Que ce soit pour une utilisation professionnelle ou personnelle, le calendrier Outlook peut être l'outil de gestion du temps le plus efficace. Vous pouvez facilement organiser et partager votre emploi du temps avec d'autres personnes, et vous pouvez afficher les agendas d'autres personnes pour vous assurer que vous êtes tous sur la même page en ce qui concerne les délais.
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Outlook comporte de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la collaboration, mais cela ne la rend pas parfaite. Si vous vous demandez qui regarde votre calendrier, vous pouvez tomber sur certaines limitations.
Pouvez-vous voir qui a consulté votre calendrier?
La réponse à cette question est «oui et non». Même si cette fonctionnalité est disponible dans une certaine mesure, elle ne vous offre pas vraiment toutes les informations dont vous avez besoin.
Sauf si vous êtes un administrateur de calendrier, il n'y a aucun moyen de savoir qui a consulté votre calendrier. Et si vous êtes un administrateur, la seule chose que vous pouvez voir est le dernier compte qui s'y est connecté. Dès qu'un autre compte consulte le calendrier, le précédent devient invisible. Il est donc impossible de consulter la liste complète des personnes qui l'ont consulté.
La chose la plus proche à cela est de vérifier qui est capable de voir votre calendrier. Vous pouvez le faire en allant dans Partager> Autorisations du calendrier. Vous verrez une liste complète des personnes ayant accès à votre agenda et le type d'accès.
À quoi ressemble votre calendrier aux autres?
La façon dont les autres verront votre calendrier dépend des informations que vous décidez de partager avec eux. À moins que vous ne décidiez de partager les détails de votre activité, ils ne pourront voir que si vous êtes libre ou occupé.
Si vous décidez de partager votre calendrier avec d'autres peuples, ils pourront voir tous les détails de vos rendez-vous. Si vous souhaitez limiter l'accès à certains détails, vous pouvez définir des rendez-vous spécifiques sur Privé.
Lors du partage d'un calendrier, vous pouvez sélectionner diverses autorisations d'accès. Par exemple, si vous sélectionnez Détails complets, les personnes verront l'objet, l'heure, le lieu, ainsi que toutes les notes et détails que vous avez publiés dans le calendrier.
D'autre part, les détails limités ne montreront que le sujet, l'heure et le lieu.
En plus de vous-même, vous pouvez affecter des éditeurs et des délégués qui peuvent modifier vos calendriers. Les délégués peuvent agir en votre nom en partageant divers détails, ainsi qu'en envoyant et en répondant aux demandes.
Comment ouvrir les calendriers d'autres personnes?
Consulter les calendriers d'autres personnes dans Outlook est assez simple et peut être effectué en quelques clics seulement. Voici ce que vous devez faire:
- Dans la page Calendrier d'Outlook, sélectionnez Ouvrir le calendrier> Ouvrir le calendrier partagé .
- Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle affichant les noms des personnes dont le calendrier est disponible. Cliquez sur Nom… puis sélectionnez un nom dans la liste.
Selon votre permission d'accès, vous pourrez voir différentes informations. Il apparaîtra à droite de votre écran et vous pourrez consulter jusqu'à 30 calendriers côte à côte.
Comment déléguer l'accès au calendrier?
Si vous envisagez de prendre des vacances ou si vous souhaitez simplement que quelqu'un d'autre gère votre calendrier pour une raison quelconque, vous pouvez le faire en désignant un délégué. Comme indiqué, les délégués peuvent envoyer et accepter des demandes de réunion au nom du responsable et modifier divers éléments d'un document.
Voici comment permettre à une personne, telle qu'un subordonné, de contrôler votre calendrier:
- Dans la vue Agenda, sélectionnez Fichier> Paramètres du compte, puis choisissez Déléguer l'accès .
- Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez un nom dans la liste ou saisissez-le. Cliquez sur le nom et sélectionnez Ajouter .
- Dans le menu Autorisations des délégués, accordez à votre éditeur délégué des autorisations. Vous pouvez également fermer la boîte de dialogue et choisir l'une des options suivantes:
- Mes délégués uniquement, mais envoyez-moi une copie des demandes de réunion et des réponses.
- Mes délégués seulement.
Cela donnera à un autre utilisateur un accès complet à votre calendrier et vous pourrez voir tout ce qui se passe avec votre calendrier.
Gérer votre temps
Il existe une multitude d'options qui vous permettent de gérer votre temps efficacement avec Outlook. De plus, vous pouvez partager votre emploi du temps avec les membres de votre équipe et jeter un coup d'œil sur le leur. Vous pouvez organiser toutes sortes de projets et suivre les progrès.
Y a-t-il autre chose dans Outlook que vous aimeriez connaître? N'hésitez pas à partager vos suggestions dans les commentaires ci-dessous.
