On m'a posé une question l'autre jour en montrant à quelqu'un comment utiliser Gmail et ce n'était pas la première fois que je l'entendais. La question était la suivante: "Comment créer des copies des brouillons dans Gmail afin que les réponses aux clients ne prennent pas aussi longtemps?" Alors que j'essaye de répondre régulièrement aux questions sur TechJunkie, j'ai pensé que c'était un candidat de choix.
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La question qui se pose actuellement concerne davantage les modèles de courrier électronique que la sauvegarde de copies d'un brouillon. Je montrais à quelqu'un comment mettre en place des répondeurs automatiques et des étiquettes pour leur nouveau courrier électronique professionnel. Ils souhaitaient que certains courriels standard soient envoyés aux clients pour les tenir informés sans être embourbés par l'administrateur toute la journée. La réponse est de créer des modèles de courrier électronique.
Vous pouvez en créer des copies et les conserver en tant que brouillons, mais vous pouvez en faire beaucoup plus avec des modèles.
Modèles d'email
Les modèles de courrier électronique sont une grâce qui sauve tous les propriétaires de petites entreprises ou ceux qui se retrouvent à dire la même chose dans le même type de courrier électronique. Je les utilise depuis que j'ai créé ma propre entreprise et elles m'ont permis d'économiser des centaines d'heures au fil des ans.
Les modèles de courrier électronique peuvent également vous donner un aspect plus professionnel. Vous pouvez répondre plus rapidement et simplement: "Merci pour votre courrier électronique, une des membres de notre équipe vous contactera directement dans les 24 heures" peut permettre à un client de se sentir apprécié. Compte tenu de sa facilité, je recommande fortement de les utiliser.
Comment créer des modèles de courrier électronique dans Gmail?
Les réponses d'appels des modèles d'appels Gmail et vous devez l'activer avant de pouvoir les utiliser. Une fois cela fait, vous pouvez créer autant de modèles de courrier électronique que vous le souhaitez.
- Ouvrez Gmail et connectez-vous.
- Sélectionnez l'icône du menu cog en haut à gauche et sélectionnez Paramètres.
- Sélectionnez l'onglet Labs.
- Basculez les réponses prédéfinies (modèles) sur Activer.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications en bas de la page.
Maintenant que la fonctionnalité est activée, nous pouvons commencer à créer des modèles. C'est ce que vous faites dans la boîte de réception de Gmail. C'est la prochaine étape.
- Sélectionnez Composer email dans votre boîte de réception.
- Créez le courrier électronique que vous souhaitez créer comme vous le feriez normalement.
- Sélectionnez la flèche grise vers le bas en bas à droite de la fenêtre de courrier électronique.
- Sélectionnez Réponses prédéfinies et Nouvelle réponse prédéfinie.
- Donnez-lui un nom explicite et sélectionnez OK pour enregistrer.
Une fois que vous avez enregistré votre réponse prédéfinie, vous pouvez supprimer le brouillon en toute sécurité.
Lors de l'élaboration de votre réponse prédéfinie, vous devez trouver un équilibre entre le côté personnel et le fait d'être suffisamment générique pour ne choquer personne. Cela signifie soit de laisser des éléments tels que des noms et des dates en dehors du courrier électronique et de le remplacer par des échelles de temps. Ou vous pouvez ajouter ces touches personnelles à la main avant d'envoyer. Ce dernier est préférable car la touche personnelle crée une relation sur laquelle vous pouvez bâtir. Ce n'est pas toujours possible, alors vous devez utiliser votre jugement.
Utiliser votre modèle de courrier électronique
Maintenant que vous avez créé votre modèle de courrier électronique ou votre réponse prédéfinie, il est temps de l'utiliser. Lorsque vous recevez votre première utilisation du modèle, procédez comme suit:
- Sélectionnez Répondre dans le courrier électronique auquel vous souhaitez répondre.
- Sélectionnez la flèche grise vers le bas en bas à droite de l'écran.
- Sélectionnez Réponses prédéfinies et sélectionnez la réponse que vous avez créée.
- Ajoutez des données personnalisées pour rendre le courrier électronique pertinent.
- Envoyer.
Vous pouvez faire la même chose en utilisant Compose et en créant un nouveau courriel, mais je trouve la méthode de réponse beaucoup plus rapide.
Utilisation de votre réponse préenregistrée comme répondeur automatique
Pour aller un peu plus loin dans le modèle de courrier électronique, pourquoi ne pas configurer une réponse prédéfinie comme réponse automatique à un courrier entrant? Vous devrez garder votre réponse pré-établie générique, mais c’est un excellent moyen de reconnaître les commandes ou les requêtes et de nouer de bonnes relations avec votre client.
- Ouvrez Paramètres dans Gmail et sélectionnez l'onglet Filtres.
- Sélectionnez le lien de texte Créer un nouveau filtre.
- Créez un critère pour déclencher le filtre. Ce sera probablement unique pour vous afin de choisir quelque chose qui fonctionne.
- Sélectionnez Créer un filtre avec cette recherche en bas à droite de la fenêtre.
- Sélectionnez Envoyer une réponse prédéfinie et la réponse que vous souhaitez utiliser.
- Sélectionnez Créer un filtre.
Désormais, chaque fois que les critères de filtrage sont remplis, Gmail envoie automatiquement votre réponse prédéfinie. Ceci est idéal pour les accusés de réception ou les mises à jour et peut être configuré pour se déclencher de plusieurs manières. Il m'est impossible de tous les énumérer ici, mais vous reconnaîtrez un motif dans vos courriels que vous pouvez utiliser. Par exemple, tous les e-mails sont envoyés à votre adresse e-mail ou à tout e-mail contenant le mot "Commande". Vous avez eu l'idée.
