Microsoft Excel domine le marché des tableurs depuis de nombreuses années. Les entreprises et les particuliers utilisent Excel pour organiser et analyser leurs données. Que ce soit pour les listes de contrôle, les budgets et les enregistrements financiers, les graphiques ou tout autre type de jeu de données, Excel facilite l'organisation de vos informations. Il y avait des alternatives à des prix plus bas, et même dans certains cas gratuitement - mais si vous vouliez le programme de feuille de calcul le plus puissant imaginable, vous voudriez utiliser Microsoft Excel.
Consultez également notre article Comment supprimer les doublons dans Google Sheets
En 2006, cependant, une autre alternative a commencé à prendre forme. C'est alors que Google a déployé Sheets dans le cadre de sa suite bureautique Web pour le texte, les feuilles de calcul et les présentations. Le processus de développement s'est poursuivi pendant des années et maintenant, Sheets - même s'il ne correspond toujours pas parfaitement à Excel - a un pourcentage élevé des fonctionnalités standard d'Excel. Les feuilles ne coûtent pas des centaines de dollars à leurs utilisateurs. En fait, elles sont entièrement gratuites. Bien que ce ne soit pas un produit parfait, quiconque recherche un outil de tableur solide destiné au consommateur n'a pas vraiment besoin de chercher plus loin que Google Sheets. Les feuilles ne peuvent pas faire tout ce qu'Excel peut faire, mais vous n'en avez probablement pas besoin pour faire tout ce que Excel peut faire. Si Sheets fait tout ce dont vous avez besoin, vous n'avez pas besoin d'acheter Excel.
Cependant, la vérité est que Sheets a encore de nombreuses limitations et que certaines choses triviales dans Excel nécessitent un peu plus de travail dans Sheets. Vous avez probablement rencontré un problème où vous avez accidentellement ajouté des entrées en double à votre feuille de calcul. Après tout, plus vous ajoutez de données, plus vous risquez d’insérer accidentellement des données dupliquées dans une feuille de calcul, ce qui risquerait de nuire à l’ensemble de données sur lequel vous avez tant travaillé. C'est déjà assez grave, mais le pire vient plus tard lorsque vous essayez de regarder votre travail. Étant donné que les feuilles de calcul peuvent être des documents volumineux, il devient difficile de repérer et de supprimer les doublons au fil du temps, ce qui entraîne des erreurs de calcul dans votre travail sans source évidente de l'origine du problème.
Heureusement, nous avons trouvé plusieurs méthodes différentes pour mettre en évidence les doublons dans Google Sheets. Il est important que notre méthode ne supprime pas automatiquement les informations en double, car toutes les copies ne sont pas des erreurs. Mais si elle est simplement mise en surbrillance, vous pouvez alors déterminer celles qui ne doivent pas nécessairement être présentes vous-même, sans avoir à parcourir toute la feuille de calcul., Je vais vous montrer différentes façons de mettre en évidence ou de supprimer les données en double dans les feuilles.
Puisque nous voulons que Google Sheets mette automatiquement en évidence nos informations, nous utiliserons une formule pour indiquer à Sheets de mettre en avant et de mettre en évidence des informations spécifiques et uniques. Il existe en fait deux manières de forcer les feuilles à mettre en évidence les informations copiées: la première met en évidence toutes les informations dupliquées pour confirmation manuelle, tandis que la seconde copie les cellules uniques dans une colonne sélectionnée, vous permettant ainsi de vérifier les différences et de les supprimer le cas échéant.
Méthode 1: mettez en surbrillance les doublons en utilisant la couleur
En ce qui concerne l'identification des erreurs dans vos feuilles de calcul, le moyen le plus évident et le plus visible consiste à utiliser des rehauts de couleur pour mettre en évidence les informations saisies de manière incorrecte. En soulignant les informations, il est facile d'identifier les erreurs très rapidement, car vous pouvez simplement parcourir la liste du contenu que vous devez identifier. Nous allons utiliser une surbrillance rouge dans cette étape pour identifier notre contenu en double, car le rouge attire le regard (en particulier par rapport au jeu de couleurs blanc et gris habituel des feuilles) et constitue la couleur universelle des messages d'erreur.
Commencez par ouvrir le fichier Sheets que vous souhaitez vérifier. Vous voudrez vous assurer que vos informations sont bien organisées par colonne et par ligne, afin de vérifier facilement le contenu de votre document; pas besoin de rendre votre travail plus difficile. Maintenant, mettez en surbrillance la colonne que vous souhaitez trier en haut du document et sélectionnez Format dans le menu du haut de votre document. Sélectionnez «Mise en forme conditionnelle» dans la liste des options de ce menu. Un autre menu apparaîtra à droite de l'écran. Dans ce menu, sélectionnez la plage en utilisant les combinaisons de lettres et de chiffres correspondantes (par exemple, A1 à A76).
