Un fichier CSV est un fichier de valeurs séparées par des virgules utilisé pour transporter des données entre des bases de données, des feuilles de calcul ou des systèmes. C'est une méthode presque universelle qui vous permettrait de télécharger une liste de produits à partir du Web et de l'importer dans Excel sans perdre son sens, par exemple. La création d'un fichier CSV est très simple si vous suivez quelques règles simples.
Voir également notre article Comment créer une liste déroulante dans Excel
L'utilisation de virgules pour séparer les valeurs est courante dans les systèmes et joue ici à notre avantage. Le programme dans lequel vous importez des données sait généralement séparer les entrées dès qu'il voit une virgule afin qu'un ensemble de données correctement configuré puisse être partagé avec précision entre les systèmes. C'est un moyen très utile de transférer des données.
J'utilise beaucoup les fichiers CSV lors de la création de pages de produits pour des sites Web. Vous pouvez très facilement créer un tableau si vous formatez un fichier à plat (c'est ce que le CSV est appelé) et l'importez sur le site ou dans le CMS qui contrôle le site. Si vous travaillez dans le commerce électronique ou dans une boutique en ligne, vous les connaîtrez déjà très bien.
Créer un fichier CSV
Si vous utilisez Windows, vous utiliserez probablement Excel pour créer une feuille de calcul. Les utilisateurs d’Apple peuvent utiliser Excel ou Numbers. Dans les deux cas, le processus de création d'un fichier CSV est similaire.
- Remplissez votre feuille de calcul avec les données dont vous avez besoin.
- Sélectionnez Fichier et Enregistrer sous.
- Sélectionnez une destination, puis sélectionnez CSV dans "Enregistrer en tant que type" en bas de la fenêtre.
- Sélectionnez Enregistrer.
Tant que les données sont au bon format, elles devraient être sauvegardées correctement. Si vous voyez une erreur telle que "Ce fichier peut contenir des fonctionnalités incompatibles avec CSV", cela signifie que le formatage des données ne sera pas utilisé à l'ouverture du fichier. Il suffit de sélectionner Oui pour continuer à enregistrer.
Si vous envisagez d'utiliser le fichier dans Excel à partir de maintenant, il serait judicieux d'enregistrer une copie dans un fichier .xls. Cela vous permet d'étendre les données sur plusieurs pages, d'ajouter des formules, de mettre en forme et tout ce que vous pouvez faire avec Excel.
Si vous utilisez Numbers, vous devrez peut-être supprimer le formatage avant de l'importer.
- Collez vos données dans TextEdit et changez le format en texte brut.
- Enregistrez le fichier avec une extension de fichier .csv. Modifiez-le manuellement dans le Finder si vous ne pouvez pas l'enregistrer au format .csv.
- Ouvrez Numbers et ouvrez le fichier que vous venez de créer.
- Si le format est correct, enregistrez une nouvelle copie afin de pouvoir l'ouvrir plus rapidement la prochaine fois.
Tant que le formatage est correct et que vous avez enregistré l'original en texte brut et non au format RTF, la feuille doit s'ouvrir correctement dans Numbers de la même manière que dans Excel.
Création de fichiers CSV compatibles
En plus de vous assurer que chaque point de données est séparé par une virgule, qu'est-ce qu'un fichier CSV entièrement compatible doit avoir? Le format CSV est assez souple, mais le respect de quelques règles logiques peut vous assurer que votre fichier est compatible avec la plus grande sélection d’applications.
- Tout d’abord, la virgule. Tous les points de données doivent être séparés par une virgule pour être totalement compatibles avec la plupart des programmes de tableurs. Vous pouvez utiliser un tuyau ou une tabulation (délimitée par des tabulations), mais toutes les feuilles de calcul ne la formateront pas correctement.
- Utilisez des lignes distinctes pour chaque enregistrement. Vous pouvez exécuter une ligne aussi longtemps que vous le souhaitez, à condition qu'il s'agisse d'un seul enregistrement. Plusieurs enregistrements doivent avoir une ligne chacun.
- N'utilisez pas d'espace entre deux virgules. Tandis qu'Excel ignore l'espace, certains programmes de tableur plus anciens ne le font pas. Pour une compatibilité maximale, n’ajoutez pas d’espace supplémentaire entre le point de données et la virgule.
- Utilisez des guillemets si un point de données inclut sa propre virgule. Par exemple, “Chicago, IL” a besoin de “” pour indiquer à la feuille de calcul que la virgule entre Chicago et IL est supposée être présente et ne fait pas partie du formatage.
- Si les points de données incluent des guillemets doubles, ils ont besoin de guillemets doubles. Par exemple, "Dave dit que ce produit est vraiment cool" doit être formaté "" Dave dit que ce produit est vraiment cool "". Cela indique à la feuille de calcul d'inclure l'ensemble interne de guillemets doubles.
Il y a beaucoup plus de «règles» pour la création de fichiers CSV compatibles. Vous pouvez les trouver tous ici sur la page Wikipedia CSV. Je considère ces derniers comme les seuls dont vous avez réellement besoin de savoir si vous souhaitez créer la majorité des fichiers plats à utiliser dans des feuilles de calcul ou en ligne.
Vous avez d'autres conseils pour créer des fichiers CSV? Parlez-nous d'eux si vous le faites!
