Si vous utilisez Google Sheets pour les entreprises ou pour une organisation, il est essentiel de verrouiller ou de protéger les actifs. Toute modification ou suppression accidentelle, modifications malveillantes ou malversations ou erreurs générales peuvent entraîner la perte de votre travail. Bien que Google en garde une copie de sauvegarde, le temps est encore perdu. Si vous souhaitez restreindre la modification de certaines cellules ou protéger d'autres aspects de Google Sheets, ce didacticiel s'adresse à vous.
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Google Sheets est l'équivalent d'Excel et fournit des outils de feuille de calcul de base, mais néanmoins puissants, dans le nuage. J'utilise beaucoup Google Sheets et Docs. Bien que rien à regarder, ils contiennent tous les outils essentiels nécessaires à la productivité. Ils ne sont peut-être pas aussi complets qu'Office ou ne peuvent pas remplir autant de fonctions, mais vous ne devez pas utiliser la moitié des outils fournis avec Office, à moins d'être comptable ou chef de projet.
Il existe plusieurs moyens de protéger votre travail dans Google Sheets. Je vais vous en montrer quelques unes.
Verrouiller les cellules dans Google Sheets
Pour limiter la modification de cellules spécifiques dans Google Sheets, vous devez les verrouiller. De cette façon, vous seul ou une personne que vous ajoutez à la liste approuvée pouvez modifier ces cellules. Toutes les personnes ayant la permission de les voir et de les voir sans les modifier. C'est un moyen pratique de contrôler qui fait quoi avec vos documents.
Il y a deux façons principales de le faire. Vous pouvez sélectionner des cellules et les verrouiller ou sélectionner la feuille entière et ajouter des exceptions. Je vais vous montrer la première méthode ici et la méthode des exceptions dans une minute.
- Ouvrez votre feuille et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez verrouiller.
- Sélectionnez des feuilles et des plages de données et protégées. Une barre de menu apparaîtra à droite.
- Donnez un nom explicite au verrou et sélectionnez Définir les autorisations.
- Sélectionnez Restreindre qui peut modifier cette plage et définissez-la sur Vous seul ou ajoutez-en d'autres à partir de l'option Personnalisé.
- Sélectionnez Terminé une fois terminé.
Vous pouvez ajouter d'autres personnes avec leur adresse Gmail ou les sélectionner dans une liste en fonction de la configuration de Google Sheets. Une fois cela fait, les cellules que vous avez spécifiées seront verrouillées par quiconque, à qui vous n'allez pas donner l'autorisation. Le verrou est invisible jusqu'à ce que quelqu'un tente de le modifier s'il ne figure pas dans la liste.
Si vous ne souhaitez pas verrouiller complètement les cellules, vous pouvez également afficher un message d'avertissement. Cela vous permet d'alerter l'éditeur que la ou les cellules qu'elles vont éditer sont importantes et de faire très attention.
- Ouvrez votre feuille et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez verrouiller.
- Sélectionnez des feuilles et des plages de données et protégées. Une barre de menu apparaîtra à droite.
- Donnez un nom au verrou et sélectionnez Définir les autorisations.
- Sélectionnez Afficher un avertissement lors de la modification de cette plage.
- Sélectionnez Terminé.
Avec ce paramètre, toute personne sur le point de modifier la cellule protégée verra un avertissement contextuel lui dire «Attention! Vous essayez de modifier une partie de cette feuille qui ne devrait pas être modifiée par inadvertance. Editer quand même? Il existe également un bouton OK spécifique permettant de s’assurer que l’éditeur souhaite réellement modifier la cellule. Ceci est utile pour rappeler à ceux qui vous faites confiance pour éditer votre feuille que ces cellules particulières nécessitent des précautions supplémentaires.
Verrouiller l'intégralité de la fiche Google
Si le verrouillage des cellules ne suffit pas, vous pouvez verrouiller l'intégralité de la feuille Google afin de la lire uniquement pour tous les utilisateurs, à l'exception des utilisateurs approuvés. Il suit un processus similaire à celui décrit ci-dessus mais rend la feuille entière intouchable plutôt que des cellules spécifiques. Si vous présentez ou partagez votre feuille sans vouloir la gâcher, voici comment vous la protégez.
- Ouvrez la feuille que vous souhaitez verrouiller.
- Sélectionnez des feuilles et des plages de données et protégées. Une barre de menu apparaîtra à droite.
- Sélectionnez la bascule de la feuille au lieu de la plage.
- Sélectionnez la feuille spécifique avec le bouton radio s'il y en a plus d'un.
- Sélectionnez Définir les autorisations et ajoutez des utilisateurs pouvant modifier.
- Sélectionnez Terminé.
Vous pouvez utiliser la même disposition que le verrouillage de cellule en ce qui concerne le verrouillage ou l’avertissement. Il utilise la même configuration que ci-dessus, je ne vous ennuierai donc pas en le répétant.
Ajout d'exceptions de cellules à une feuille verrouillée
J'ai mentionné ci-dessus qu'il existe un deuxième moyen de verrouiller les cellules: verrouiller la feuille entière mais ajouter des cellules à titre d'exception. Si vous avez une grande feuille et seulement une ou plusieurs cellules à verrouiller, cela peut être la manière la plus simple de le faire. Voici comment:
- Suivez la procédure ci-dessus pour verrouiller l'intégralité de la feuille Google, mais arrêtez-vous avant l'étape 6.
- Sélectionnez Excepté certaines cellules sous le sélecteur de feuilles.
- Ajoutez les cellules que vous souhaitez conserver dans la zone située en dessous. Continuez jusqu'à ce que toutes les cellules soient incluses.
- Sélectionnez Définir les autorisations et continuez à partir de là.
Vous pouvez ajouter des plages individuelles en sélectionnant un groupe, puis en sélectionnant le lien Ajouter une autre plage en dessous. Vous pouvez répéter autant que possible pour sécuriser totalement votre feuille.
