Si votre organisation utilise Google Docs ou G Suite ou si vous travaillez avec des organisations qui le font, il peut être utile de savoir qui a consulté quel document et à quel moment. Veiller à ce que tout le monde lise un brouillon, des termes et conditions, votre dernière soumission, vos politiques et procédures ou tout autre document important, être capable de voir qui a fait quoi et quand est un ingrédient essentiel dans toute situation où la responsabilité est importante.
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Jusqu'à récemment, vous ne pouviez pas savoir qui avait consulté votre document Google Doc. Vous pouvez voir qui l'a édité mais pas qui vient de le lire. S'ils ne sauvegardaient pas, ne modifiaient pas ou ne laissaient pas de commentaire, vous ne saviez pas si une personne en particulier lisait la dernière version d'un document. De plus, dans la mesure où vous pouvez partager Google Docs avec des autorisations en lecture seule, vous pouvez partager le document avec certaines personnes dans le but de réviser le document sans apporter de modifications.
Désormais, si vous travaillez au sein d'une organisation, vous pouvez configurer les éléments de manière à pouvoir déterminer qui a consulté votre document Google. Vous ne pouvez toujours pas savoir qui a consulté votre document Google Doc si vous utilisez Google Doc dans la version gratuite de Google Apps.
Google a récemment ajouté la possibilité de voir qui a consulté votre document Google Doc dans G Suite, ce qui inclut Google Apps et un hébergement de messagerie fiable. G Suite est très populaire auprès des petites et moyennes entreprises qui souhaitent configurer l'hébergement de messagerie pour le nom de domaine de l'entreprise.
Moniteur d'activité G Suite
Si vous utilisez G Suite au sein d'une organisation et que vous avez partagé un document Google Doc avec d'autres personnes pour collaborer ou simplement pour lire le document, vous pouvez utiliser le Moniteur d'activité pour afficher l '«historique de visualisation» du fichier Google Doc.
- Ouvrez le document Google pour lequel vous souhaitez consulter l'historique des vues.
- Cliquez ensuite sur l’icône de la flèche vers le haut dans le coin supérieur droit ou allez dans le menu déroulant Outils .
- Ouvrir le moniteur d'activité
- Ensuite, cliquez sur l'onglet Tous les visualiseurs pour votre organisation.
Ce processus vous permettra de suivre les vues dans le document, y compris la date et l'heure de la dernière vue pour chaque visualiseur. Si l'option d'affichage de l'historique des consultations ne s'affiche pas dans votre document Google Doc, cela signifie probablement que vous êtes connecté à la version gratuite de Google Documents fournie avec chaque compte Google Apps associé à un compte Gmail.
Spectateurs et tendances des commentaires
En plus de savoir qui a consulté votre document Google et quand le Moniteur d'activité vous permet également de connaître les tendances en matière d'affichage ou de commentaire des personnes sur votre document.
Tendance des téléspectateurs - affiche un diagramme à barres du nombre de téléspectateurs uniques sur une période de temps choisie de 7 jours à «tous les temps».
Tendance des commentaires - affiche des diagrammes à barres illustrant la tendance des commentaires sur une période allant de 7 jours à «tous les temps».
Désactiver Afficher l'historique
Vous pouvez désactiver la fonctionnalité si vous travaillez sur un fichier confidentiel ou quelque chose qui n'est pas destiné au public. Bien que cela n’ajoute rien à la vie privée, c’est un paramètre qui rassure l’esprit.
- Ouvrez le Google Doc
- Cliquez sur la flèche orientée vers le haut dans le coin supérieur droit de votre document ou allez à Outils dans le menu déroulant.
- Ouvrir le moniteur d'activité
- Sous Paramétrage du document, activez ou désactivez l'option Afficher l'historique de mes vues pour ce document .
Voir qui a changé votre Google Doc
Compter les vues est utile pour la responsabilité et pour s'assurer que les personnes à qui vous envoyez un document le lisent, mais le contrôle de version est plus important. Surtout si vous travaillez dans une industrie réglementée. Le contrôle de version est quelque chose que Google Docs a fait pendant un moment et montrera qui a édité, enregistré ou partagé un document.
Si vous êtes intéressé par le contrôle de version ou si vous voulez vous assurer que personne n'a apporté de modifications à ce qu'elles ne devraient pas faire sans verrouiller le fichier, vous pouvez le savoir.
- Ouvrez un document Google que vous souhaitez suivre
- Sélectionner l'historique des fichiers et des versions
- Sélectionnez Voir l'historique des versions
Une fenêtre de curseur devrait apparaître à droite de votre écran, affichant chaque sauvegarde et chaque modification du document en question. En fonction de la configuration de G Suite ou de Google Docs, vous pouvez également consulter ces données en sélectionnant le lien "Dernière modification …" en haut du document. Cela vous amène exactement au même endroit.
Dans cette fenêtre de diapositive, vous devriez également avoir la possibilité de visualiser la version précédente du document avant que les modifications ne soient apportées. Ceci est essentiel pour le contrôle de version, car vous disposez d'un journal d'audit des modifications apportées, à quel moment et par qui. Il est également utile de faire des changements, de dormir dessus, de changer d’avis et de vouloir les annuler.
Voir qui a partagé votre Google Doc
Vous pouvez également voir qui a partagé votre Google Doc et quand. Vous pouvez également voir les paramètres de partage afin de mieux contrôler l'accès à votre document.
- Ouvrez Google Drive et sélectionnez l'icône ronde "i" en haut à droite.
- Sélectionnez Activité dans le curseur qui apparaît à droite.
Vous devriez voir si le document est ou a été partagé, qui a édité le document en dernier et à quel moment la dernière action a été prise. C'est bref mais vous dit ce que vous devez savoir.
Vous pouvez également vérifier à partir du document en sélectionnant Partager. Les noms des personnes apparaîtront dans la fenêtre contextuelle. S'il y a plusieurs personnes, sélectionnez un nom et la liste de tous les noms apparaîtra.
Voilà comment savoir qui a consulté votre document Google, l'a modifié, l'a partagé ou a interagi avec lui de quelque manière que ce soit. Cela ne fonctionne que pour G Suite et Google Docs enregistrés auprès d'organisations et non de particuliers, mais cela fonctionne!
