Comment inclure automatiquement une signature dans les emails Outlook

Ajouter une signature à votre message électronique lui confère une touche de professionnalisme. L'ajout d'un logo et de vos coordonnées fournit une promotion de la marque à une correspondance par ailleurs terne. Il accorde à ceux qui souhaitent vous contacter par d'autres moyens la possibilité de le faire. Créer et utiliser une signature dans Microsoft Outlook est une tâche assez simple. Vous pouvez même créer plusieurs signatures personnalisées sur lesquelles basculer sur un caprice en fonction de votre public cible.

Cependant, Outlook ne joindra une signature qu'aux courriers électroniques récemment envoyés ou transférés. Les courriels que vous avez envoyés avant de créer une signature seront toujours absents. Pour ajouter une signature à des messages plus anciens, vous devez accéder aux paramètres Outlook et en modifier quelques-uns.

Votre signature peut inclure du texte, des images, votre carte de visite électronique, un logo ou même une image de votre signature manuscrite. Vous pouvez configurer Outlook pour que les signatures soient automatiquement ajoutées à tous les messages sortants ou créer votre signature et l'ajouter aux messages au cas par cas.

Ajout d'une signature à votre correspondance Outlook

Les étapes à suivre pour préparer vos courriels avec une signature dépendent de la version d'Outlook que vous utilisez actuellement. Il existe un processus pour ceux qui utilisent des versions plus anciennes du logiciel (2007 - 2010) et un autre pour les versions les plus récentes (2010+) ainsi que pour les utilisateurs de Microsoft Office 365.

Commençons par les dernières versions.

Versions Outlook 2010+ incluant Outlook pour 365

Pour créer une nouvelle signature pour votre courrier électronique Outlook:

1. Cliquez pour créer un nouvel email.
2. Cliquez sur Signature, puis sur Signatures dans l'onglet «Message».
   • Selon la taille de votre fenêtre Outlook et si vous composez un nouveau message électronique, une réponse ou un transfert, l'onglet «Message» et le bouton Signature peuvent se trouver à deux emplacements différents. Toutefois, le bouton Signature est généralement accompagné de l’ attachement de fichier et l’ attachement d’un élément à l’intérieur de la section «Inclure» du menu «Message».
3. Dans l'onglet «Signature électronique», sous la boîte «Sélectionner la signature à modifier», choisissez Nouveau et ajoutez un nom à votre nouvelle signature dans la boîte de dialogue «Nouvelle signature».
4. Juste en dessous de «Modifier la signature», composez votre signature dans la zone fournie.
   • La fenêtre vous permet de modifier les polices, leurs couleurs et leurs tailles, ainsi que l’alignement du texte.
   • Pour ajouter des liens et des images à votre signature électronique, modifier les polices et les couleurs et justifier le texte, vous pouvez le faire en utilisant la mini barre de formatage sous «Modifier la signature».
   • Vous pouvez même créer une signature plus robuste avec des puces, des tableaux ou des bordures, en utilisant Microsoft Word pour formater votre texte. Transférez-le ensuite à l'aide d'une simple copie ( Ctrl + C ) et collez ( Ctrl + V ) la signature dans la case «Modifier la signature».
   • Vous pouvez également ajouter des icônes de médias sociaux et des liens dans votre signature, que je traiterai plus tard.
5. Une fois que la signature est comme vous le souhaitez, sous «Choisir la signature par défaut», définissez les options suivantes:
   • Choisissez un compte de messagerie auquel associer votre signature, en utilisant le menu déroulant "Compte de messagerie". Vous pouvez avoir différentes signatures pour chaque compte de messagerie que vous utilisez pour Outlook.
   • Pour que votre signature soit automatiquement ajoutée à tous les futurs messages, cliquez sur le menu déroulant "Nouveaux messages" et sélectionnez une signature. Si vous préférez ne pas le définir comme automatique par défaut, choisissez (aucun) . Cela fera en sorte que chaque nouveau message que vous envoyez ne comporte aucune signature, y compris celles transmises et auxquelles il a été répondu.
   • Pour qu'une signature apparaisse dans les messages auxquels vous répondez et que vous transmettez, cliquez sur le menu déroulant "Réponses / Transmettre" et sélectionnez une signature. Cela ajoutera cette signature automatiquement chaque fois que vous répondez ou transférez un courrier électronique. Pour ne pas avoir cet ensemble, choisissez (aucun) à la place.
6. Maintenant que c'est terminé, cliquez sur le bouton OK pour revenir en arrière pour enregistrer votre signature et revenir à votre nouveau message.
   • Il est important de noter que le message actuel dans lequel vous avez créé la signature n'aura pas de signature en place. Pour une raison quelconque, la signature n'apparaîtra que dans les messages suivants. Vous devrez ajouter la signature manuellement si vous souhaitez en utiliser une.

