Si vous avez une liste de noms complets, il peut être utile de les séparer en noms et prénoms. Vous devrez peut-être créer une liste des noms de vos clients ou employés. Et les prénoms sont utiles pour les salutations et les messages.
Voir également notre article Comment compter les doublons dans Google Sheets
Il existe de nombreuses façons différentes de diviser une colonne de noms complets en colonnes distinctes dans Google Sheets. Examinons deux méthodes simples et efficaces que vous pouvez utiliser.
Utilisez l'outil Fractionner le texte en colonnes
Voici le moyen le plus simple de scinder des noms complets en différentes colonnes à l'aide des outils Google Sheets.
- Créer une copie de la colonne du nom complet
Cet outil modifiera les noms dans la colonne à laquelle vous l'appliquez. Si vous souhaitez conserver les noms initiaux intacts, vous devez appliquer l'outil à une copie de la colonne d'origine.
Vous pouvez copier-coller la colonne de noms complets ou utiliser une formule pour les dupliquer.
- Sélectionnez la nouvelle colonne
- Au sommet, sélectionnez les données
- Cliquez sur "Fractionner le texte en colonnes…"
Cette option sépare automatiquement vos données. Mais avant que cela se produise, vous devez choisir un séparateur.
- Choisissez Séparateur: Espace
Vous voulez séparer les noms le long des espaces entre le prénom et le nom.
Chaque partie du nom complet va dans une colonne séparée. Quelles sont les situations où cette méthode est utile?
- Si vous avez seulement besoin de prénoms
La première colonne est votre colonne Prénom.
- S'il n'y a pas de prénoms
Si chaque nom de votre liste se compose uniquement d'un prénom et d'un nom de famille, cette méthode les scinde proprement en deux.
- Si les noms complets sont séparés par une virgule
Au lieu de Separator: Space, d'autres options sont disponibles. Il existe également une option personnalisée. Ainsi, si les noms de votre colonne Nom complet sont séparés par une virgule, un point-virgule ou tout autre symbole, vous pouvez utiliser cette méthode pour les séparer au niveau du symbole.
Répétez simplement les étapes ci-dessus, mais sélectionnez Séparateur: virgule. Vous pouvez également essayer Separator: Detect automatiquement. Le nombre de colonnes obtenues dépendra du nombre de virgules utilisées dans chaque nom complet.
Utiliser un add-on
Entrer dans Données> Fractionner le texte en colonnes… est un moyen simple et efficace de séparer les noms et prénoms. Mais si vous avez besoin de prénoms, l'installation d'un complément peut s'avérer plus pratique. Suivez ces étapes pour installer les noms fractionnés.
Cet add-on n'est pas gratuit, mais il est relativement abordable. Il dispose d'une période d'essai de 30 jours.
- Sélectionnez les modules complémentaires en haut de la page
- Allez sur Sélectionnez les add-ons.
- Dans la barre de recherche, tapez «noms fractionnés»
- Noms divisés
Cet add-on est par ablebits.com
- Cliquez sur le + pour l'ajouter
Autoriser le module complémentaire à accéder à votre compte. Ensuite, vous pouvez utiliser ce complément chaque fois que vous utilisez Google Sheets.
- Sélectionnez la colonne de nom complet
Revenez à votre feuille et sélectionnez les noms que vous souhaitez diviser.
- Commencer à utiliser le module complémentaire
Allez dans Add-ons> Noms de Split> Démarrer.
- Choisir un nom Options
L'add-on vous donnera les options suivantes pour cocher ou décocher:
- Prénom
- Deuxième nom
- Nom de famille
- Salutation / titre
- Nom suffixe / lettres post-nominales
Vous pouvez également cocher ou décocher l'option «Ma colonne a un en-tête». Si la zone que vous avez sélectionnée contient une cellule d'en-tête, votre complément l'ignorera, car l'en-tête n'a pas besoin d'être fractionné. Mais si vous avez uniquement sélectionné les noms sans en-tête, décochez cette option.
- Sélectionnez "Split"
Lorsque vous sélectionnez Diviser, l’add-on crée de nouvelles colonnes et ajoute automatiquement des en-têtes à chacune d’elles. Voici ce qui se passe si vous avez coché les options Prénom et Nom:
Le module complémentaire génère des colonnes Prénom et Nom et les insère à droite de votre colonne Nom complet. Les prénoms et initiales sont laissés de côté. Les prénoms et les noms de famille avec trait d'union ne sont pas séparés.
Il est clair que cet add-on est très efficace et sépare facilement les noms de famille. Et si vous vouliez aussi des prénoms?
Répétez les étapes 6, 7 et 8. À l'étape 8, cochez la case en regard de prénoms, ainsi que celle en regard de prénoms et noms de famille.
Après avoir cliqué sur Split, vous obtiendrez trois colonnes distinctes. S'il y a plusieurs prénoms, ils vont tous dans la colonne Deuxième prénom.
Quelques mots sur les honorifiques, les suffixes et les noms de famille complexes
Cet outil est flexible et couvre de nombreux types de noms.
Cochez la case Titre si votre liste de noms complets contient des titres, tels que Mr./Miss/Ms. ou Dr. Il peut même gérer des titres tels que “Mr. et Mme ”.
Vous pouvez également vérifier les suffixes / lettres post-nominales. Cela couvre Jr./Sr. ainsi que des titres post-nominaux tels que Esq. ou PhD.
Si le nom complet d'une personne ne contient ni titre ni suffixe, son champ reste vide.
L’utilisation de cet add-on présente un avantage considérable. D'autres méthodes rendent difficile la séparation des noms de famille complexes. Mais l'add-on reconnaît que les préfixes tels que «de» ou «von» font partie du nom de famille.
Cependant, ce n'est pas infaillible. Par exemple, l'outil sépare le nom du célèbre physicien Van der Graaff en deux prénoms, Van et der Graaff.
Vue d'ensemble
Alors, laquelle de ces deux méthodes est la meilleure pour vous?
L'utilisation de l'add-on Split Names est plus pratique et permet de mieux gérer les noms, les préfixes et les suffixes. L'inconvénient est que l'add-on prend un certain temps pour générer de nouvelles colonnes. De plus, certains utilisateurs préfèrent ne pas compter sur des add-ons, surtout s'il est nécessaire de les payer.
Si vous décidez d'utiliser le texte fractionné en colonnes, vous obtiendrez des résultats plus rapides. Chaque partie du nom complet ira dans des colonnes différentes. Cette méthode est plus rapide, mais il peut être fastidieux d’arrondir tous les noms de famille ou tous les prénoms.
Vous pouvez également préférer utiliser des formules à la place de ces méthodes. Quelle que soit l'approche choisie, Google Sheets simplifie ce processus.
