Si vous collaborez à des projets ou utilisez un Google Drive partagé, il se peut que vous souhaitiez ne pas partager de contenu ou vouloir en partager seulement avec certaines personnes. Bien que les contrôles sur le contenu stocké soient basiques, il existe des moyens de masquer des fichiers dans Google Drive. Il existe également des moyens de contrôler qui a accès à quoi. Je vais vous montrer exactement comment contrôler ce qui peut être fait avec des fichiers dans Google Drive.
Consultez également notre article Comment afficher la taille des dossiers pour les dossiers Google Drive
Si vous ne souhaitez pas que d'autres personnes voient vos fichiers dans Google Drive, vous ne pouvez pas les télécharger. Toutefois, si vous exécutez plusieurs projets à partir du lecteur ou souhaitez que différentes personnes puissent voir différents fichiers, une petite gestion est nécessaire.
Masquer les fichiers dans Google Drive
Je connais trois façons de contrôler qui voit quoi dans Google Drive. Vous pouvez utiliser une extension Chrome pour créer des fichiers cachés. Vous pouvez séparer le travail dans des dossiers dans Google Drive et ne partager que ce qui est préproportionné. Vous pouvez également utiliser une solution de contournement et un contrôle de version pour modifier des fichiers individuels.
Je vais vous montrer les trois méthodes.
Extension Chrome pour masquer des fichiers dans Google Drive
Je n'utilise pas Chrome, mais beaucoup de gens le font, et certains utilisent une extension appelée Dossier caché pour Drive, Cloud USB. Cela m'a été suggéré par quelqu'un qui l'utilise depuis deux ans et qui s'en sort bien. L'extension ajoute la possibilité de masquer des fichiers ou de les rendre privés dans Google Drive et pourrait s'avérer utile dans cette situation.
Il s'intègre dans Google Drive et vous permet de marquer les dossiers comme étant privés ou de les masquer complètement. Si vous souhaitez protéger certains dossiers tout en autorisant l'accès à d'autres, vous pouvez le faire.
Séparer le travail en dossiers dans Google Drive
Si vous ne souhaitez pas utiliser une extension, vous pouvez utiliser organisation pour séparer le travail en dossiers, puis contrôler les personnes qui accèdent à ces dossiers. Si vous jonglez entre plusieurs membres du personnel ou plusieurs personnes ayant accès à vos fichiers et souhaitez vous assurer que chacun reste séparé, vous pouvez utiliser cette méthode.
Tout ce que vous faites est d'autoriser l'accès à des dossiers individuels de ceux que vous souhaitez autoriser. Les autres dossiers de Google Drive ne sont alors plus visibles. Restez donc masqués. Vous pouvez également autoriser l'accès aux fichiers pendant un temps limité pour un contrôle supplémentaire.
Pour partager un fichier avec des personnes spécifiques, procédez comme suit:
- Ouvrez votre Google Drive et sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager.
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez Partager.
- Entrez l'adresse e-mail de la personne ou des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager.
- Sélectionnez le bouton en forme de crayon à droite pour autoriser les accès en lecture / écriture ou en lecture seule.
- Sélectionnez Avancé en bas à droite et assurez-vous que Désactivé - Personnes spécifiques est activé sous Partage de lien. Sélectionnez Enregistrer si vous avez apporté des modifications.
- Cochez la case "Empêcher les éditeurs de modifier l'accès et d'ajouter de nouvelles personnes" si d'autres utilisateurs ont un accès administrateur à Google Drive.
- Partagez le fichier ou le dossier via l'invitation par courrier électronique.
Les personnes que vous invitez pourront voir le fichier que vous partagez dans Google Drive, mais rien d’autre, ce qui revient à cacher un fichier.
Si vous souhaitez limiter dans le temps l'accès à vos ressources Google Drive, vous pouvez:
- Allez à la fenêtre Partager comme ci-dessus.
- Sélectionnez Avancé et survolez la personne avec laquelle vous partagez mais souhaitez limiter.
- Sélectionnez Définir l'expiration lorsqu'il apparaît en survol.
- Définissez une heure dans Access Expires and Save.
Utiliser le contrôle de version pour masquer des fichiers dans Google Drive
Une chose intéressante à propos de Google Drive est le contrôle de version. Ceci est essentiel dans tout environnement d’affaires. Il s'appelle "versions gérées" et est activé par défaut dans Google Drive. Il existe un ajustement que vous pouvez utiliser pour masquer des fichiers à l'aide de versions gérées si vous ne souhaitez pas organiser votre lecteur comme ci-dessus.
- Créez un fichier texte vide sur votre ordinateur et appelez-le quelque chose.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez masquer dans Google Drive et sélectionnez Gérer les versions.
- Sélectionnez Télécharger une nouvelle version et téléchargez votre fichier texte vide.
- Renommez le fichier que vous souhaitez masquer en quelque chose de complètement différent.
Cette méthode n’est pas vraiment utile dans un contexte professionnel, mais elle peut également vous permettre de partager vos fichiers avec des amis. L'inconvénient est que Google Drive ne conserve que les versions précédentes pendant 30 jours. Cela signifie que vous devrez enregistrer la version précédente quelque part et répéter le processus tous les mois, sinon le fichier que vous cachez sera supprimé.
En réalité, Google Drive simplifie le masquage de fichiers ou le contrôle des utilisateurs pouvant y accéder, à quel moment et pour combien de temps. Connaissez-vous d'autres moyens de masquer des fichiers dans Google Drive? Dites-nous ci-dessous si vous le faites!
