Comment supprimer automatiquement les anciens emails dans Gmail

Dans un environnement de travail, il est impératif de conserver une boîte de réception organisée afin de maintenir son efficacité. Une boîte de réception encombrée peut s'avérer très pénible, en particulier lorsque vous êtes obligé de faire défiler des montagnes d'anciens emails dont vous n'avez peut-être plus besoin. À un moment donné, ces e-mails plus anciens ont peut-être servi à quelque chose, mais se sont depuis transformés en obstacles supplémentaires lors de la recherche d'un e-mail spécifique.

Consultez également notre article Comment créer un alias Gmail

«Ma boîte de réception est un désastre. J'ai des courriels d'il y a plus de deux ans. J'ai vraiment besoin que ça soit situé.

Pour éviter de perdre du temps, je ne recommanderais pas de supprimer manuellement tous vos e-mails plus anciens. Grâce aux filtres, vous pourrez vous débarrasser de ces courriels beaucoup plus rapidement. En créant un filtre, vous pouvez supprimer les anciens messages en fonction d'une période spécifiée. Le seul problème que je peux voir avec l’utilisation des filtres est qu’ils s’appliquent uniquement aux nouveaux messages reçus. Vous pouvez appliquer des filtres à l'avenir pour vous assurer que la pile ne se produira pas une seconde fois, mais qu'en est-il de ces courriels remplissant votre boîte de réception maintenant?

Supprimer automatiquement les e-mails plus anciens de Gmail

Il y a quelques points à explorer pour se débarrasser de ces e-mails plus anciens et inutiles qui tourmentent votre boîte de réception Gmail. Je vais expliquer comment configurer vos filtres, les appliquer pour une utilisation future et comment supprimer tous les anciens e-mails actuels à l'aide du module complémentaire Gmail, Email Studio.

Configuration de vos filtres

Commençons par configurer vos filtres .

Pour commencer:

1. Connectez-vous à votre compte Gmail avec les informations d'identification requises.
2. Localisez l'icône Cog / Gear. Ceci est le menu Paramètres Gmail et peut être trouvé dans le coin en haut à droite de la fenêtre. Cliquez sur cette icône, puis sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant.
3. Cliquez sur l'onglet «Filtres», puis cliquez sur Créer un nouveau filtre .
4. Dans la zone de saisie « contient les mots», tapez ce qui suit - old_than: x où «x» est la période de temps des messages que vous souhaitez supprimer. Ce sera un numéro suivi d'une lettre. Les lettres qui suivent se rapporteront à la période. Vous devrez utiliser «d» pendant des jours, «w» pendant des semaines et «m» pendant des mois. Un exemple serait old_than: 3d si vous vouliez supprimer les courriels de plus de trois jours.
5. Ensuite, cliquez sur le filtre Créer avec ce bouton de recherche .
6. Cochez les cases «Supprimer» et «Appliquer également le filtre à» en cliquant dessus.
7. Enfin, cliquez sur Créer un filtre pour assister à tous vos anciens e-mails, en fonction de la date que vous venez de définir, passez de votre boîte de réception à votre dossier Corbeille.

Lorsque des messages sont supprimés dans Gmail, ils ne disparaissent pas instantanément. Au lieu de cela, vous pouvez les trouver dans votre dossier Corbeille. Cela signifie que ces courriels seront toujours comptabilisés dans votre capacité globale de données. Pour les éliminer intégralement, vous pouvez soit attendre que Gmail les supprime automatiquement au bout de 30 jours, soit les supprimer tous vous-même. Pour ce faire, cliquez sur le dossier Corbeille, puis sur le lien Vider la corbeille maintenant .

Filtrer pour suppression ultérieure (réapplication)

Le titre de cet article traite de la suppression automatique. Malheureusement, les filtres ne peuvent pas être déclenchés automatiquement. Vous devrez revenir en arrière et appliquer à nouveau le filtre à votre boîte de réception actuelle.

