Comment définir les dates d'expiration des fichiers de lecteur Google partagés

Si vous utilisez G Suite, l'ensemble d'applications payantes de Google comprenant Gmail, Docs, Lecteur et Calendrier pour les organisations, vous pouvez utiliser une fonctionnalité peu connue vous permettant de définir des dates d'expiration pour les fichiers Google Drive partagés. La possibilité de définir une expiration sur un fichier partagé est utile pour partager temporairement des données avec d'autres équipes ou des contractants externes sans leur accorder un accès indéfini. C'est également un excellent moyen de partager des brouillons de projets collaboratifs, afin que vous puissiez vous assurer que personne dans votre équipe n'a accès par inadvertance à une copie obsolète de vos données.
Bien sûr, vous pouvez toujours annuler manuellement le partage d'un fichier, mais vous devez vous rappeler de le faire pour chaque fichier partagé. Si vous partagez beaucoup de fichiers avec beaucoup de personnes différentes, cela peut rapidement devenir peu pratique, et c'est pour cela que fixer des dates d'expiration automatiques au moment du partage initial des fichiers est vraiment pratique. Alors, voici comment définir des dates d'expiration pour les fichiers Google Drive partagés.

Limites des dates d'expiration pour les fichiers Google Drive partagés

Commençons par préciser que la fonctionnalité de date d'expiration automatique n'est actuellement disponible que pour les utilisateurs du service payant G Suite. Cette option n'est pas disponible pour les utilisateurs de compte Google gratuits ou ceux qui utilisent encore l'ancienne version gratuite de G Suite.
Notez également que la limitation ci-dessus concerne uniquement la possibilité de définir des dates d'expiration partagées sur Google Drive. Les utilisateurs auxquels vous partagez un fichier avec une date d'expiration n'ont pas besoin d'avoir un compte G Suite payant ni de faire partie de votre organisation G Suite (vous devrez toutefois vous assurer qu'ils disposent des autorisations appropriées pour vos fichiers partagés, discuté plus en détail ci-dessous).

Définition d'une date d'expiration pour un fichier Google Drive partagé

Pour commencer, connectez-vous à votre Google Drive en veillant à utiliser le compte G Suite approprié.

Une fois connecté, localisez le fichier que vous souhaitez partager et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris (ou en maintenant la touche Contrôle enfoncée pour les utilisateurs Mac). Sélectionnez Partager dans le menu qui apparaît.

Si le fichier est déjà ouvert, vous pouvez également cliquer sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.

Quelle que soit la méthode utilisée, une nouvelle fenêtre Partager avec d’autres apparaît. Si le document est déjà partagé sans date d'expiration avec un contact existant, cliquez sur le texte Partagé avec… sous la zone de saisie. Si vous devez partager le document pour la première fois, entrez le nom du contact ou l'adresse électronique des utilisateurs souhaités, en vous assurant que leurs autorisations sont définies sur Modifier ou inférieure (vous ne pouvez pas définir d'expiration pour les utilisateurs désignés avec Propriétaire. autorisations de niveau).

Une fois le fichier partagé avec les utilisateurs appropriés, cliquez sur le bouton Partagé avec texte ci-dessus ou sur le bouton Avancé situé dans le coin inférieur droit. Dans la liste des utilisateurs qui apparaît, passez votre curseur sur l’un des utilisateurs pour afficher une icône chronomètre / horloge.

Cliquez sur cette icône, puis sélectionnez la période d'expiration souhaitée dans le menu déroulant en regard de Access expire:

Il existe des options par défaut de 7 à 30 jours, mais vous pouvez sélectionner Date personnalisée pour entrer la date d'expiration souhaitée. Le seul inconvénient est qu'il est impossible de définir un délai d'expiration spécifique. Le fichier expire toujours au moment où il est partagé à la date spécifiée.
Une fois que vous avez terminé, assurez-vous de cliquer sur le bouton bleu Enregistrer les modifications pour activer la date d'expiration automatique. Une fois cette date atteinte, votre utilisateur n'aura plus accès au fichier. Pour les empêcher de le télécharger et de contourner vos paramètres d'expiration, assurez-vous que leurs autorisations sont définies sur Afficher ou sur Commentaire , puis cochez la case au bas de la fenêtre de partage intitulée Désactiver les options de téléchargement, d'impression et de copie pour les commentateurs et les téléspectateurs. .

Vous pouvez ajuster ou annuler l'expiration du partage en revenant dans ce menu, en cliquant à nouveau sur l'icône de l'horloge, puis en cliquant sur Annuler l'expiration .

J'ai G Suite mais je ne vois pas l'icône de l'horloge

Si vous avez suivi ces étapes sur votre compte mais que vous ne voyez pas l'icône horloge / chronomètre comme décrit ci-dessus, il est probable que vous ne possédiez pas de compte G Suite compatible. Comme indiqué précédemment, Google limite malheureusement la création de dates d'expiration de fichiers partagés aux utilisateurs du service G Suite actuel.
De plus, malheureusement, Google n'a pas été très clair sur les modifications apportées à son service au fil des ans. Même si vous possédez un compte G Suite, celui-ci a peut-être été créé avec le service "hérité" de Google Suite et n'est pas compatible avec ce type de service. fonctionnalité. Déroutant, n'est-ce pas?
Mais rappelez-vous, vous n'avez besoin que d'un compte G Suite moderne pour créer des dates d'expiration pour les fichiers partagés. Tant que vous avez ce compte compatible, vous pouvez partager et configurer des dates d'expiration pour tout type de compte Google, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.