Insérer manuellement une signature

Pour le nouveau message que vous avez commencé dans le but de créer une signature ou pour ceux d'entre vous qui ne veulent pas définir automatiquement une signature, vous pouvez toujours insérer une signature manuellement.

Faire cela:

1. Votre e-mail ouvert, cliquez sur l'onglet «Message» et sélectionnez Signature .
2. Cela ouvrira un menu déroulant affichant toutes les signatures enregistrées que vous avez créées. Choisissez la signature que vous souhaitez utiliser parmi les options en cliquant dessus. Il apparaîtra maintenant dans votre message actuel.

Ajouter un logo ou une image à votre signature

Les marques exigent généralement des logos. Pour ajouter une image, telle qu'un logo ou une icône de média social, à votre signature:

1. Ouvrez un nouveau message électronique et cliquez sur l'onglet «Message».
2. Cliquez sur Signature puis sur Signatures .
3. Choisissez la signature à laquelle vous souhaitez ajouter le logo ou l'image en la sélectionnant dans la zone «Sélectionnez la signature à modifier».
4. Cliquez sur l'icône Ajouter une image, recherchez l'image que vous souhaitez ajouter à partir des fichiers de votre ordinateur, puis sélectionnez Insérer .
   • Vous pouvez redimensionner votre image ou votre logo en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en choisissant Image dans les options du menu. Cliquez sur l'onglet «Taille» et utilisez les options fournies pour redimensionner votre image selon vos spécifications.
   • Cochez la case «Verrouiller les proportions» pour conserver les proportions de l'image.
5. Une fois l'image redimensionnée et prête à être utilisée, cliquez sur OK .
6. Suivez cette procédure en cliquant à nouveau sur OK pour enregistrer toutes les modifications que vous venez d'apporter à votre signature.

Versions Microsoft Outlook 2007 - 2010

Pour créer une nouvelle signature à l'aide d'une ancienne version de Microsoft Outlook:

1. Optez pour créer un nouveau message.
2. Cliquez sur l'onglet "Message" et sélectionnez Signature dans la section "Inclure".
3. Cliquez sur Signatures quand il apparaît.
4. Dans l'onglet "Signature électronique", cliquez sur Nouveau .
5. Tapez un nom pour votre signature, puis cliquez sur le bouton OK .
6. Tapez le texte que vous souhaitez inclure dans votre signature, dans la case «Modifier la signature».
   • Vous pouvez formater votre texte en mettant en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier, puis en utilisant les boutons de style et de formatage des options souhaitées.
   • Pour ajouter des éléments supplémentaires tels que des images, des hyperliens et des cartes de visite électroniques, cliquez à l'endroit où vous souhaitez que l'élément apparaisse et:
     • Carte de visite électronique - Cliquez sur le bouton Carte de visite, puis sur l’un des contacts figurant dans la liste «Classé comme». Cliquez sur le bouton OK .
     • Lien hypertexte - Cliquez sur l'icône Lien hypertexte et tapez (ou collez) l'URL à laquelle votre lien connectera le texte. Cliquez sur le bouton OK .
     • Image / Image - Cliquez sur l'icône Image, localisez l'image que vous souhaitez télécharger avec votre signature, sélectionnez-la, puis cliquez sur le bouton OK .
7. Une fois que vous avez terminé les modifications, cliquez sur OK afin de finaliser la création de votre signature.
   • Le courrier électronique que vous avez actuellement ouvert afin de créer la signature ne sera pas automatiquement ajouté à la signature. Vous devrez le faire manuellement.

