Google Docs est un moyen révolutionnaire de gérer les fichiers et les documents à l’ère moderne. Il vous permet de collaborer instantanément avec différents utilisateurs tout en offrant un accès aux informations à partir de tout appareil disposant d'une connexion Internet.
Consultez également notre article Comment supprimer tous les documents dans Google Docs
Toutefois, lorsque vous travaillez dans Google Documents - en particulier si vous gérez ces fichiers tous les jours - il est essentiel de rester incroyablement organisé. Sinon, vous risquez de perdre des données importantes et de perdre du temps à chercher des choses que vous auriez pu trouver tout de suite.
Pour aider à l'organisation dans Google Documents, vous souhaitez utiliser des dossiers. Les dossiers sont intéressants car ils vous permettent de regrouper différentes idées de sujets dans un segment numérique. Vous pouvez les utiliser pour organiser par lieu de travail, concept, catégorie, etc. Cependant, Google Docs ne peut pas créer de dossiers en soi. Au lieu de cela, vous les créez dans Google Drive - un système directement lié à d'autres logiciels Google. Ne t'inquiète pas le processus est toujours incroyablement simple.
Dans ce guide, nous allons vous montrer comment créer un dossier dans Google Drive pour organiser vos Google Docs.
Comment créer un dossier dans Google Drive
Pour créer un dossier dans Google Drive, vous devez ouvrir votre navigateur préféré. Ensuite, accédez à Google Drive, connectez-vous et vous aurez accès à tous vos fichiers et documents en face de vous.
À partir de là, vous pouvez créer un nouveau document à organiser ou choisir ceux que vous avez déjà et qui doivent être placés.
Organisation dans le document
Si vous vous trouvez dans un document Google Documents, vous pouvez vous diriger vers la clé de dossier à côté du titre. À partir de là, vous avez la possibilité de nommer un nouveau dossier ou d’ajouter le document à un dossier existant. Si vous souhaitez en ajouter à un existant, cliquez sur le dossier désigné et sélectionnez «Déplacer ici». Le document sera placé dans l'espace de stockage numérique.
Organisation du document hors-document
Comme vous le savez peut-être, Google Drive gère Google Documents, Google Sheets et Google Slides. Cela vous permet d'organiser ces trois segments et idées de sujet en un seul.
Lorsque vous vous trouvez dans Google Drive mais pas dans un document spécifique, vous accédez à la liste de tous vos fichiers. Pour les organiser, allez en haut à gauche et sélectionnez le bouton “Nouveau”. À partir de cette liste déroulante, faites défiler jusqu'au segment «Dossier» et un nouveau apparaîtra. Nommez le dossier et il apparaîtra dans votre liste de documents.
La liste place les dossiers plus haut que les fichiers, alors gardez cela à l'esprit. Dans ce menu, vous disposez de plusieurs options d’organisation. Vous pouvez faire glisser vos données au-dessus des dossiers pour les y placer. Vous pouvez également cliquer sur un fichier avec le bouton droit de la souris et sélectionner «Déplacer vers». Une liste de dossiers dans lesquels vous pourrez déplacer le document s'affichera.
Les deux sont incroyablement rapides et chaque solution fera exactement ce que vous devez faire: organiser vos fichiers et vos documents.
Gestion des dossiers
Une fois que vous avez organisé vos fichiers, vous pouvez entrer dans un nouveau niveau de rangement: organiser les dossiers.
Vous pouvez copier et coller des dossiers, les déplacer dans des sous-dossiers, les supprimer, etc. Pour gérer un dossier, cliquez simplement dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option de votre choix dans la liste déroulante.
Les dossiers facilitent également le partage de groupes de documents avec d'autres utilisateurs. Au lieu de partager chaque fichier lui-même, vous pouvez créer un dossier dans lequel différents documents peuvent être empilés et permettre aux autres de le gérer. En partageant ce lien, les utilisateurs disposant d'un accès peuvent télécharger de nouveaux documents, accéder à d'autres documents, etc., en temps réel. Vous n'avez plus besoin d'attendre qu'un document soit chargé, puis de le partager manuellement après tout ce temps, une plainte fréquente auprès des collaborateurs fréquents de Google Drive.
Capacités externes
Vous pouvez également ouvrir des dossiers Drive dans d'autres applications, telles que l'application de chat professionnel, Slack ou l'application de gestion, Airtable. Les dossiers peuvent également avoir différentes couleurs et vous pouvez les marquer en étoile pour un accès encore plus facile. Les possibilités pour organiser vos fichiers Google Drive sont infinies.
Maintenant que vous savez organiser vos fichiers Google Drive, assurez-vous de passer un certain temps à trouver le processus le mieux adapté à votre situation. Certaines personnes préfèrent des dossiers différents pour tout, alors que d'autres préfèrent regrouper les grands groupes dans un dossier contenant des sous-dossiers. Quoi qu'il en soit, le système d'organisation fantastique de Google Drive vous fournira les outils nécessaires pour faire avancer votre travail au lieu de perdre du temps à rechercher différents documents et fichiers.
