Les fonctionnalités sous l'onglet Révision dans Microsoft Word sont parmi les plus sous-estimées par les utilisateurs occasionnels. À moins que vous ne fassiez vous-même partie d'une équipe d'écrivains ou d'un écrivain accompli, il est fort probable que vous ne sachiez rien des changements de piste et des commentaires.
Voir également notre article Comment créer un formulaire remplissable dans Word
Que vous soyez un individu ou une équipe, ces fonctionnalités sont essentielles pour écrire. Le suivi des modifications est le pain du beurre de l'éditeur. Il permet à l'éditeur d'effectuer des vérifications grammaticales et orthographiques tout en préservant le texte original à titre de référence.
Le texte modifié apparaît barré (ou dans des «bulles» sur le côté, en fonction de vos paramètres) et le nouveau est ajouté dans une couleur différente pour mettre en évidence les modifications. Ceci informe le rédacteur en chef ou les rédacteurs ultérieurs des modifications apportées, mais aide également le rédacteur à comprendre les améliorations possibles ou les préférences de l'éditeur (pour les références futures).
Les commentaires sont également importants. Du point de vue de l'éditeur, ils créent un support pour les suggestions qui n'interfèrent pas avec le texte réel. Les commentaires apparaissent sur le côté et comportent une ligne en pointillé menant au segment d’intérêt.
Les auteurs peuvent également tirer parti de l’utilisation de commentaires dans leur propre travail. Surtout lorsque vous travaillez sur de grands projets, les commentaires peuvent constituer de brefs résumés de certains paragraphes ou chapitres.
Cela aide les rédacteurs à maintenir un train de pensées stable tout en travaillant sur un morceau plusieurs jours de suite. Cela évite également de faire des répétitions indésirables.
Mais il y a trop de commentaires. Si vous travaillez au sein d'une équipe, même la section des commentaires peut être encombrée une fois que plusieurs auteurs ont commencé à partager leurs pensées.
Quand il est temps de clarifier les choses, savoir comment supprimer des commentaires mène à une solution simple. Voici les méthodes que vous pouvez utiliser pour supprimer des commentaires dans des documents Word pour Windows ou Mac.
les fenêtres
Liens rapides
- les fenêtres
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- Sélectionnez l'onglet Review
- Sélectionnez le groupe de commentaires
- Sélectionnez Supprimer
- Choisissez de supprimer tous les commentaires
- Sélectionnez tout (Ctrl-A) puis sélectionnez Accepter sous l'onglet Révision.
- Sélectionnez Accepter toutes les modifications dans le document.
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- Macro VBA
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- Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
- Cliquez sur Insérer
- Sélectionnez le module
- Dans la nouvelle page, ajoutez les lignes de code suivantes
- Appuyez sur Run
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- Mac
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- Ouvrez l'onglet Review
- Cliquez sur Suivant
- Sélectionnez Accepter ou Rejeter
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- Une dernière pensée
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Sélectionnez l'onglet Review
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Sélectionnez le groupe de commentaires
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Sélectionnez Supprimer
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Choisissez de supprimer tous les commentaires
Cela semble assez facile, non? - Pas exactement. Si le suivi des modifications est également actif et que le document a subi une correction importante, il est possible que certains commentaires ne soient pas supprimés. Surtout si certains d'entre eux ont été ajoutés sans suivi des modifications.
Une solution rapide consiste à accepter d’abord toutes les modifications de suivi, puis à utiliser l’option Supprimer tous les commentaires.
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Sélectionnez tout (Ctrl-A) puis sélectionnez Accepter sous l'onglet Révision.
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Sélectionnez Accepter toutes les modifications dans le document.
Ensuite, vous pouvez utiliser les étapes précédentes pour supprimer tous les commentaires, peu importe quand et comment ils ont été faits. Mais cela peut aussi implémenter des choix d'édition avec lesquels vous n'êtes pas d'accord. C’est pourquoi il est préférable d’ajouter ou de garder au minimum les commentaires avec le suivi des modifications.
Macro VBA
Si vous utilisez une macro, vous pouvez contourner la limitation Suivi des modifications.
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Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
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Cliquez sur Insérer
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Sélectionnez le module
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Dans la nouvelle page, ajoutez les lignes de code suivantes
Sub RemoveComments s2()
ActiveDocument.DeleteAllComments
End Sub
Les macros vous évitent souvent des situations délicates dans tous les programmes Microsoft Office.
Mac
Si vous utilisez Word sur un Mac, sachez que le processus de suppression des commentaires n'est pas différent. Vous avez également accès à l'onglet Révision, ce qui signifie que vous pouvez également utiliser la fonction Supprimer de cet onglet pour supprimer tous les commentaires dans les documents.
Cependant, les utilisateurs de Mac connaîtront une limitation très évidente. Si des commentaires ont été ajoutés lors de la configuration de différents paramètres de suivi des modifications, il se peut que vous ne puissiez pas supprimer tous les commentaires en même temps sans apporter de modifications au document.
Cela vous permet d'accepter ou de rejeter les modifications apportées à votre article afin que vous puissiez commencer à supprimer les commentaires en conséquence.
Une dernière pensée
Microsoft Word est depuis longtemps le traitement de texte par excellence pour les utilisateurs de tous les niveaux. Alors que la plupart des gens l'utilisent uniquement pour écrire des lettres, des billets de blog ou des projets scolaires élémentaires, Word a beaucoup plus à offrir.
Le logiciel dispose d’incroyables outils d’édition qui en font un très bon choix pour les projets d’équipe. Vous pouvez laisser des commentaires et modifier la grammaire ou certaines expressions. Fondamentalement, pincer et ranger un projet jusqu'à ce qu'il soit parfait.
Mais comme tout ce travail supplémentaire sur le côté peut encombrer le document, vous devrez peut-être savoir comment le supprimer.
Si vous souhaitez partager votre expérience concernant les commentaires (ou toute autre chose) dans Word, veuillez le faire dans la section commentaires ci-dessous.
