La suppression de fichiers dans Google Docs ne devrait pas être une corvée, même si ce n’est pas immédiatement comment le faire sans supprimer fastidieusement des documents individuels ou des ensembles de documents sélectionnables.
De temps en temps, vous pouvez vous retrouver à regarder une liste complète de fichiers que vous ne souhaitez pas, dont vous n'avez pas besoin ou dont vous n'avez simplement pas assez d'espace.
Personnellement, il n’est pas rare que ma liste de documents Google Docs affiche des hordes de fichiers non nommés, de doublons et de documents partagés non traités.
Et après un certain temps, tous ces documents encombreront votre Google Drive, vous désorganisant, augmentant votre productivité et augmentant votre niveau de stress.
Alors, comment allez-vous supprimer tous ces fichiers indésirables? Y at-il des fichiers à conserver et ceux que vous avez choisis de supprimer, sont-ils vraiment, vraiment disparus?
N'ayez crainte, toutes les questions recevront une réponse en temps voulu. Je commencerai par la procédure de base pour supprimer des fichiers, puis à partir de là. N'hésitez pas à suivre.
Vous constaterez que Google Drive vous sera utile dans ce processus et qu'il vous serait utile d'apprendre à bien utiliser Google Drive.
Supprimer plusieurs fichiers à la fois
Liens rapides
- Supprimer plusieurs fichiers à la fois
- Pour supprimer des fichiers dans votre Google Drive:
- Archiver / Masquer les anciens documents Google partagés et la galerie de modèles
- Supprimer votre historique de révision
- Vider la corbeille (suppression permanente)
- Transfert de propriété de fichier
- File Shredder (Tous les fichiers supprimés)
- Supprimer un fichier individuel
Le titre peut dire «multiple», mais je vais couvrir également l'approche utilisée pour supprimer des fichiers individuels. Pour supprimer un seul fichier de votre liste Google Docs surchargée:
- Dans Google Documents, choisissez le fichier que vous souhaitez supprimer et cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l'icône Menu (indiquée par trois points verticaux) pour ce fichier.
- Parmi les options fournies dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Supprimer pour le supprimer de votre liste.
- Une boîte de dialogue apparaîtra vers le bas de l'écran pour indiquer qu'il tente de masquer le document. Une fois l'opération terminée, vous remarquerez l'option Annuler dans la boîte de dialogue, ainsi que le document supprimé de la liste.
Google Docs n'étant pas destiné à l'organisation de vos documents, vous ne pouvez pas supprimer plusieurs fichiers à la fois. Au lieu de cela, vous devrez vous rendre sur Google Drive.
Pour supprimer des fichiers dans votre Google Drive:
- Tirez la liste des fichiers fermés.
- Faites un clic gauche sur un fichier que vous souhaitez supprimer. S'il s'agit du seul fichier que vous souhaitez supprimer, vous pouvez cliquer sur l'icône Corbeille en haut à gauche ou sur le fichier avec le bouton droit de la souris et choisir Supprimer dans le menu.
- Pour supprimer plusieurs fichiers, après un clic gauche sur le premier fichier, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez avec le bouton gauche de la souris sur chacun des fichiers restants à supprimer. Continuez à faire cela jusqu'à ce que tous les fichiers aient été sélectionnés. Si les fichiers que vous souhaitez supprimer sont situés consécutivement, vous pouvez maintenir la touche Maj enfoncée après avoir sélectionné le premier fichier, puis cliquer sur le dernier fichier de la chaîne que vous souhaitez supprimer.
- Une fois que tous les fichiers ont été sélectionnés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’un d’eux et sélectionnez Supprimer dans le menu ou cliquez sur l’icône Corbeille en haut à droite de la fenêtre.
Tous les fichiers sélectionnés vont maintenant être déplacés dans la corbeille .
Archiver / Masquer les anciens documents Google partagés et la galerie de modèles
Si vous trouvez que la fonctionnalité entre Google Docs et Google Drive est un peu déroutante, vous n'êtes probablement pas le seul.
Google souhaite que nous utilisions Google Drive comme navigateur de fichiers de choix et que nous l'utilisions directement pour ouvrir et créer Google Docs. Mais la structure de Google Documents affiche un bel affichage des vignettes de documents, il est difficile de vouloir y renoncer.
Vous pouvez voir tous vos propres documents ainsi que ceux qui ont été partagés avec vous. Cependant, vous remarquerez peut-être aussi que quelques-uns de ces documents partagés ne sont plus actifs et prennent juste de la place aux côtés de ceux qui sont toujours actifs. Alors, comment pouvez-vous les séparer de sorte que ce ne soit pas juste un fouillis de vignettes actives et inactives?
Eh bien, il existe des moyens de nettoyer un peu les choses avec ces docs partagés embêtants.
En outre, si perdre la liste des modèles vous rend plus attrayant visuellement, ouvrez le menu (indiqué par trois points verticaux) situé à droite des mots 'GALERIE MODÈLE' et en sélectionnant Masquer les modèles .
Si vous souhaitez les récupérer à tout moment, vous devrez entrer vos paramètres (le menu est en haut à gauche indiqué par trois lignes horizontales empilées) et cocher la case "Afficher les modèles récents sur les écrans d'accueil".
