Besoin d'organiser une réunion? Vous avez une situation d'urgence et avez besoin d'aide? Date limite soudainement réduite de moitié? Besoin de vérifier rapidement la disponibilité des collègues? Vous souhaitez vérifier la disponibilité d'une personne dans Google Agenda? Vous pouvez faire toutes ces choses si vous avez tous partagé vos calendriers. Ce tutoriel vous montrera comment.
Consultez également notre article Comment synchroniser tous vos calendriers Google avec l'iPhone
Google Agenda vous permet de partager une copie de votre agenda avec vos collègues et amis. Cela leur permet de vérifier la disponibilité, de définir des rappels et de vous inviter à un événement. C'est une fonctionnalité intéressante de l'application qui rend le travail collaboratif un jeu d'enfant.
C'est bien quand même. Vous devez autoriser activement les autres utilisateurs à afficher le calendrier et à définir des autorisations distinctes leur permettant de le modifier. Vous pouvez même créer un calendrier partagé, séparé du vôtre, si vous préférez.
Partage Google Agenda
Le partage de calendrier est un peu comme le calendrier Exchange d'Outlook. Il peut être consulté par des personnes appartenant à un groupe ou à des personnes auxquelles vous accordez des autorisations. Vous définissez ou non des autorisations d'édition spécifiques et pouvez les utiliser pour vérifier la disponibilité, les réunions, etc. Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez des informations devront également utiliser Google Calendriers, sinon vous devrez rendre public tout l'agenda, ce qui n'est pas idéal.
Pour partager un calendrier existant, procédez comme suit:
- Ouvrez votre agenda Google.
- Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager à gauche.
- Sélectionnez les trois points à côté, puis sélectionnez Paramètres et partage.
- Sélectionnez Ajouter des personnes sous Partager avec des personnes spécifiques à partager avec des personnes.
- Cochez la case en regard de Rendre accessible au public sous Autorisations d'accès pour le partage avec un groupe. Sélectionnez le groupe dans la liste déroulante.
- Sélectionnez Envoyer une fois terminé.
Le partage avec un groupe ne fonctionnera que si vous utilisez les groupes Google. Sinon, vous devrez ajouter des membres du groupe individuellement.
Vous pouvez créer un nouveau calendrier partagé si vous préférez.
- Ouvrez votre agenda Google.
- Sélectionnez Créer dans le menu de gauche pour créer un nouveau calendrier.
- Nommez-le et sélectionnez Créer un calendrier.
- Suivez les étapes ci-dessus pour autoriser l'accès à des individus ou à des groupes.
Voir le calendrier Google de quelqu'un d'autre
Si vous utilisez déjà le partage de calendrier et souhaitez afficher le calendrier Google d'une autre personne, c'est très simple également.
- Ouvrez Google Calendriers.
- Sélectionnez la case vide où il est dit Ajouter un calendrier.
- Tapez le nom ou l'adresse Gmail de la personne que vous souhaitez voir.
- Sélectionnez-les dans la liste tels qu'ils apparaissent.
Le nom n'apparaîtra que s'ils ont déjà partagé un calendrier avec un groupe ou des individus. Vous verrez alors leur calendrier dans la liste de gauche sous Mes calendriers.
Voir si quelqu'un est libre avec Google Agenda
Si vous essayez de mettre en place une réunion ou un événement, vous pouvez vérifier que les personnes sont libres en utilisant votre propre agenda une fois que vous avez lié les leurs ou que vous avez accès aux agendas partagés.
- Ouvrez votre agenda Google.
- Sélectionnez Créer à gauche pour créer un événement.
- Donnez-lui un titre, décidez s'il s'agit d'un événement ou d'un rappel.
- Fixer une date et une heure.
- Sélectionnez Plus d'options au bas de la fenêtre.
- Sélectionnez Ajouter des invités sous Invités à droite.
- Sélectionnez l'onglet Trouver une heure sur la gauche.
- Assurez-vous que Tous les invités sont sélectionnés dans la zone et recherchez les heures du jour sélectionné.
- Créez l'événement, donnez-lui un titre et cliquez sur Enregistrer en haut.
Si quelqu'un est occupé, la plage horaire sera colorée ou le mot Occupé apparaîtra. Vous ne pourrez pas les inviter s'ils sont marqués comme étant occupés sur leur calendrier. Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, chaque invité reçoit une invitation par courrier électronique et l'événement est ajouté à son calendrier respectif.
Créer un agenda Google public
Pour certains, rendre leur propre calendrier accessible aux autres n’est pas une bonne chose et dans certains secteurs, c’est impossible. Dans ces situations, créer un calendrier de groupe distinct pour le département ou l'équipe est préférable.
- Ouvrez Google Agenda.
- Sélectionnez Créer dans le menu de gauche pour créer un nouveau calendrier.
- Nommez-le et sélectionnez Créer un calendrier.
- Sélectionnez l'icône de rouage dans la fenêtre du calendrier pour sélectionner Paramètres.
- Sélectionnez le calendrier que vous venez de créer et sélectionnez Autorisations d'accès.
- Cochez la case en regard de Rendre disponible au public.
Quand il est dit «public», cela ne signifie pas nécessairement le monde entier, mais ceux de votre domaine G Suite. Si vous n'utilisez pas G Suite, quiconque se procurant l'URL du calendrier pourra voir ce qui se passe, gardez-le entre vous.