Une fois que vous avez sélectionné votre contenu, remplacez «Formater les cellules si» par «Formule personnalisée est» dans le menu déroulant et tapez ou collez le texte suivant sans guillemets: «= countif (A: A, A1)> 1» dans la zone située en dessous. votre menu. Cela complétera la formule pour votre contenu. Une fois cette option définie, modifiez le style de mise en forme afin de mettre votre contenu en surbrillance avec un arrière-plan de cellule rouge, puis cliquez sur l'icône Terminé de votre menu. Votre feuille de calcul mettra maintenant en surbrillance vos cellules en double en rouge et vous pourrez analyser la sélection pour rechercher les doublons. Assurez-vous que tous les doublons existants sont corrects, puis supprimez ceux qui ne le sont pas. Fermez le menu de mise en forme et vous pourrez restaurer la couleur normale dans vos cellules.
Méthode 2: Copier uniquement les cellules uniques
Sinon, si vous préférez trier automatiquement vos données brutes, la copie de cellules uniques au lieu de cellules dupliquées peut s'avérer très utile pour un tri et un filtrage rapides. Si vous êtes sûr que vos informations sont correctes et que vous préférez simplement supprimer les informations en double dont vous n’avez pas besoin, vous devriez plutôt essayer cette méthode.
Comme pour la dernière étape, commencez par ouvrir le document que vous souhaitez trier dans Google Sheets. Mettez en surbrillance la colonne que vous souhaitez éditer. Une fois que vous avez sélectionné la cellule, cliquez sur une cellule vide en haut d'une colonne vide pour vous assurer que vos informations sont déplacées vers le côté du graphique. Cette colonne sera utilisée pour afficher les résultats de votre tri et formule ci-dessous. Maintenant, en haut du document dans la zone de saisie de la formule, tapez ou collez le texte suivant sans guillemets: «= UNIQUE ()». Cette formule indiquera aux feuilles de ne copier et d'afficher que des entrées de cellules uniques et d'ignorer les informations qui copient ou dupliquent d'autres cellules. Dans les parenthèses de la formule ci-dessus, veillez à saisir les coordonnées de la cellule à l'aide de la méthode de feuille de calcul standard (par exemple, taper (A1: A75) analysera toutes les informations de la colonne A, rangée 1, à la colonne A, rangée 75). Une fois que vous avez entré les nouvelles informations, appuyez sur Entrée pour déplacer vos nouvelles données dans la colonne que vous avez précédemment désignée. Une fois cette opération terminée, vous pouvez vérifier manuellement ou importer vos données dans votre feuille de calcul.
Méthode 3: à l'aide d'un complément
Notez que de nombreux plug-ins sont disponibles pour une utilisation avec Google Sheets en ligne via le Chrome Web Store, notamment un outil permettant de supprimer automatiquement les entrées de données en double du document. “Remove Duplicates” est un outil bien nommé proposé par developerbitables qui permet de rechercher rapidement des doublons dans une feuille d'informations complète ou en effectuant une recherche dans deux colonnes à la fois. Vous pouvez déplacer, supprimer et mettre en évidence les résultats, comme vous le feriez pour les tâches de la formule ci-dessus, bien que ce processus soit beaucoup plus automatisé que ce que nous avons vu précédemment. Gardez cela à l'esprit si vous souhaitez davantage de contrôle sur le processus. L'outil comprend deux configurations d'assistant qui vous permettent à la fois de rechercher et de supprimer des doublons ou des qualités uniques de votre document, ce qui facilite le suivi des informations au fur et à mesure de vos déplacements.
Globalement, il peut être utile à long terme de rechercher des informations via un outil assistant pour les utilisateurs qui recherchent en permanence des doublons dans leurs feuilles de calcul et qui passent naturellement leur temps à faire autre chose, mais les utilisateurs qui n'ont besoin de vérifier qu'une seule fois Deux fois par mois, il peut être préférable d’utiliser les outils de la formule ci-dessus pour identifier manuellement leurs informations. Cela dit, Remove Duplicates bénéficie d'une solide note sur le Chrome Web Store, avec de bonnes critiques et une équipe de développement active qui répond aux critiques et aux plaintes. Dans l’ensemble, c’est un excellent choix si vous cherchez à trouver un moyen plus simple de trier votre contenu et de rechercher les doublons dans une feuille de calcul.