De retour au désordre, notez le menu déroulant qui ressemble à «appartient à quiconque»:
- Cliquez pour l'ouvrir et choisissez «Ce n'est pas ma propriété». Votre Google Docs n’affiche plus que les documents qui ont été partagés avec vous.
- Cliquez avec le bouton droit sur la vignette du document que vous souhaitez masquer ou archiver, puis sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.
Vous ne pouvez pas supprimer les documents partagés dont vous n'êtes pas le propriétaire, mais cette méthode les supprimera de manière visible de votre liste Google Documents. La documentation elle-même restera intacte pour ceux qui choisissent encore d'y accéder.
Supprimer votre historique de révision
Une des fonctionnalités de Google Drive est que les révisions de vos documents sont enregistrées automatiquement sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Pour voir la liste des révisions, vous pouvez appuyer simultanément sur ALT + CTRL + G. Bien que cette fonctionnalité soit extrêmement utile si vous envisagez de revenir à une version précédente d'un document ou si vous souhaitez simplement revoir les modifications apportées, vous ne voudrez peut-être pas que d'autres personnes le découvrent.
Par défaut, après 30 jours, l’historique des révisions s’efface automatiquement. Cependant, cela peut être une attente trop longue pour certains. La seule option qui reste consiste à forcer Google Drive à supprimer immédiatement l'historique des révisions. Pour ce faire, vous devez créer une copie de ce document.
Ce que vous devez faire, c'est:
- Connectez-vous à Google Drive et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document dont vous souhaitez supprimer l'historique de révision.
- Choisissez Créer une copie dans le menu contextuel.
- Une fois la copie réalisée, choisissez de supprimer le document récemment copié (pas la copie) ou sélectionnez le document et cliquez sur l’icône Corbeille en haut à droite. Cela supprimera non seulement le document mais également son historique de révision.
- Ensuite, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la copie du document que vous venez de supprimer et sélectionnez Renommer dans le menu contextuel. Renommez votre document avec son titre d'origine ou donnez-lui un nouveau, puis cliquez sur OK .
- Pour vérifier, ouvrez le document et cliquez sur «Fichier». Sélectionnez «Voir l'historique des révisions» dans le menu et vérifiez qu'il n'y a plus d'historique des révisions pour le document.
Vider la corbeille (suppression permanente)
Jusqu'à présent, vous n'avez supprimé que les fichiers et les documents. Afin de supprimer définitivement un ou plusieurs fichiers, vous devrez vous plonger un peu dans la corbeille. Une fois qu'un fichier a été définitivement supprimé, les personnes avec lesquelles vous l'avez partagé en perdront l'accès.
Si vous avez un fichier partagé (dont vous êtes le propriétaire) important pour ceux avec lesquels il a été partagé, vous pouvez leur transférer la propriété en quelques étapes faciles.
Transfert de propriété de fichier
Toute autre personne avec laquelle vous avez partagé un dossier ou un fichier peut en revendiquer la propriété si vous êtes prêt à le céder. Pour donner la propriété exclusive d'un fichier à une partie partagée:
- Allez sur Google Drive et sélectionnez le dossier de transfert de propriété. Si vous souhaitez sélectionner plusieurs dossiers, maintenez la touche CTRL enfoncée tout en sélectionnant chacun d'entre eux ou maintenez la touche Maj enfoncée si les fichiers sont alignés de manière consécutive.
- Cliquez sur l'icône Partager en haut à droite (indiquée par une silhouette avec un '+')
- Cliquez sur Avancé situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle.
- À droite du nom du futur propriétaire, cliquez sur l'icône avec la flèche vers le bas et changez-la en «Est propriétaire».
- Cliquez sur Enregistrer les modifications pour que le transfert prenne effet.
Vous pouvez toujours modifier le dossier même après le transfert de propriété. Le nouveau propriétaire peut décider de révoquer ou non l'accès. Vous pouvez maintenant supprimer le dossier de votre liste Google Drive tout en le laissant sain et sauf avec le nouveau propriétaire.
File Shredder (Tous les fichiers supprimés)
Pour supprimer définitivement tous les fichiers:
- Dans Google Drive, dans le menu de gauche, sélectionnez Corbeille .
- Vérifiez que tous les fichiers de la liste sont ceux que vous souhaitez supprimer complètement.
- Cliquez sur Vider la corbeille pour supprimer définitivement tous les éléments de la liste.
Supprimer un fichier individuel
Si vous préférez ne supprimer qu'un seul élément de la liste:
- Dans Google Drive, dans le menu de gauche, sélectionnez Corbeille .
- Cliquez sur le fichier ciblé et choisissez Supprimer pour toujours .
Au revoir, fichier!
Une fois que vous avez dit au revoir fichier, vous pensez peut-être que le moment est venu d'apprendre à utiliser Google Docs et Google Drive de manière plus efficace qu'aujourd'hui. Commencez par lire quelques articles pertinents de TechJunkie tels que:
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Avez-vous des conseils ou des astuces pour supprimer Google Docs ou pour organiser vos documents en général? Si oui, laissez-nous un commentaire ci-dessous!
