Garder une trace de vos numéros de facture peut être très important. Tous les numéros de facture sont consécutifs. Par conséquent, toute tentative de saisie manuelle risque d’être entachée d’erreur humaine et donne des résultats non optimaux. Il n'est pas toujours facile de se souvenir du numéro suivant dans la séquence, d'autant plus que les chiffres commencent à grimper. En oubliant le numéro précédent, vous pourriez vous retrouver avec un peu de chevauchement sur votre feuille de calcul Excel, ce qui pourrait créer des ravages plus tard.
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Il est déjà assez difficile de se rappeler où vous avez laissé vos clés ou de sortir quelque chose du congélateur pour le dîner, vous n'avez pas encore besoin de suffisamment de mémoire. Au lieu de cela, le mieux serait peut-être que Excel génère automatiquement les numéros de facture pour vous.
«Ce serait incroyablement utile. Alors qu'est-ce que je dois faire?
À ma connaissance, il existe deux méthodes pour générer automatiquement les numéros de facture dans Excel. Cet article explique les deux afin de vous assurer que vous pouvez éviter le chevauchement des factures et éviter de vous soucier du numéro suivant.
Génération automatique de factures pour Excel
Comme indiqué, il existe deux manières d'ajouter des numéros de facture automatiquement à un classeur ou un classeur Excel. La première consiste à utiliser une formule dans VBA (Visual Basic pour Applications) afin de générer des numéros de facture pour un seul classeur. La deuxième méthode consiste à utiliser la fonction Insérer des numéros de séquence de Kutools for Excel. Cette option vous permettra de générer des numéros de facture sur plusieurs feuilles de calcul et classeurs.
Méthode 1: Générateur de numéro de facture automatique à l'aide de Visual Basic pour applications
Pour commencer:
Vous pouvez créer un nouveau classeur ou ouvrir un classeur existant que vous souhaitez utiliser pour la génération automatique du numéro de facture.
Localisez et mettez en surbrillance une cellule vide (cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris) et entrez le premier numéro qui servira de numéro de début pour tous les numéros de facture. Vous pouvez choisir quelque chose comme 00000 ou 10000 comme point de départ. Pour notre exemple, nous utiliserons 00000 et il sera placé dans la cellule C3.
Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la boîte de dialogue Microsoft Visual Basic pour Applications. Développez votre classeur actuel (VBAProject, qui peut apparaître en tant que Livre 1 si nouveau) et double-cliquez sur ThisWorkbook.
Vous pouvez taper le code suivant ou simplement copier et coller (mettez le code en surbrillance et appuyez sur Ctrl + C puis faites un clic gauche sur la fenêtre et appuyez sur Ctrl + V ) le code dans la fenêtre d'ouverture.
VBA: générateur de nombre de voix
| 1 2 3 | Private Sub Workbook_Open () Plage ("C3"). Valeur = Plage ("C3"). Valeur + 1 End Sub |
Le «C3» sera la cellule dans laquelle vous avez entré votre numéro de facture initial. Assurez-vous de le changer dans le code avant de le coller dans la fenêtre.
Les formules ci-dessous vous permettront de vérifier les numéros de vos factures. Ils peuvent être un peu difficiles à mémoriser, mais vous pouvez toujours les enregistrer sous forme d’entrée Autotext si vous devez les utiliser à tout moment.
| Non. | Formule | Numéros de facture |
| 1 | = "Nom de l'entreprise" & TEXT (TODAY (), "yymmdd") & C3 | SociétéNom14120910000 |
| 2 | = "Nom de l'entreprise" & TEXT (TODAY (), "0") & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "Nom de la société" & TEXT (NOW (), "MMDDHHMMSS") & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = "CompanyName" & TEXT (NOW (), "0") & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "CompanyName" & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
N'oubliez pas que le C3 dans la formule est la cellule dans laquelle vous avez placé le numéro de facture initial. Le «Nom de la société» est réservé au texte que vous souhaitez afficher dans les numéros de facture. Changez-le comme bon vous semble.
Vous voudrez placer la formule dans une cellule pour la génération automatique de factures. Ce n'est pas la même cellule dans laquelle vous avez le numéro de facture initial, mais la cellule spécifiée pour les résultats. Une fois que la formule a été modifiée pour répondre à vos besoins, vous pouvez la copier et la coller dans la cellule, puis appuyer sur Entrée pour recevoir le numéro de facture.
Une fois que vous avez terminé, veillez à enregistrer le classeur en cours. Pour ce faire, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer (ou sur Enregistrer sous si vous déposez un nouveau nom ou sous un nom différent). Entrez le nom du classeur et assurez-vous que la zone Type de fichier est définie sur Classeur Excel prenant en charge les macros (* .xlsm). Choisissez l'endroit où il sera sauvegardé, puis cliquez simplement sur le bouton Enregistrer .
Chaque fois que vous ouvrez le classeur Générateur de numéros de facture, le numéro de facture sera supérieur d'un numéro à la dernière fois. Veillez simplement à enregistrer le classeur avant de le fermer à chaque fois, sinon le travail sera perdu.
Méthode 2: Ajouter un numéro de facture à l'aide de Kutools for Excel
Ceux d'entre vous qui ont besoin d'un moyen de générer des numéros de facture pour plusieurs classeurs trouveront que ces besoins sont satisfaits grâce à l'utilisation de Kutools. La première méthode abordée est conçue pour un seul classeur ou classeur et peut malheureusement se chevaucher si vous oubliez de sauvegarder. Kutools for Excel fournit une solution à ces deux problèmes et plus encore.
Pour commencer:
Comme avant, mettez en surbrillance et sélectionnez la cellule correspondant au numéro de votre facture. Vous devrez ensuite cliquer sur Kutools, puis sur Insérer et enfin sur Insérer un numéro de séquence .
Lorsque la boîte de dialogue Insérer un numéro de séquence apparaît, cliquez sur le bouton Nouveau . Cela fera apparaître une fenêtre d'édition de numéro de séquence:
- Entrez un nom dans la zone Nom de la séquence afin de donner un titre à votre nouvelle séquence de numéros de facture.
- Dans la zone Incrément, mettez un 1 .
- Tapez le nom de votre entreprise ou un autre texte que vous souhaitez voir apparaître au début des résultats de votre numéro de facture, dans la zone Préfixe (facultatif) .
- Le numéro de début de tous vos numéros de facture futurs peut être saisi dans la zone Numéro de début. Le nombre peut être ce que vous voulez, mais il serait préférable de garder les choses simples. 00000 ou 10000 suffiraient. Si vous préférez que les chiffres soient petits, vous pouvez simplement utiliser un seul chiffre comme 0 ou 1.
- Vous pouvez spécifier le nombre de chiffres que vos numéros de facture auront en saisissant un nombre dans la zone Nombre de chiffres. Vous ne pouvez pas vous tromper avec 5 ou 6.
- Finalisez le processus en cliquant sur le bouton Ajouter .
Tandis que la séquence nouvellement créée reste sélectionnée, cliquez sur Remplir la plage, puis cliquez sur le bouton Fermer pour quitter. Désormais, quel que soit le classeur dans lequel vous utiliserez la fonctionnalité Insérer numéro de séquence, un numéro de facture sera automatiquement généré avec chaque nombre supérieur au dernier.
