les exceptions sont essentiellement le contraire des conditions ici. Comme vous l'avez probablement deviné, vous décrivez des situations dans lesquelles vous ne souhaitez pas vous inclure en tant que CCC. Vous pouvez suivre le même exemple que précédemment et utiliser l'option sauf si le sujet contient des mots spécifiques pour ajouter une exception. Dans cet exemple, vous pouvez utiliser la commande «non suivi», mais cela peut créer une image de fond et même une erreur, car les mots qui suivent font déjà partie de vos conditions.
Vous êtes peut-être mieux avec l' exception sauf si elle est envoyée à des personnes ou à un groupe public ou sauf si elle est assignée à une exception de catégorie .
Actions
C'est ici que vous "programmez" les actions que cette règle applique. C'est-à-dire que c'est ici que vous choisissez ce qu'il advient des emails pour lesquels vous avez défini des conditions. Vous voulez vous assurer qu'un courrier électronique que vous avez envoyé se retrouve dans votre boîte de réception, mais malheureusement, l'automatisation directe des commandes Cci n'existe pas ici. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas imiter un CCC.
Tout d’abord, sélectionnez Cc le message aux personnes ou au groupe public à l’étape Actions de l’assistant de gestion des règles. Maintenant, cliquez sur personnes ou groupe public et entrez votre adresse email. Voici comment vous vous assurez que le courrier électronique que vous envoyez et qui remplit les conditions définies se retrouvera dans votre boîte de réception. Si vous ne souhaitez pas que votre adresse électronique apparaisse publiquement dans les courriels que vous envoyez, cochez la case Déplacer une copie dans le dossier spécifié lors de la première étape, cliquez sur le lien Dossier spécifié et sélectionnez votre boîte de réception.
BCC dans votre boîte de réception
En ajustant votre propre courrier en fonction de vos besoins, vous aurez un avantage considérable dans votre travail. Cela vous assurera que votre boîte de réception est bien triée et qu'une bonne organisation est essentielle dans tout type de travail. Bien entendu, l'Assistant Gestion des messages d'Outlook a plus de cas d'utilisation que la simple configuration d'un BCC automatique. Cependant, il est essentiel de bien planifier les choses et de s’assurer que les exceptions et les conditions ne se chevauchent pas et qu’elles englobent les bons types de courrier électronique.
Des règles BCC automatiques bien faites peuvent vous aider beaucoup à trier votre boîte de réception. Cependant, si vous le faites mal, vous risquez d'inonder votre boîte de réception, créant ainsi un problème encore plus important que celui que vous souhaitez résoudre.
Utilisez-vous BCC automatique dans Outlook? Comment l'avez-vous mis en place? Quelles exceptions et conditions utilisez-vous et quelles autres règles avez-vous créées?
