Google Docs offre aux équipes et aux collègues du monde entier la possibilité de collaborer à un projet en ligne de manière transparente et efficace. Travaillez en solo ou simultanément à n’importe quel moment de la journée, quel que soit votre fuseau horaire.
Consultez également notre article Comment supprimer tous les documents dans Google Docs
"C'est plutôt cool. Qu'en est-il de la capacité de communiquer les uns avec les autres? Êtes-vous soumis à simplement laisser des commentaires? "
C'est une façon de le faire. Pas un très bon moyen cependant. Vous pouvez toujours simplement discuter en utilisant une application ou des plates-formes de médias sociaux comme Slack ou Facebook Messenger. Ils travaillent et il est très probable que tout le monde a un compte Facebook. Cependant, vous pouvez éviter toute cette tierce partie en sautant et en discutant directement dans Google Doc.
"Google Documents a également une fonction de chat?"
Cela fait! Ouvrez-le et commencez à taper. Préférez la synthèse vocale par rapport aux sons de votre clavier qui font claquer les touches? Tant que vous avez une configuration de microphone sur votre PC, quelques étapes simples vous permettront de commencer.
Continuez votre lecture pour savoir comment discuter avec Google Doc.
Communiquer dans Google Docs
La communication au sein d'un Google Doc est extrêmement facile à réaliser sans utiliser une source ou une application externe. Tout en travaillant simultanément avec vos collègues, vous pouvez ouvrir une boîte de discussion, taper le message et l’envoyer. Toute personne travaillant actuellement dans le Doc recevra le même message puisque la fonction de discussion est utilisée pour une communication ouverte.
Pour commencer à utiliser la fonction de discussion:
- Ayez le document Google ouvert devant vous.
- Vous aurez également besoin de quelqu'un d'autre travaillant actuellement sur le Doc en même temps ou la fonction ne sera pas présente pour être utilisée. Les visualiseurs anonymes ne seront pas comptabilisés, car le chat n'est disponible que pour ceux dont le document a été spécifiquement partagé.
- En haut à droite de la fenêtre, cliquez sur Discussion .
- Entrez le message de votre choix et appuyez sur le bouton Envoyer ou appuyez simplement sur Entrée .
- Lorsque vous n'avez plus besoin de la fonction de discussion, cliquez sur Fermer dans le coin supérieur droit de la fenêtre de discussion.
Lorsque vous fermez la fenêtre de discussion, vous n'êtes pas encore retiré de la discussion. Les messages seront toujours reçus au fur et à mesure de la poursuite des conversations. Les utilisateurs actuellement dans le document dont la fenêtre de discussion n'est pas ouverte verront apparaître un point rouge sur l'icône de discussion . Cela leur indiquera que quelqu'un a envoyé un message qu'ils n'ont pas encore lu. Ceux qui ont la fenêtre de discussion ouverte recevront les messages au fur et à mesure de leur saisie.
Toutes les personnes actuellement connectées à Google Doc peuvent voir les messages. La seule exception concerne les comptes anonymes. Ils ne peuvent pas voir le chat ni ceux qui participent actuellement à une conversation.
Une fois que vous fermez Google Doc ou que vous vous en déconnectez, ils sont automatiquement retirés du chat. Si elles devaient revenir dans le document, toutes les discussions qui ont été reçues ainsi que tous les messages envoyés en leur absence ne seront pas visibles.
Les discussions ne seront pas enregistrées et il n'y a pas moyen de les exporter. Si vous souhaitez conserver une archive des sessions de discussion précédentes, vous devez le faire en prenant des captures d'écran de la conversation. Pour ceux qui collaborent via l’utilisation d’un appareil mobile, il vous suffit d’ouvrir le fichier. Vous pouvez déjà discuter sans aucune étape supplémentaire.
Utilisation de la parole en texte
Dans Google Documents, tout ce dont vous avez besoin est un microphone qui fonctionne et un PC pour abandonner la discussion de base et vous proposer l'option de conversation vocale plus mains libres. Vous pourrez mettre en pause et reprendre la dictée à tout moment en utilisant des commandes verbales.
Avant de commencer:
- Assurez-vous que votre microphone est correctement configuré et pleinement opérationnel.
- Actuellement, la synthèse vocale n'est disponible que pour les utilisateurs de PC et ne fonctionne pas à partir de votre appareil mobile.
- La fonction fonctionne mieux lorsque votre voix est claire, alors assurez-vous que votre environnement de travail est exempt de bruit de fond inutile.
Ce que vous devez faire pour commencer à utiliser la synthèse vocale:
- Ouvrez le document Google dans le navigateur Chrome.
- Dans le menu situé en haut, cliquez sur Outils, puis sur Saisie vocale…
- Une boîte de microphone apparaîtra si elle est active. Vous devrez cliquer dessus pour permettre à votre microphone de commencer à dicter la synthèse vocale.
- Parlez clairement et à un rythme normal pour que le discours soit facilement capté et sans erreur.
- Une fois la dictée terminée, cliquez à nouveau sur la case du microphone pour la fermer.
Si, à un moment quelconque de votre discours, vous sentez que vous avez fait une erreur ou trébuché sur vos mots, vous pouvez utiliser la souris pour les corriger. Déplacez simplement le curseur à l'endroit où l'erreur a été commise et corrigez-le avant d'éteindre le micro.
Une fois l'erreur corrigée, vous pouvez déplacer le curseur à l'endroit où vous l'avez laissé pour poursuivre la dictée.
Commandes vocales et ponctuation
L'utilisation des commandes vocales est uniquement disponible en anglais. La langue du compte et la langue de Google Doc doivent également être définies en anglais, sinon cela ne fonctionnera pas. Pour voir une liste complète de toutes les commandes disponibles, vous pouvez consulter l'article officiel du centre d'aide ou énoncer «Aide pour les commandes vocales» dans votre microphone lors de la saisie vocale.
Les commandes disponibles vous aident à modifier et à formater le document Google Doc lorsque vous utilisez la synthèse vocale. Vous pouvez également parler de ponctuation afin de la placer le cas échéant. Une liste des signes de ponctuation et de commande utilisables:
- Période
- Virgule
- Point d'exclamation
- Point d'interrogation
- Nouvelle ligne
- Nouveau paragraphe
Impossible d'utiliser la fonction de discussion
Vous et un autre utilisateur êtes tous deux dans Google Doc et tentez de communiquer, mais pour une raison quelconque, l'icône de discussion est introuvable. Cela pourrait être pour différentes raisons:
- En commençant par la possibilité la plus improbable que vous soyez mineur. Oui, tu l'as bien lu. Si vous avez actuellement moins de treize ans (identifiable via le profil de votre compte Google Gmail), la fonction de discussion est automatiquement désactivée.
- Comme indiqué ci-dessus, les utilisateurs anonymes ne peuvent pas consulter la discussion sur Google Docs ni y prendre part. Il se peut que vous ne soyez pas connecté à votre compte Gmail (ou à un compte incorrect) ou que vous ayez été supprimé du projet. Vérifiez l'ancien avant de devenir fou sur le propriétaire de Doc pour vous démarrer sans préavis.
- Un administrateur peut désactiver la fonction de discussion si vous travaillez actuellement avec G Suite. Celui-ci devra en prendre connaissance avec le responsable de la sécurité de votre système au travail pour l'activer. Il est également possible d’être invité à consulter un document par une personne qui utilise actuellement G Suite et dont l’administrateur a également désactivé le chat.