Ajout de la signature à vos courriels

Les signatures peuvent être ajoutées automatiquement ou manuellement à tous les messages sortants, réponses et transferts. Une seule signature peut être utilisée par courrier électronique envoyé. Par conséquent, si vous choisissez de définir un jeu automatiquement, il serait préférable que la signature s'adresse à un public plus large.

Pour insérer automatiquement une signature dans votre message électronique:

1. Créez un nouvel email.
2. Rendez-vous sur l'onglet "Message" et cliquez sur Signature située dans la section Inclure.
3. Cliquez sur Signatures quand il apparaît.
4. Recherchez "Choisir la signature par défaut", cliquez sur le menu déroulant "Liste des comptes de messagerie", choisissez un compte de messagerie auquel vous souhaitez associer une signature.
5. Sélectionnez la signature que vous souhaitez inclure en en choisissant une dans la liste "Nouveaux messages".
   • Pour les transferts et les réponses, pour ajouter une signature, choisissez une signature dans la liste déroulante "Réponses / Transférer". Cliquez sur (aucun) si vous préférez que votre réponse ne soit pas accompagnée d'une signature et que les e-mails soient transférés.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres de signature.

Pour ajouter manuellement une signature dans votre message électronique:

1. Créez un nouveau message électronique.
2. Cliquez sur l'onglet "Message".
3. Cliquez sur Signature, trouvée dans la section "Inclure".
4. Choisissez la signature que vous souhaitez insérer en cliquant dessus directement.

La signature apparaîtra maintenant dans votre message sortant. Si vous avez choisi le choix incorrect ou si vous souhaitez simplement supprimer la signature que vous avez ajoutée, mettez-la en surbrillance dans le message, puis cliquez sur Supprimer (ou sur Retour arrière ) sur votre clavier.

Utilisation d'un compte Microsoft Office 365 avec Outlook.com

Pour ceux qui utilisent Outlook sur le Web avec un compte Microsoft Office 365, vous devez créer une signature dans les deux produits.

Pour créer et utiliser des signatures de courrier électronique dans Outlook sur le Web:

1. Connectez-vous à votre compte Outlook.com et ouvrez vos paramètres en cliquant sur l'icône Cog Wheel en haut de la page.
2. Cliquez sur Mail, puis composez et répondez .
3. Tapez votre signature dans la zone Signature électronique.
   • Vous pouvez utiliser les options de formatage fournies pour modifier l'apparence de votre signature à votre guise.
   • Vous ne pouvez avoir qu'une signature par compte.
   • Pour que la signature apparaisse automatiquement par défaut pour tous les futurs messages, cochez la case «Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages que je compose». Cela fait en sorte que tous les futurs emails composés affichent votre signature en bas.
   • Les envois vers l'avant et les réponses doivent être cochés dans la case «Inclure automatiquement ma signature dans les messages que je transfère ou auxquels je réponds».
   • En ne cochant aucune de ces options, vous devrez ajouter manuellement votre signature à chaque message que vous rédigez.
4. Une fois les modifications terminées, cliquez sur Enregistrer .

Pour ajouter votre signature manuellement:

1. Dans votre boîte aux lettres, choisissez Nouveau message.
2. Composez votre message dans son intégralité et cliquez sur l'icône à trois points.
3. À partir de là, choisissez Insérer une signature .
4. Une fois que votre message est prêt à être envoyé, cliquez sur le bouton Envoyer .