Les liens Google Drive sont utiles à quiconque utilise le service de stockage en nuage pour travailler ou collaborer à des projets. Toute personne possédant un compte peut partager l'accès à l'intégralité de son lecteur, à des fichiers ou à des dossiers particuliers. Vous pouvez limiter l'accès en lecture seule ou autoriser une collaboration complète, à vous de choisir. Il est possible d'ajouter une date d'expiration pour un lien Google Drive, ce qui est une astuce intéressante. Je vais vous montrer comment utiliser des liens pour collaborer dans Google Drive.
Google Drive facilite la collaboration et le partage de données. Parfois un peu trop facile. Bien que facile de supprimer l'accès à vos données, il est très facile d'oublier qui a accès et comment ne pas. Lorsque le projet est terminé ou que vous n'avez plus besoin de quelqu'un d'autre pour accéder à votre disque, vous devez vous souvenir de révoquer l'accès. Bien que sécurisé, c'est une précaution raisonnable. C'est bien alors que Google vous permet de définir une expiration dans de tels liens.
Voici les bases du travail avec les liens Google Drive.
Utilisation de liens dans Google Drive
Une fois que vous avez enregistré des données sur votre Google Drive, vous pouvez autoriser d’autres personnes à les lire ou à en avoir accès en lecture, en écriture et en modification. Vous pouvez ajouter autant d'utilisateurs que vous le souhaitez à l'aide de leur adresse électronique. Un lien à suivre leur sera envoyé pour accéder aux données et effectuer les tâches que vous leur avez attribuées.
Il est important de savoir d’abord que les liens dans Google Drive ne permettent pas à ces personnes d’accéder à une autre partie de vos données stockées et sont donc toujours sécurisés.
Maintenant, au partage.
- Connectez-vous à Google Drive et accédez à l'actif que vous souhaitez partager.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier et sélectionnez Obtenir un lien partageable.
- Basculez sur le partage de lien et la bascule deviendra verte.
- Sélectionnez Paramètres de partage.
- Copiez le lien et envoyez-le manuellement à ceux auxquels vous souhaitez autoriser l'accès, ou ajoutez-les en tant qu'utilisateurs en tapant leur adresse électronique dans la zone Personnes.
- Sélectionnez Terminé une fois terminé.
Les personnes que vous ajoutez recevront un courrier électronique contenant le lien qu'elles peuvent utiliser pour accéder à l'actif que vous autorisez.
Gestion des niveaux d'accès dans Google Drive
En plus de contrôler qui peut accéder à vos ressources Google Drive, vous pouvez également contrôler ce qu’elles peuvent en faire. Vous pouvez limiter les accès en lecture et en écriture et empêcher d'autres personnes d'ajouter d'autres utilisateurs. Vous pouvez également empêcher toute personne de télécharger, d’imprimer ou de copier vos fichiers. Si vous exploitez une entreprise, ce dernier aspect pourrait être très utile.
- Cliquez avec le bouton droit sur l’actif que vous partagez.
- Sélectionnez Partager, puis le lien Avancé en bas à droite.
- Sélectionnez cette option pour ajouter les personnes auxquelles vous souhaitez autoriser l'accès.
- Sélectionnez l'icône en forme de crayon à droite.
- Sélectionnez le niveau d'accès souhaité, Modifier, Commenter ou Afficher.
- Cochez les cases ci-dessous pour empêcher les personnes ayant accès à la modification d'ajouter plus de personnes, de télécharger, d'imprimer ou de copier vos données.
- Sélectionnez Terminé.
Il est toujours préférable de restreindre l'accès plutôt que d'être trop généreux avec cet accès. Cela est particulièrement vrai si vos données sont privées ou contiennent des données personnelles ou d'entreprise. Vous pouvez toujours ajouter un accès si vous en avez besoin.
Définir une date d'expiration pour un lien Google Drive
Si vous exécutez un projet sur une durée limitée, vous pouvez définir une date d'expiration pour le lien Google Drive. Cela vous aidera si vous avez beaucoup à faire et peut oublier de révoquer l'accès une fois la collaboration terminée.
- Sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager.
- Sélectionnez Partager et avancé en bas à droite.
- Ajoutez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous partagez des informations.
- Survolez le nom et sélectionnez Définir une minuterie d'expiration.
- Ajouter une limite de temps appropriée.
- Sélectionnez Enregistrer puis Terminé.
Cela vous permettra d’autoriser la personne à y accéder pendant un laps de temps convenable, mais à perpétuité. Pour les personnes occupées ou oublieuses, le système prend alors soin de lui-même.
Changer de propriétaire dans Google Drive
Si vous transmettez un élément de travail ou des données dans Google Drive, au lieu de permettre à la personne à qui vous le confiez de devenir éditeur, vous pouvez simplement leur transférer l'actif. Il garde les choses en ordre et vous permet de vous concentrer sur le prochain morceau.
- Sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager.
- Sélectionnez Partager et avancé en bas à droite.
- Ajoutez la personne si vous ne l'avez pas déjà fait.
- Sélectionnez leur nom sous Who Has Access.
- Sélectionnez l'icône d'édition au crayon et passez à Est propriétaire.
- Sélectionnez Terminé.
L'actif est ensuite copié sur son disque Google Drive et vous pouvez en conserver l'accès ou le supprimer.
