Si vous utilisez la plate-forme Google Docs (et tant de gens le font!), Vous êtes conscient du fait qu'il s'agit d'une suite de produits Office qui vous permet de gérer des feuilles de calcul, des documents et des présentations comme Excel, Word et Powerpoint, mais sans avoir à payer quoi que ce soit. Google Sheets est un outil de travail Excel et, même s'il ne possède pas toutes les fonctionnalités d'Excel, c'est un puissant logiciel de productivité capable de gérer à peu près tout ce que vous lui lancez. Fait intéressant, Google Sheets surpasse Excel dans un domaine important: le contrôle de version. Il est très facile de revenir aux versions précédentes de votre feuille de calcul dans Google Sheets. Dans cet article de tutoriel, je vais vous montrer comment le faire.
Consultez également notre article Comment créer une liste déroulante dans Google Sheets
Pour la plupart des utilisateurs à la maison ou à l’école, le contrôle de version n’est pas très important. Cependant, il est essentiel pour les utilisateurs professionnels, tant pour le suivi interne que pour l'audit interne et externe. Il est également utile si vous apportez des modifications que vous devez revenir en arrière et corriger. ("Le patron déteste la nouvelle présentation du graphique et le veut comme avant.")
La clé de la maîtrise du contrôle de version par Sheets est qu'Excel (doté d'une fonction de sauvegarde automatique) dépend de la sauvegarde manuelle pour un archivage de fichier normal. Google Sheets effectue plutôt une sauvegarde automatique tout le temps. Il existe un mécanisme intégré pour annuler les modifications dans Google Sheets, appelé "Historique des révisions".
Revenir à une version précédente d'un fichier dans Google Sheets
Vous pouvez revenir à une version précédente de tout document Google via le document lui-même ou à partir de Google Drive.
- Ouvrez la feuille que vous souhaitez restaurer.
- Sélectionnez le lien de texte "Toutes les modifications enregistrées dans le lecteur" dans le menu supérieur.
- Sélectionnez une version précédente dans le menu de diapositives qui apparaît à droite.
- Cochez la case en bas à côté de Afficher les modifications.
- Sélectionnez le bouton Restaurer cette version en haut de l'écran.
Une fois que vous avez sélectionné une version précédente avec l'option Afficher les modifications sélectionnée, Sheets vous indiquera sur la page les différences entre les deux versions. Vous pouvez ensuite faire défiler toutes les versions précédentes pour trouver la modification que vous souhaitez corriger. Cliquez ensuite sur le bouton Restaurer cette révision pour faire exactement cela.
La sélection de chaque version précédente vous montrera exactement à quoi ressemblait cette feuille lors de son enregistrement. Il est très simple de comparer les versions, d'identifier les modifications apportées et de revenir en arrière si nécessaire.
Google conserve toutes les anciennes versions des documents afin que la liste puisse être longue.
Vous pouvez également revenir à une version précédente directement à partir de Google Drive:
- Accédez à Google Drive et sélectionnez Mon disque ou Récent selon la dernière fois que vous avez travaillé sur le document.
- Sélectionnez le «i» dans le coin supérieur droit de l'écran.
- Cela affichera le même menu à droite que vous le voyez dans la feuille.
- Sélectionnez Activité, puis une version précédente du document pour le charger.
Si un document ne cesse de changer, vous pouvez le télécharger sur votre ordinateur. Sélectionnez l'icône en trois points dans Google Drive, puis sélectionnez Gérer les versions. Puis appuyez à nouveau sur les trois points et sélectionnez Télécharger. Télécharger prenez la feuille en dehors du contrôle de version cependant.
Notez que si vous apportez des modifications à une copie locale, vous devrez la télécharger sur Google Drive pour l'inclure dans l'historique de révision du document. Il est important de garder à l'esprit si votre entreprise utilise le contrôle de version ou est auditée.
Revenir à une version précédente d'un fichier dans Excel 2016
Pouvez-vous le faire dans Microsoft Excel? Oui, vous pouvez revenir à une version précédente d'un fichier dans Excel, mais uniquement si vous êtes connecté à SharePoint. Sinon, Excel ne conserve pas les versions précédentes, à moins que vous ne le lui demandiez explicitement.
- Ouvrez le classeur Excel que vous souhaitez restaurer.
- Sélectionnez Fichier et historique.
- Sélectionnez la version précédente dans la liste qui apparaît au centre.
Si l'historique est grisé, cela signifie que votre Excel n'est pas connecté à SharePoint ou qu'il n'est pas configuré pour le contrôle de version. Vous pouvez vérifier dans SharePoint si vous en avez besoin.
- Ouvrez la bibliothèque à partir de la barre de lancement rapide.
- Sélectionnez le document Excel et faites un clic droit entre le nom et la date.
- Faites un clic droit et sélectionnez Historique des versions. Cela peut apparaître sous la forme d'une icône à trois points, selon votre version de SharePoint.
- Passez la souris sur une version précédente du fichier et visualisez, restaurez ou supprimez-les selon vos besoins.
Il est certainement plus facile de revenir à une version précédente d'un fichier dans Google Sheets que dans Excel. Les instances autonomes d'Excel ne le permettent pas de toute façon, mais si vous êtes un utilisateur SharePoint, cela est possible comme décrit. Utiliser les feuilles de cette manière est définitivement meilleur et rend la vérification des versions plus anciennes plus rapide et plus fluide.
Connaissez-vous un autre moyen de revenir à une version précédente d'un fichier dans Google Sheets? Parlez-nous ci-dessous si vous le faites.
