Envoyer un courrier électronique prématurément ou par erreur peut être une expérience difficile.
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Imagine que tu envoies à ton patron un instantané gonflé, défiguré et palpitant de ton gros orteil récemment blessé (qui aurait dû être envoyé à ton ami), avec une légende: "Mec, regarde ce méchant garçon!" Ou imaginez-vous en train de rédiger une proposition d'emploi, puis saupoudrer généreusement votre message d'une série de fautes de frappe qui vous feraient ressembler à un bouffon illettré, puis cliquerait sur le bouton "envoyer"! Des choses difficiles, en effet.
Parfois, la communication par courrier électronique peut sembler être un mini-désastre en matière de relations publiques. Si vous êtes aussi maladroit que nous et avez tendance à ruiner votre image en quelques secondes en envoyant des e-mails mal conçus, ne vous inquiétez pas, car il y a de l'espoir à l'horizon.
C’est Microsoft lui-même qui vient à notre secours cette fois-ci, et les gens intelligents qui se trouvent là-bas le font en nous offrant une fonctionnalité dans Outlook (le programme concoctant des messages) qui peut annuler l’envoi de courriers électroniques, ou du moins le reporter !
, nous allons vous montrer comment profiter des avantages de cette fonctionnalité franchement monumentale pour vous sauver la face dans de nombreuses situations potentiellement embarrassantes à l’avenir. Nous allons également expliquer comment activer la fonctionnalité elle-même. (Pas tout à fait la science nucléaire, mais cela mérite quand même quelques explications.)
Comment fonctionne le système ensuite?
Tout d’abord, parlons de l’éléphant dans la pièce: le système d’Outlook n’annule pas vraiment les messages envoyés, mais bien, retarde leur envoi de quelques minutes. Maintenant, cette tournure des événements peut vous faire penser que la fonctionnalité mentionnée ci-dessus est assez terne, voire complètement inutile, mais restez patient avec nous quelques instants.
Considère ceci.
Une bonne partie des courriels mal construits est envoyée en raison d'incohérences banales telles qu'une impatience flagrante ou un jeu agité de doigts qui ne peuvent pas attendre pour cliquer sur le bouton "Envoyer". Par conséquent, une fonctionnalité qui retarde l'envoi de votre message de quelques instants peut constituer un atout majeur dans votre arsenal de prévention des catastrophes, pour ainsi dire!
Si vous êtes trop paresseux pour vérifier votre grammaire, votre ponctuation, ou que ce que vous venez de concocter ait un sens ou non, cela a un sens en premier lieu, la fonctionnalité «Annuler l'envoi» de Outlook garantira votre sécurité. C'est comme une de ces applications qui appelle un chauffeur de taxi pour conduire votre voiture et vous-même chez vous au cas où vous seriez trop saoul pour le faire vous-même.
Notez que vous devez toujours cliquer sur quelques boutons pour passer un appel. De la même manière que ce mécanisme, Outlook finira par envoyer le message, aussi horriblement fût-il. Par conséquent, pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité, n'oubliez pas d'effectuer un contrôle qualité rapide du contenu de votre message avant son envoi définitif.
Disponibilité 'Annuler l'envoi'
"Ah, mais c'est post - envoyé , cependant, n'est-ce pas?" Ouais ouais, vous savez ce que nous voulions dire. Nous utilisons les deux termes de manière interchangeable ici. Le problème est que, aussi attrayante soit-elle, cette fonctionnalité pourrait ne pas être disponible sur toutes les versions d’Outlook.
Pour être précis, vous ne pouvez utiliser l'option «annuler l'envoi» sur les versions 2010, 2013 et 2016, donc les plus récentes. Pour les plus âgés, il semble y avoir un moyen de l'utiliser, mais il semble semé d'embûches, de logistique complexe et de pure misère parfois. Pour que les anciennes versions fonctionnent, vous devez avoir un compte Microsoft Exchange.
Sur cette plate-forme, l'administrateur doit activer la fonctionnalité, mais même dans ce cas, cela ne fonctionne que pour les personnes de l'organisation. Pour rendre la fête encore plus amusante, une autre option permet aux membres de l’équipe de vous empêcher de rappeler les messages qui leur sont envoyés directement. C'est le bordel.
Quoi qu'il en soit, si vous avez les versions les plus récentes, vous êtes prêt à partir. Sinon, pas de chance.
Comment le configurer - Explication détaillée d'une procédure assez simple
1. Tout d’abord, cliquez sur l’onglet Fichier pour le développer. Une fois que vous avez une vue complète des informations du compte, cliquez sur Règles et alertes. Cela vous mènera à une section où vous pourrez gérer les anciennes règles et en créer de nouvelles.
2. Cliquez sur le bouton Nouvelle règle et attendez le démarrage de l’assistant. Cela peut prendre quelques instants, mais va probablement commencer presque immédiatement.
3. Une fois que l'assistant est opérationnel, assurez-vous de cliquer sur Appliquer la règle aux messages que j'envoie, une ligne que vous trouverez sous la sous-section 'Partir d'une règle vide'. Notez qu'il existe également une option pour activer cette fonctionnalité pour les messages entrants.
4. Cliquez sur Suivant, puis sur Oui pour appliquer la nouvelle règle que vous venez de créer. Cela vous mènera à la prochaine étape de création de votre propre moyen de garder vos messages potentiellement malveillants à distance.
5. L'étape suivante consiste à choisir le temps dont vous avez besoin pour traiter et parcourir ce que vous avez écrit. Dans la fenêtre contextuelle suivante, l’assistant vous jette un coup d’œil, vérifiez la remise différée d’un nombre de minutes. Une fois que vous avez fait cela, il y aura une petite fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez entrer la valeur souhaitée. (Par exemple 5 ou 10 minutes)
6. Une fois la valeur définie, cliquez sur OK, puis sur le bouton Suivant pour marquer le début d'un nouveau chapitre dans votre programme d'assistant Outlook! (Il s'agit simplement de nommer le tout. Après cela, le programme est terminé à toutes fins pratiques, vraiment.)
7. En guise de finale, utilisez vos talents de nomenclaturale et donnez un nom à votre nouvelle règle. (Assurez-vous que la case Activer cette règle est cochée, en passant.) Après cela, vérifiez que le nom de votre règle n'a pas été mal prononcé, cliquez sur Terminer, et voilà, vous avez un tout nouveau Outlook. règle d'appeler le vôtre!
Conclusion
Tout bien considéré, l’ajout différé de messages de Microsoft à leur plate-forme Outlook semble être une fonctionnalité conviviale et humaine qui peut vous éviter beaucoup de gêne lorsqu’il s’agit de communiquer par courrier électronique. Bravo, à vrai dire! De notre côté, nous espérons que vous avez trouvé cet article utile et nous vous souhaitons de nombreux joyeux 'échanges d'emails sans erreur à l'avenir.
