Lorsque vous facturez un client mais que celui-ci refuse de payer pour une raison quelconque, vous vous retrouvez face à une créance irrécouvrable. Comme tous les propriétaires de petites entreprises le savent, à moins qu'ils n'amortissent cette créance irrécouvrable, celle-ci apparaîtra sur leurs comptes clients et leur bénéfice net, ce qui signifie qu'ils seront également taxés pour cette créance.
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QuickBooks Online est un service de comptabilité très répandu qui vous permet d’enregistrer et de radier facilement des créances irrécouvrables. De cette façon, vous n'aurez plus à vous soucier de trop payer lorsque viendra le temps de l'imposition., vous apprendrez exactement comment le faire.
Étape 1: Identifier les créances irrécouvrables
Avant de commencer, vous devez vérifier sur votre compte toute créance irrécouvrable.
Voici comment le faire:
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks et choisissez Rapports dans le menu de gauche.
- Commencez à taper les mots "Comptes recevables" dans la barre de recherche.
- Dans la liste des résultats, choisissez Détail chronologique des comptes débiteurs .
Il s'agit d'un rapport contenant tous vos comptes clients impayés. Si vos clients ont refusé de payer ces frais, ils sont considérés comme des créances irrécouvrables et doivent être radiés en conséquence.
Étape 2: Séparer les créances irrécouvrables
Maintenant que vous avez identifié les créances irrécouvrables, vous devez créer un compte séparé à cet effet.
Faites ce qui suit:
- Cliquez sur l'icône Gear dans le coin supérieur droit de l'écran.
- Cliquez sur Plan comptable, qui se trouve sous Votre entreprise .
- Cliquez sur le bouton vert intitulé Nouveau dans le coin supérieur droit.
Cela ouvrira la page de configuration du compte. Là vous devriez faire ce qui suit:
- Sous Type de compte, sélectionnez Dépenses .
- Sous Type de détail, sélectionnez Créances irrécouvrables .
- Tapez " Créances irrécouvrables " dans le nom
- Ajouter une description (facultatif).
- Cliquez sur Enregistrer et fermer .
Étape 3: Spécification des détails de la créance irrécouvrable
L'étape suivante consiste à spécifier les détails de la créance irrécouvrable en configurant un produit ou un élément de service correspondant.
Encore une fois, vous devez cliquer sur l'icône Gear, mais cette fois-ci, vous sélectionnerez Produits et services dans la section Listes . Comme à l'étape 2, vous devez maintenant cliquer sur le bouton vert intitulé Nouveau .
À partir de là, procédez comme suit:
- Sélectionner des services dans les informations produit / service
- Tapez "Créances irrécouvrables" dans le nom
- Dans la partie inférieure droite de la fenêtre, vous verrez le compte de revenus. Modifiez la valeur de Services (qui est sélectionnée par défaut) en compte Créances irrécupérables que vous avez créé à l'étape 2.
- Décochez la case "Est taxable" .
- Cliquez sur Enregistrer et fermer .
Étape 4: Configuration d'une note de crédit
Avec l'article créé, il est maintenant temps de créer une note de crédit correspondante.
Vous pouvez commencer en cliquant sur l'icône « + » et en sélectionnant Note de crédit dans la section Clients .
Après cela, procédez comme suit:
- Sous Client, choisissez le nom du client responsable de la créance irrécouvrable.
- Sous Produit / Service, sélectionnez l’élément Bad Debts que vous avez créé à l’étape 3.
- Entrez le montant exact de la facture impayée.
- Tapez " Créance irrécouvrable" dans le mémo
- Comme toujours, cliquez sur Enregistrer et fermer .
Étape 5: Application de la note de crédit
La note de crédit devrait être automatiquement appliquée si vous avez activé cette option.
Sinon, vous pouvez le faire en allant dans le menu Compte et paramètres .
À partir de là, suivez ces étapes:
- Cliquez sur Advanced .
- Sous Automation, cliquez sur l'icône du crayon.
- Recherchez l'option «Appliquer automatiquement les crédits» et cochez la case correspondante.
- Cliquez sur Enregistrer .
- Cliquez sur Terminé pour confirmer.
Étape 6: Finalisation du rapport
Avec les notes de crédit automatiquement appliquées aux créances irrécouvrables, il ne vous reste plus qu'à générer un rapport contenant les détails de ces dettes. Pour ce faire, vous devez essentiellement revenir à l'étape 1 et consulter à nouveau votre plan comptable .
Cette fois-ci, les créances irrécouvrables sont l’une des options de la section Compte de dépenses. Ouvrez simplement le menu déroulant dans la colonne Action, sélectionnez Exécuter le rapport . Vous aurez alors un rapport contenant toutes les informations pertinentes sur vos créances irrécouvrables.
Radiation de créances irrécouvrables
Bien que ce processus puisse sembler très complexe, il est assez simple. Si vous suivez les instructions, vous ne devriez avoir aucun problème pour enregistrer et radier les créances irrécouvrables dans QuickBooks Online.
Gardez à l'esprit que ces étapes ne concernent que la version en ligne. Si vous utilisez un logiciel de bureau, certaines étapes peuvent varier, mais le processus lui-même ne devrait pas être tellement différent. Si vous êtes bloqué et avez besoin d’aide, vous pouvez toujours contacter le support QuickBooks depuis leur site Web.
