Pouvoir collaborer via des feuilles de calcul en ligne est une aubaine pour ceux qui travaillent à des heures différentes, à des endroits différents, mais qui souhaitent néanmoins contribuer au projet dans son ensemble. Vous exigez un moyen plus simple de partager un algorithme ou une table de données récemment créé, mais vous ne savez pas comment vous y prendre.
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Les tableurs ont été créés pour aider l'esprit humain à trier et à étiqueter les données de manière à donner un sens à notre cerveau, afin que nous puissions traiter ces données ou d'autres calculs ultérieurement. Le processus de partage de ces feuilles de calcul ne devrait pas être aussi difficile pour notre cerveau. C'est ici qu'intervient Google Sheets.
Vous avez non seulement la possibilité de partager vos feuilles de calcul Google avec des amis, des collègues ou même des inconnus, mais vous avez également la possibilité de contrôler exactement ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire avec eux. Abordez facilement la tâche de partage de vos Google Sheets en suivant les étapes décrites ci-dessous.
Différentes façons de partager une feuille Google
Vous pouvez partager une feuille Google de plusieurs manières et sur quelles plateformes vous pouvez le faire. J'ai fourni un guide détaillé pour chacune des plates-formes les plus importantes que vous êtes susceptible d'utiliser.
Sur PC
- Connectez-vous à Google Sheets (ou à Google Drive) et ouvrez l'élément que vous souhaitez partager. Si vous souhaitez partager plusieurs éléments avec les mêmes destinataires, maintenez la touche Maj enfoncée lors de la sélection.
- Cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de l'écran.
Vous recevrez une boîte de dialogue intitulée "Partager avec d'autres".
- La fenêtre contextuelle fournit quelques zones d’intérêt. Le premier se trouve sous la section "Personnes" où vous avez une case dans laquelle vous pouvez taper l'adresse e-mail du (des) destinataire (s) dont vous partagez la feuille Google. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail ou groupes à la liste de destinataires jusqu'à 200 au maximum. Les utilisateurs sans compte Google enregistré ne pourront afficher que la feuille.
- À la droite de cette zone, une flèche déroulante vous permet de choisir ce que le destinataire est capable de faire avec la feuille Google. Les options disponibles sont Can Edit (permet à l'utilisateur de modifier et d'ajouter ses propres mots et images à la feuille), Can Comment (permet à l'utilisateur de laisser des commentaires et des surlignages de différentes sections de la feuille) et Can View (permet à l'utilisateur seulement pour voir ce qui est actuellement sur la feuille).
- Il existe également une section "Ajouter une note" si vous souhaitez transmettre quelques informations sur le contenu de la feuille Google ou sur tout autre élément que vous jugez pertinent pour la raison de votre partage.
- En haut à droite de la fenêtre contextuelle se trouve l'option «Obtenir un lien pouvant être partagé». Cliquez sur l'icône à droite pour afficher un lien URL que vous pouvez copier / coller. Il offre également les mêmes options que précédemment pour Éditer, Commenter ou Afficher, mais de manière légèrement différente. Vous devrez décider si n'importe qui sur Internet peut accéder au lien que vous avez fourni, uniquement à ceux qui le possèdent ou uniquement à ceux spécifiés précédemment à l' étape 3 .
- Si vous voulez aller un peu plus loin, dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle, localisez et cliquez sur Avancé . Le nouvel écran devrait ressembler à ceci:
- Vous avez maintenant accès à la même URL de partage qu'auparavant, bien que les options ne soient désormais permutables que via le lien Modifier… à droite. Vous pouvez désormais partager votre lien directement vers Gmail, Google+, Facebook et Twitter en cliquant sur les logos associés. Une case à cocher «Avertir les personnes» est maintenant présente, qui vous permet de laisser un message - via Ajouter un message - à ceux qui reçoivent une copie de la feuille. Vous pouvez également choisir de vous faire parvenir une copie en cochant la case appropriée.
- Au-dessous de tout cela se trouvera une nouvelle section intitulée «Paramètres du propriétaire». Cette section offre plus de sécurité à la feuille Google envoyée. Vous pouvez empêcher les éditeurs de modifier la sécurité en place lors de l'ajout de nouvelles personnes et de l'accès à la feuille. De plus, vous pouvez désactiver la possibilité pour tout commentateur ou spectateur recevant la feuille de la télécharger, de l’imprimer ou de la copier.
Bien que plus de 100 utilisateurs puissent visualiser l'élément, seule une combinaison totale de 100 éditeurs ou commentateurs peut travailler sur la feuille à la fois.
En pièce jointe
Avec le fichier ouvert:
Cliquez sur «Fichier» en haut à gauche et sélectionnez Email en pièce jointe… dans le menu déroulant.
Cette option vous permet d’envoyer la feuille Google par courrier électronique sous forme de fichier PDF ou .xlsx. Faites simplement votre choix dans la liste déroulante «Joindre comme».
Ajoutez les e-mails des destinataires dans la zone fournie avec l’objet de l’e-mail ainsi que tout message que vous souhaitez envoyer avec la pièce jointe. Il existe également une case à cocher si vous souhaitez que le courrier électronique vous soit également envoyé.
Une fois que tout est en ordre, cliquez sur Envoyer .
Sur les appareils mobiles iPhone, iPad et Android
- Connectez-vous à Google Sheets (ou ouvrez l'application Google Sheets) et, à côté de l'élément que vous souhaitez partager, appuyez sur Plus.
Si vous souhaitez partager plusieurs éléments, touchez longuement le fichier que vous souhaitez partager. Cela ouvrira l’option pour plusieurs sélections, à quel point vous pourrez appuyer sur chaque fichier supplémentaire que vous souhaitez partager. - Appuyez sur Ajouter des personnes . Semblables à ceux sur PC, seuls ceux avec des comptes Google peuvent accéder au fichier partagé.
- Dans la section "Personnes", ajoutez l'adresse e-mail ou le groupe Google dont vous souhaitez partager le fichier. Pour éviter d'envoyer des notifications, appuyez sur Plus.
> Ignorer l'envoi des notifications . - Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Envoyer
.
- Si vous préférez partager un lien vers le fichier plutôt que le fichier lui-même, en regard du nom du fichier, appuyez sur Plus.
- Appuyez sur Partage de lien, puis sur Partager le lien.
. Vous pouvez ensuite coller le lien fourni dans un e-mail, une section de commentaire d'un site Web, votre Facebook ou tout autre lieu où vous souhaitez placer le lien.
- Pour annuler le partage de ce lien, à côté du nom du fichier, appuyez sur
- Plus
alors Info
et sélectionnez Link sharing off .
- Si vous voulez choisir ce qu'un spectateur peut faire avec le lien fourni, appuyez sur la flèche vers le bas.
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