Ne détestez-vous pas que vous souhaitiez prendre quelques jours de congé et que vous continuiez à recevoir des tonnes de courriels et d'appels téléphoniques de clients ou de collègues? Bien sûr, vous pouvez en avertir certains d'entre eux, mais que se passe-t-il s'ils ne consultent pas leur boîte de réception?
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Vous ne pouvez pas communiquer avec tout le monde même pendant que vous travaillez, sans parler de votre temps libre. Cependant, il est fort probable que vous receviez toujours des courriels professionnels même pendant vos vacances. Heureusement, il existe un moyen de faire savoir à tout le monde que vous n'êtes pas disponible pendant une période donnée.
Configurer un répondeur automatique
Si vous utilisez Microsoft Outlook, il existe une méthode très simple que vous pouvez utiliser pour garder les gens loin de vous. C'est ce qu'on appelle le répondeur automatique. Cela consiste essentiellement à envoyer une réponse préprogrammée à toute personne qui vous contacte pendant votre temps libre.
Cela pourrait être mis en place quelques minutes, heures, voire jours ou mois à l'avance. L'envoi d'une réponse automatique peut vous éviter de recevoir chaque jour des dizaines de courriels liés à votre travail, que vous passiez du bon temps avec votre famille ou sur une plage ensoleillée.
Voici comment configurer le répondeur automatique dans Outlook et le désactiver lorsqu'il n'est plus nécessaire.
Configuration automatique des réponses
- Cliquez sur le bouton Envoyer les réponses automatiques.
- Cochez l'option Envoyer uniquement pendant cette plage de temps dans la case à cocher.
- Entrez une date de début et une date de fin pour donner à votre réponse automatique les paramètres nécessaires. Utilisez les champs Heure de début et Heure de fin pour ce faire.
Vous avez probablement remarqué qu'il y a deux onglets:
- Dans mon organisation
- En dehors de mon organisation
En cliquant sur le champ Dans mon organisation, toutes les réponses automatiques seront envoyées aux adresses électroniques enregistrées dans l’organisation dans laquelle vous travaillez (par exemple, votre université ou votre entreprise). Il vous suffit ensuite de taper votre message et de cliquer sur OK pour le sauvegarder.
L'option En dehors de mon organisation est destinée aux adresses électroniques externes. Voici comment vous pouvez l'utiliser pour configurer une réponse automatique:
- Tout d'abord, sélectionnez l'onglet En dehors de mon organisation.
- Cochez l'option Réponse automatique pour les personnes extérieures à votre organisation. Cette option peut être configurée pour envoyer des courriers électroniques à des contacts personnels uniquement ou à toute personne extérieure à l'organisation.
- Entrez le message dans la zone de texte et modifiez-le comme vous le souhaitez.
- Définissez une heure de début et une heure de fin comme vous le feriez pour les réponses internes.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le message.
Qu'en est-il du processus de désactivation?
Pour désactiver vos réponses d'absence, vous devez suivre une procédure simple. Tout d’abord, vous devez cliquer sur l’onglet Fichier, puis sur l’onglet Informations, puis sur le bouton Réponses automatiques.
Vous aurez deux options à cocher:
- Ne pas envoyer de réponses automatiques
- Envoyer des réponses automatiques
Choisissez la première option et la fonction de réponse automatique sera désactivée. Vous devez le faire pour les réponses internes et externes.
Le dernier mot
Notez que si vous souhaitez reprendre l'envoi de réponses automatiques à des personnes, vous devrez définir une nouvelle date et une autre heure. Si la fonction est désactivée, vous devez retracer les étapes de désactivation et choisir l'option Envoyer les réponses automatiques. Cela vous permettra de modifier à nouveau les champs de la plage horaire et de définir le message sortant.
