La gestion des documents est l’un des aspects les plus importants de SharePoint. En affaires, les documents sont souvent des choses en évolution. Ils peuvent démarrer sur OneDrive for Business et aboutir sur le site d'équipe de l'organisation. Les documents changent souvent d'emplacement. Il est donc essentiel de connaître les tenants et les aboutissants du déplacement de document dans SharePoint.
Plusieurs façons de le faire
Liens rapides
- Plusieurs façons de le faire
- 1. Explorateur de fichiers
- 2. Déplacer vers / Copier vers
- 3. Gérer le contenu et la structure
- 4. Organisateur de contenu
- 5. Outil de migration SharePoint
- 6. Produits tiers
- 7. Solution personnalisée
- Choisissez votre méthode
Tous ceux qui ont travaillé dans SharePoint savent qu’il existe de nombreuses façons d’accomplir une tâche particulière. Déplacement de documents ne fait pas exception. L'utilisation de l'Explorateur de fichiers ou de l'outil de migration dépend de nombreux facteurs, tels que le nombre de documents déplacés, l'importance de la conservation de l'historique des versions, les métadonnées, etc.
1. Explorateur de fichiers
Pour déplacer un document à l'aide de l'Explorateur de fichiers, ouvrez les bibliothèques de documents cible et source (peu importe s'il s'agit du même site). Sélectionnez Explorateur de fichiers dans le menu déroulant. Cela ouvre une vue de l'explorateur pour chacune des bibliothèques. Utilisez le glisser-déposer pour déplacer des éléments entre les deux vues de l'explorateur.
Vous pouvez déplacer les dossiers et les fichiers et conserver les types de contenu si les emplacements source et cible ont des types de contenu définis. Cette méthode conserve également les métadonnées personnalisées si les emplacements source et cible sont définis à l'aide des mêmes métadonnées.
Toutefois, le processus est manuel et constitue davantage une copie qu'un déplacement, ce qui signifie que vous devez supprimer les éléments source après le déplacement. Il ne conserve pas l'historique des versions ni celles créées, créées, modifiées et modifiées par les propriétés.
2. Déplacer vers / Copier vers
Bien que utiles et simples, les commandes Déplacer vers et Copier vers ne sont disponibles que sur SharePoint Online. Cette option vous permet de déplacer des documents de OneDrive Entreprise ou SharePoint vers une destination dans SharePoint ou OneDrive. Sélectionnez le fichier et cliquez sur l'une des deux commandes. L'option Déplacer vers déplace votre document avec la protection des métadonnées et de l'historique des versions vers un autre dossier de la même bibliothèque, vers une autre bibliothèque ou vers un autre site.
Cette méthode est parfaite pour les utilisateurs finaux, car elle est simple et directe. Il vous permet de copier et de déplacer des fichiers et des dossiers. La meilleure chose à faire est de conserver les types de contenu, l'historique des versions de métadonnées personnalisées et les propriétés créées, créées par, modifiées et modifiées par. La commande Copier dans, toutefois, ne conserve que la version la plus récente. Le principal inconvénient est évidemment le fait que cette méthode est exclusive à SharePoint Online.
3. Gérer le contenu et la structure
Si vous activez la fonctionnalité d'infrastructure de publication de SharePoint Server, vous pourrez voir un lien Gérer le contenu et la structure lorsque vous accédez à Administration du site . En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez déplacer / copier des documents. Il s'agit de l'un des meilleurs hacks permettant de déplacer plusieurs documents simultanément tout en conservant l'historique des versions, créées, créées par, modifiées et modifiées par les propriétés. Le type de contenu et les métadonnées sont également conservés à l'aide de cette méthode.
Cependant, vous devrez activer la fonctionnalité de publication. Même dans ce cas, vous ne pourrez pas déplacer plusieurs dossiers. Le principal inconvénient de cette méthode est peut-être que vous devez être propriétaire du site pour l'utiliser. Oh, et cela ne fonctionne que sur un seul site.
4. Organisateur de contenu
Activez simplement la fonctionnalité Organisateur de contenu, puis sélectionnez les règles de routage que vous souhaitez utiliser et placez le document que vous souhaitez déplacer dans la bibliothèque de dépôt. Cette méthode vous permet également de déplacer des documents vers un autre site. La configuration prend un certain temps, mais vous n’avez qu’à le faire une fois. Il conserve également les types de contenu et les métadonnées personnalisées.
Bien qu'il ne conserve pas l'historique des versions et nécessite un administrateur, il comporte une fonctionnalité utile qui vous permet d'acheminer votre document dans un dossier.
5. Outil de migration SharePoint
Microsoft sait que déplacer des documents dans SharePoint peut être un peu délicat. C'est pourquoi l'entreprise a mis au point l'outil de migration SharePoint gratuit. Cet outil gère tout, des migrations de petite à grande échelle, pouvant inclure des fichiers, des dossiers et même des listes à partir de votre site SharePoint. Les éléments sont déplacés vers OneDrive ou SharePoint.
L'avantage le plus apparent de cette méthode est la capacité de l'outil à gérer de grandes migrations. Il est également très personnalisable et conserve l’historique des versions. Cependant, il n'est pas compatible avec les versions de SharePoint antérieures à 2013. En revanche, certains produits de migration tiers sont nettement plus personnalisables.
6. Produits tiers
La plupart des produits tiers de migration de documents de qualité ne sont pas gratuits, mais ils ont tendance à donner des résultats fantastiques, en particulier pour les migrations à grande échelle. Ils ont tendance à être évolutif et hautement personnalisable. La plupart de ces produits sont capables de tout conserver, y compris les types de contenu, les métadonnées, toutes les propriétés et l'historique des versions.
D'autre part, cette méthode coûte de l'argent. Lorsque vous considérez le fait que vous payez pour un outil qui vous aidera à déplacer des documents, vous commencez à vous demander pourquoi SharePoint ne propose pas déjà une option conviviale. Un autre inconvénient est que les produits tiers nécessitent un administrateur pour les configurer et les exécuter.
7. Solution personnalisée
Enfin, vous pouvez coder votre propre solution personnalisée à l'aide de diverses techniques telles que l'API REST. L'utilisateur final n'a rien à acheminer, vous pouvez en personnaliser autant que vous le souhaitez et vous assurer que tout est conservé dans les documents. D'autre part, vous devez être capable de coder et de passer du temps à l'écriture et à la maintenance du code, ce qui peut s'avérer particulièrement délicat lors des mises à jour de produits.
Choisissez votre méthode
Il existe encore plus de méthodes pour déplacer des documents dans SharePoint, mais elles devraient couvrir la plupart de vos besoins. Réfléchissez d'abord à ce dont vous avez besoin et vous saurez bientôt quelle méthode utiliser pour chacun.
Laquelle de ces méthodes préférez-vous? Avez-vous utilisé plus d'un? Discuter.
