Bien qu'ils existent depuis plus de trente ans, les e-mails occupent toujours du temps libre, agacent, frustrent et exaspèrent. Les courriels nous rendent heureux aussi, mais pour l’essentiel, ils sont une corvée plutôt que du plaisir. Et si vous pouviez étiqueter automatiquement les e-mails dans Gmail, les trier tous, leur appliquer une étiquette et supprimer le spam? Cela ne rendrait-il pas la vie un peu plus facile?
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Une boîte de réception auto-surveillée est le Saint Graal en ce qui me concerne. Le spam peut être supprimé, les e-mails marketing et promotionnels peuvent être étiquetés et mis de côté et les e-mails importants peuvent être étiquetés comme tels et placés dans un dossier où vous les verrez. Toutes les plates-formes de messagerie indiquent qu'elles proposent ce type d'organisation, mais d'après mon expérience, une seule offre ces fonctionnalités. Gmail.
La fonctionnalité des étiquettes a littéralement changé la façon dont j'utilise Gmail. Je peux maintenant utiliser cette adresse e-mail en toute confiance pour des devis d'assurance, pour créer de nouveaux sites Web et pour toutes ces activités qui aboutiraient généralement avec une avalanche de spam. Ils envoient toujours cette avalanche, mais maintenant cela ne submerge pas ma boîte de réception.
Étiqueter automatiquement les courriels dans Gmail
Les étiquettes vous aident à trier tous vos courriels et à les commander de manière simple. Les étiquettes parlent Gmail pour les dossiers et peuvent automatiquement identifier, classer puis organiser tous les messages entrants à l'aide de ces étiquettes.
En définissant une étiquette d’assurance, par exemple, je peux faire étiqueter et envoyer tous les devis de marketing et assurances usuels de mon assureur vers ce dossier. Je peux ensuite les lire ou les supprimer en bloc comme bon me semble. Je peux rincer et répéter ceci autant de fois que je le souhaite pour n'importe quel sujet ou expéditeur qui inonde ma boîte de réception.
Créons une étiquette de courrier indésirable qui triera tous les spams que le filtre de Gmail ne parvient pas à intercepter.
- Sélectionnez Créer une étiquette dans le menu de gauche. Sélectionnez Plus si ce n'est pas visible.
- Attribuez un nom significatif à votre nouvelle étiquette et sélectionnez Créer.
- Sélectionnez votre nouvelle étiquette et sélectionnez la flèche vers le bas dans la barre de recherche en haut de la page.
- Ajoutez 'unsubscribe' à la ligne Include The Words.
- Sélectionnez Créer un filtre.
- Sélectionnez Appliquer l'étiquette et sélectionnez l'étiquette que vous avez créée.
- Cochez la case en regard des autres opérateurs de votre choix. Marquer comme lu est utile.
- Sélectionnez Créer un filtre.
Désormais, chaque fois qu'un spam ou un e-mail marketing arrive, Gmail recherche le mot "désabonner", puis l'étiquette et le déplace. Comme la plupart des spams légitimes contiennent ce mot quelque part, c'est l'opérateur le plus utile à utiliser pour traiter les spams.
Étiqueter les courriels de travail dans Gmail
Pour d'autres filtres de messagerie, d'amis ou de travail, par exemple, vous pouvez ajouter une étiquette de leur nom, l'adresse électronique @ worplace.com ou un autre élément propre à l'expéditeur ou au type d'adresse électronique. Le potentiel de ces étiquettes est énorme.
Par exemple, si vous travaillez en dehors du bureau, l'envoi de tous les courriers électroniques professionnels dans un dossier de travail afin de pouvoir les visualiser rapidement peut s'avérer utile.
- Sélectionnez Créer une étiquette dans le menu de gauche.
- Nommez votre nouvelle étiquette Travail et sélectionnez Créer.
- Sélectionnez votre étiquette de travail et sélectionnez la flèche vers le bas dans la barre de recherche en haut de la page.
- Ajoutez la dernière partie de l'adresse électronique à la ligne De. Par exemple '@ lieu de travail.com'.
- Sélectionnez Créer un filtre.
- Sélectionnez Appliquer l'étiquette et sélectionnez l'étiquette de travail.
- Sélectionnez Créer un filtre.
À partir de maintenant, tous les courriels professionnels d'un domaine donné «@ lieu de travail.com» seront envoyés dans le dossier Travail créé dans le volet de gauche. Comme nous n’avons ajouté aucun opérateur, ils ne seront pas marqués comme lus et vous verrez le nombre d’e-mails en regard du dossier.
Exclure les courriels des étiquettes
Si vous constatez que certains courriels ne se trouvent plus dans ces étiquettes, vous pouvez utiliser des exclusions pour les supprimer. Par exemple, si vous souhaitez conserver certaines lettres d’information qui utilisent également «désabonnement» et qu’elles tombent dans le filtre ci-dessus, vous pouvez utiliser l’opérateur «-» pour les exclure.
Ajoutez simplement - (* @ emailaddress.com) dans la section De du filtre et ils ne seront pas inclus. Le * est un caractère générique qui capturera toute adresse de ce domaine et le "-" indique à Gmail de ne pas inclure l'adresse dans l'étiquette.
Vous pouvez créer autant de libellés que vous le souhaitez dans Gmail et leur demander de faire toutes sortes de choses, du tri au spam en passant par le filtrage du travail, des groupes, des loisirs, etc. Si votre boîte de réception débordait de trop de déchets et que vous perdiez ainsi des courriels utiles, il s'agit d'un moyen très simple de reprendre le contrôle.
Si Gmail pouvait en quelque sorte proposer un addon qui pourrait me désabonner automatiquement des centaines de courriels que je reçois chaque semaine, ce serait vraiment le courrier électronique ultime!
