Vous arrive-t-il souvent de devoir taper un email plusieurs fois d'affilée pour pouvoir l'envoyer individuellement à plusieurs contacts? Si oui, un répondeur automatique peut être une excellente solution. Il vous permet de définir une réponse automatique qui sera envoyée en réponse à tous les messages entrants.
Il existe de nombreuses situations où cela pourrait être utile. Si vous êtes absent du bureau, que ce soit pour une pause déjeuner ou des vacances, cela peut être un excellent moyen de répondre au courrier sans avoir à faire quoi que ce soit.
Comment ça marche?
OS X Mail utilise différentes règles et critères de courrier électronique afin de générer des réponses automatiques. Si vous configurez correctement tous les paramètres, vous pouvez disposer d'un moyen très flexible de répondre aux messages entrants lorsque vous êtes loin de vos appareils.
Vous pouvez définir divers critères à remplir pour que le message soit envoyé. Vous pouvez choisir de répondre à tous les messages ou uniquement aux adresses spécifiques que vous entrez. En outre, vous pouvez également créer différents messages pour différentes catégories d’expéditeurs, afin que chacun reçoive une réponse appropriée.
Comment configurer un répondeur automatique
Heureusement, mettre en place cette fonctionnalité n’est pas une chose difficile à faire. Bien sûr, cela peut sembler complexe au début, mais soyez assuré que vous pouvez le faire même si vous n'êtes pas un féru de technologie. Voici les étapes à suivre:
- Ouvrez l'application Mail, puis allez dans le menu "Mail" et sélectionnez "Préférences".
- Une fois que vous voyez l'onglet "Règles", cliquez sur "Ajouter une règle".
- Sous "Description", écrivez le nom du répondeur automatique de manière à pouvoir le distinguer facilement des autres. Par exemple, vous pouvez taper 'Réponse automatique en vacances'.
- Sélectionnez les critères à remplir. Vous pouvez choisir si tous les critères doivent être remplis ou seulement un ou plusieurs de ceux que vous avez définis.
Les critères que vous définissez détermineront les destinataires de la réponse automatique. Par exemple, vous pouvez sélectionner "Chaque message" pour répondre à tous les messages entrants avec le même message. Vous pouvez également définir une adresse spécifique en saisissant l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez répondre.
De plus, vous pouvez sélectionner vos contacts, vos expéditeurs précédents ou vos VIP comme destinataires de la réponse automatique.
- Sous le paramètre "Effectuer l'action suivante", sélectionnez "Répondre au message", puis cliquez sur "Texte du message de réponse".
- Lorsque vous tapez le message, veillez à inclure toutes les informations nécessaires. Si vous êtes en vacances, prévenez les gens quand ils peuvent attendre un appel de votre part. Si vous ne définissez pas une catégorie spécifique de destinataires, veillez à ne pas divulguer trop d'informations personnelles.
- Lorsque vous êtes satisfait de votre message, cliquez sur "OK". Si l'application vous demande "Voulez-vous appliquer vos règles aux messages des boîtes aux lettres sélectionnées?" sélectionnez "Ne pas appliquer", car cela l'empêcherait d'envoyer éventuellement des centaines de réponses par courrier électronique à vos conversations existantes.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez vous envoyer un email pour vous assurer que le répondeur automatique fonctionne. Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer des règles plus complexes avec des dates spécifiques, des messages provenant de domaines sélectionnés, etc.
Comment désactiver un répondeur automatique
Si vous n'avez plus besoin du répondeur automatique, vous pouvez le désactiver en quelques clics. Voici ce que vous devez faire:
- Dans l'application Mail, allez à "Mail" puis cliquez sur "Préférences".
- Allez dans "Règles" et décochez la case en regard du répondeur automatique que vous avez créé.
Si vous ne le faites pas, le répondeur automatique reste actif tant qu'il est activé et que l'application Mail est ouverte. Cela peut créer de la confusion. Veillez donc à désactiver cette fonctionnalité dès que vous êtes certain de ne plus en avoir besoin.
Le dernier mot
Le répondeur automatique est une fonctionnalité très utile qui facilite beaucoup la gestion du courrier entrant. Si vous suivez les étapes décrites ci-dessus, vous ne devriez pas avoir de problèmes pour l'activer sur votre Mac. Une fois que vous le faites, vous pouvez profiter de l’absence de votre courrier électronique et laisser l’application faire le travail.
Même si elle est la plus largement utilisée pour le travail, cette fonctionnalité peut également être très utile pour le courrier personnel. En plus du répondeur automatique, il existe de nombreuses règles et critères utiles que vous pouvez appliquer. Vous pouvez choisir de supprimer automatiquement le courrier, d'effectuer certaines actions à des dates spécifiques, de transférer automatiquement certains messages, et bien plus encore.
N'hésitez pas à parcourir toutes les règles disponibles pour trouver celles qui vous permettront d'automatiser votre messagerie de la manière la mieux adaptée à vos besoins.