Le courrier électronique est absolument essentiel pour travailler au XXIe siècle, de la communication entre les membres de l'équipe à la planification des projets pour les prochains mois. Le problème, bien sûr, est qu’à l’ère des smartphones et des tablettes, il est apparemment impossible de se déconnecter du travail pour une durée indéterminée. La messagerie électronique sur votre smartphone est fondamentalement une exigence pour la plupart des entreprises, mais cela signifie que votre employeur peut vous contacter à tout moment. Tout le monde mérite une pause de travail et de s'éloigner des courriels, des appels et de tous ces moyens de communication qu'il nous est si difficile de laisser derrière nous. Que vous partiez en vacances ou que vous souhaitiez simplement passer un bon moment en famille ou entre amis, la définition d'un message d'absence de bureau Outlook est la première étape pour laisser le travail pendant un moment. Voici comment le faire.
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Pourquoi s'embêter avec un message d'absence du bureau?
Configurer un message d'absence du bureau peut ne pas réjouir votre chef, mais au minimum, cela permettra à tous les membres de votre communauté de travail et aux personnes de l'extérieur essayant de vous joindre pour la communication. Alors, pourquoi est-il important de mettre en place un message d'absence du bureau? Eh bien, en réalité, il y a plusieurs raisons:
Il est bon de laisser les collègues, les responsables et les clients ne pas être en contact pour un temps donné. Cela est particulièrement vrai si vous êtes en vacances plus de deux jours.
C'est professionnel . Si une personne a besoin de votre aide pour quelque chose ou si un client a une requête, informez-la que vous n'êtes pas là pendant un certain temps pour l'aider. Ils savent qu'ils doivent attendre votre retour ou peuvent contacter quelqu'un d'autre. Les deux aident l'entreprise et vous.
Il dit aux gens de ne pas vous déranger . Si vous définissez un message d'absence du bureau, les gens savent que vous êtes en vacances, que vous prenez votre temps personnel ou autre. Ils sont moins susceptibles de vous appeler ou de vous envoyer un SMS par la suite.
Cela donne à votre patron une chose de moins à se plaindre . Si vous travaillez pour un patron exigeant et que vous souhaitez vous retirer, vous obtiendrez une résistance. Pourtant, si vous jouez au jeu et agissez de manière professionnelle, ils ne peuvent pratiquement rien faire du point de vue de la discipline.
S'il y a une chose importante quand il s'agit de travailler, c'est de s'assurer que vous vous représentez toujours comme un professionnel au sens le plus important.
Définir un message Outlook d'absence du bureau
La définition d'un message de réponse d'absence du bureau diffère légèrement selon que vous utilisiez Outlook 2016 ou une version antérieure ou Outlook dans Office 365. Je couvrirai les deux.
Outlook 2016 et antérieur
Il y a pas mal d'étapes dans le processus mais c'est assez simple à faire.
- Créez un nouveau courrier électronique et écrivez votre réponse d'absence du bureau. Inclure les absences dans l'objet, mais laisser la destination vide.
- Sélectionnez Fichier et Enregistrer sous.
- Enregistrer en tant que modèle Outlook où il est indiqué Enregistrer en tant que type.
- Sélectionnez Gérer les règles et les alertes et sélectionnez le compte auquel vous souhaitez appliquer le message.
- Sélectionnez Nouvelle règle.
- Sélectionnez Appliquer la règle sur les messages que je reçois et appuyez sur Suivant.
- Sélectionnez Où se trouve mon nom dans la zone À, cliquez sur Suivant, puis confirmez la fenêtre contextuelle.
- Sélectionnez Répondre à l'aide d'un modèle spécifique, puis cliquez sur le lien de texte dans le volet inférieur.
- Sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment et sélectionnez Ouvrir. Cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez sauf s'il s'agit d'une réponse automatique pour éviter d'envoyer des réponses automatiques à des réponses automatiques. Cliquez sur Suivant.
- Donnez un nom explicite à la règle et assurez-vous que Activer cette règle est cochée.
- Sélectionnez Terminer, puis OK.
Cela créera la réponse automatique d'absence du bureau et la mettra en activité. Bien que ce processus spécifie le compte qui sera actif, vous pouvez également le définir comme actif pour tous les comptes de messagerie. Lorsque vous activez la règle à l'étape 11, vous disposez des options pour sélectionner la règle à activer pour tous les comptes. Activez ceci si vous en avez besoin et sauvegardez.
Désactiver le message Outlook absent du bureau
De retour de vacances ou de ce que vous avez fait, vous devez vous rappeler d’éteindre votre réponse automatique.
- Sélectionnez Fichier dans Outlook.
- Sélectionnez Gérer les règles et les alertes, puis sélectionnez Règles de messagerie.
- Sélectionnez le compte et décochez la case en regard de votre règle de réponse automatique.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Maintenant, vous êtes officiellement de retour au travail!
Configurer un message d'absence du bureau dans Office 365
Les comptes Office 365 utilisent Exchange, où le compte Outlook utilise POP, IMAP ou Exchange. Le processus est en grande partie le même mais diffère suffisamment pour justifier sa propre procédure.
- Sélectionnez Fichier et Réponses automatiques dans Outlook.
- Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
- Fixez une échelle de temps si vous le souhaitez. Ceci est utile pour les types oublieux comme moi qui laissent leur réponse automatique active même quand ils reviennent.
- Assurez-vous que l'onglet Dans mon organisation est actif et ajoutez votre message.
- Sélectionnez En dehors de mon organisation et ajoutez également un message pertinent. Selon les personnes qui vous envoient des messages du monde extérieur, il se peut que vous deviez vérifier Mes contacts uniquement, faute de quoi les courriers électroniques seront envoyés à tout le monde, y compris les lettres d'information, les notifications et même les spams.
- Sélectionnez OK une fois terminé pour activer.
Le processus est un peu plus court que dans Outlook 2016 mais le résultat final est le même. La possibilité de définir une échelle de temps est simple et, en tant qu'utilisateur d'Outlook 2016, j'espère que cette fonctionnalité rendra bientôt la version de cette version disponible.
Désactiver votre message d'absence du bureau dans Office 365
Si vous ne souhaitez pas utiliser le minuteur, revenez plus tôt ou devez annuler votre message d'absence du bureau, vous pouvez le faire.
- Ouvrez Outlook et sélectionnez Fichier.
- Sélectionnez Réponses automatiques et mettez en surbrillance la règle d'absence du bureau.
- Sélectionnez Ne pas envoyer de réponses automatiques.
Cela empêchera Exchange d'envoyer les messages immédiatement, alors assurez-vous d'être prêt à répondre une fois que vous l'avez désactivé.
Maintenant que vous savez comment définir un message Outlook d'absence du bureau, il n'y a aucune excuse pour ne pas prendre plus de temps au travail. Bonne chance avec ça!