Pour réappliquer un filtre:

1. Revenez dans vos paramètres en cliquant sur l'icône Cog / Gear en haut à droite de la fenêtre de Gmail et en sélectionnant Paramètres dans le menu déroulant.
2. Cliquez sur l'onglet "Filtres".
3. Comme vous avez déjà créé un filtre, vous pouvez maintenant cliquer sur Modifier, situé à côté de ce filtre. Si vous avez déjà créé plusieurs filtres, vous pouvez facilement trouver celui que vous désirez car les critères de chaque filtre seront affichés.
4. Cliquez sur Continuer dans la section qui apparaît avec vos critères de recherche. Ce sera un écran similaire à celui qui est apparu lorsque vous avez configuré le filtre d'origine.
5. Cochez à nouveau la case "Appliquer également le filtre à".
6. Cette fois, pour activer le filtre, cliquez sur Mettre à jour le filtre . Tous vos e-mails plus anciens, définis dans le laps de temps spécifié, seront désormais transférés dans le dossier Corbeille .

Email Studio

Email Studio est livré avec une fonctionnalité astucieuse qui supprimera automatiquement tous vos e-mails anciens d'un expéditeur spécifié ou de ceux situés dans un dossier spécifique. La fonction de purge automatique intégrée vous aidera à mieux organiser votre boîte aux lettres Gmail, ce qui vous permettra de disposer d'un environnement de travail plus efficace.

Avec Email Studio, vous pouvez archiver et appliquer «Marquer comme lu» à tous les courriels actuellement dans votre boîte de réception et les contenant depuis plus de trois mois. Il vous permet également de supprimer définitivement tous les courriels de vos dossiers Corbeille et courrier indésirable après deux jours. En tant que bonus supplémentaire, l'Auto-Purge inclut une fonctionnalité de désinscription par courrier électronique qui peut vous aider à supprimer facilement votre adresse électronique de ces listes de diffusion embêtantes. Il est également possible d'ajouter des modules supplémentaires, mais je pense que ceux déjà mentionnés soulignent exactement ce dont nous avons besoin pour cet article.

Le package de base est gratuit, mais pour tirer le meilleur parti du produit, une version premium est proposée à un prix annuel de 29 USD. La mise à niveau vous permettra de créer plusieurs ensembles de règles de purge et comprend un planificateur de courrier électronique, un redirecteur et un répondeur automatique.

Configurer et activer la purge automatique dans Gmail

Bien entendu, la première chose à faire est de télécharger et d'installer le module complémentaire Email Studio. Une fois que cela est réalisé, vous pourrez voir l'icône Email Studio dans la barre latérale droite lorsque vous ouvrez l'un de vos messages électroniques Gmail.

Pour l'utiliser:

1. Ouvrez le module complémentaire Email Studio et connectez-vous à l'aide de votre compte Gmail.
2. Vous verrez une liste d'options. Parmi ces options, choisissez l'outil «Email Cleanup».
3. Ensuite, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle afin de configurer une règle (un peu comme ce que vous avez fait avec les filtres ).
4. La configuration d’une règle comporte deux parties: vous devez spécifier une condition, puis une action. Pensez "cause à effet". L'action se déclenchera une fois la condition spécifiée remplie.
5. Pour définir une condition, vous pourrez utiliser des paramètres de recherche avancée dans Gmail, tels que newer_than ou has: attachment ou larger_than . Utilisez-les pour vous aider à trouver la correspondance exacte avec les e-mails Gmail que vous souhaitez archiver, envoyer à la corbeille ou déplacer dans un autre dossier.
6. Une fois la règle créée, cliquez sur le bouton Enregistrer . Email Studio fonctionnera maintenant en arrière-plan et effectuera une vérification de l'exécution toutes les heures en exécutant l'action spécifiée lorsqu'un courrier électronique remplit les conditions qui lui sont associées. Vous n'aurez plus besoin de rien faire manuellement.