Méthode 4: à l'aide de l'outil Supprimer les doublons
N'oubliez pas que j'ai déjà expliqué comment Google continue de déployer de nouvelles fonctionnalités pour renforcer la puissance de Sheets? Depuis que cet article a été écrit, ils ont en fait ajouté un outil de suppression des doublons complet au package principal. C'est un outil très simple à utiliser, et je vais vous l'expliquer. Prenons un tableur typique, avec une liste de jeux de société… et si vous lisez attentivement, vous verrez que j'ai mis quelques doublons dans la liste.
Pour utiliser cet outil, il suffit de sélectionner la zone de données dans laquelle vous souhaitez supprimer la duplication. Notez que nous pouvons sélectionner des lignes ou des colonnes librement; si nous incluons la colonne Price, la fonction Remove Duplicates examinera Title et Price pour déterminer si une ligne est un doublon ou non. Une fois la zone de données sélectionnée, sélectionnez Données-> Supprimer les doublons. Acceptez les valeurs par défaut dans les boîtes de dialogue et le tour est joué - la déduplication est effectuée automatiquement.
Méthode 5: Utiliser un tableau croisé dynamique pour rechercher des lignes en double
Sheets implémente un ensemble complet de fonctionnalités de tableau croisé dynamique, qui est un outil très pratique pour examiner de plus près les données. L'utilisation d'un tableau croisé dynamique ne supprime pas automatiquement les lignes en double; au lieu de cela, il fournira une ventilation des lignes ayant des doublons, afin que vous puissiez examiner manuellement vos données et voir ce qui, le cas échéant, a mal tourné. La création d'un tableau croisé dynamique est un peu plus complexe que les autres méthodes que je vous ai présentées, mais il est utile de savoir comment s'y prendre et je vous expliquerai comment le faire.
Tout d'abord, sélectionnez toutes les données du tableau, puis allez dans Données-> Tableau croisé dynamique.
Vous pouvez ajuster la plage de données ici si vous le souhaitez, ainsi que décider où le tableau croisé dynamique doit aller. Je vais le mettre dans une nouvelle feuille et accepter la gamme que je lui ai déjà donnée. Lorsque nous cliquons sur «Créer», un tableau croisé dynamique vierge s'ouvre au point d'insertion… mais un tableau croisé dynamique vierge ne nous est d'aucune utilité. Nous devons lui dire quelles informations analyser.
Nous allons sélectionner “Ajouter” à côté de Lignes et ajouter la ligne “Titre”. Ensuite, sous Valeurs, nous allons sélectionner “Ajouter” et sélectionner “Titre” à nouveau, puis accepter la fonction COUNTA comme valeur par défaut. (Si nous recherchions des données numériques en double, nous utiliserions COUNT; COUNTA sert à compter les champs de texte.)
Dès que nous effectuons ces sélections, le tableau croisé dynamique se met à jour automatiquement et nous pouvons maintenant voir le résultat final.
Notez que la colonne COUNTA contient le nombre de fois que chaque titre apparaît. Il existe un 1 pour la plupart des titres, mais Axis & Allies et Castle Risk affichent tous les deux la valeur 2. Cela signifie qu'il existe deux occurrences de chacun de ces titres dans le graphique. Comme vous pouvez le constater, la méthode de tableau croisé dynamique est un peu plus complexe, mais elle vous fournit également un rapport spécifique indiquant où se trouvent vos doublons, ce qui peut s'avérer très utile pour l'analyse des données.
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Les feuilles de calcul sont souvent un peu plus compliquées que des documents similaires créés dans Google Docs ou Microsoft Word. Parce qu'ils sont conçus pour traiter des données organisées, il est important de vous assurer que votre contenu est exact à tout moment. Le fait de garder une cellule en double dans vos fichiers peut vraiment entraîner de sérieux problèmes avec vos données si vous ne faites pas attention, en particulier lorsque vous essayez de trier des informations financières dans un tableur utile. En cas de problème, essayer de trouver vous-même la cellule erronée peut être un problème presque impossible si la feuille de calcul est volumineuse. Heureusement, il est étonnamment facile d'identifier, de supprimer et de supprimer des cellules de données identiques dans Google Sheets, ce qui est un avantage si vous utilisez constamment des feuilles de calcul dans votre flux de travail quotidien. Et si vous cherchez quelque chose qui facilite le tri de votre contenu, vous pouvez toujours utiliser un module complémentaire, tel que Supprimer les doublons, pour vous assurer que vos informations sont bien triées et bien organisées. En 2019, il n'y a aucune raison de conserver une feuille de calcul compliquée, remplie d'erreurs. Assurez-vous donc que vos données sont correctes et que vos informations sont vérifiées à l'aide des méthodes décrites ci-dessus.
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