Microsoft Excel est l'application idéale pour gérer de grandes quantités de données. Vous pouvez l'utiliser pour effectuer une grande quantité de travail en un rien de temps, à condition de savoir quelles fonctions utiliser. Mais cela peut être difficile à maîtriser car il existe de nombreuses fonctionnalités et commandes à apprendre.
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Les erreurs se produisent facilement lors de la saisie des données, et vous devrez probablement échanger des lignes (ou des colonnes) tôt ou tard. Heureusement, c’est l’une des choses les plus simples que vous puissiez faire dans Excel. Continuez votre lecture pour apprendre à échanger deux lignes de deux manières différentes. Vous pouvez également utiliser les mêmes méthodes pour échanger des colonnes.
Le problème imaginaire
Pour illustrer ces méthodes, nous avons créé un fichier Excel en faisant de nous un service d’administration du système qui assure le suivi des serveurs actifs. Nous avons complété quelques lignes pour vous donner une idée du fonctionnement des choses. Supposons que les informations de l'ordinateur 7 et de l'ordinateur 5 ont été mélangées et que vous souhaitez corriger l'erreur.
Notez que la première ligne de notre exemple est utilisée pour les étiquettes de catégorie. Par conséquent, l'ordinateur 5 et ses données sont placés dans la ligne 6, tandis que l'ordinateur 7 est dans la ligne 8.
Passons aux méthodes.
Copier coller
La première méthode est utilisée pour de nombreuses opérations différentes dans Excel. C'est simple et cela ne prend que quelques secondes. Vous pouvez l'utiliser pour échanger des lignes ou des colonnes entières à la fois, plutôt que de changer de cellule de données.
Cette méthode nécessite simplement de copier les informations d'une ligne et de les coller dans l'autre. Mais vous devez d’abord créer une ligne vide et y placer les données.
Voici précisément ce que vous devez faire si vous souhaitez échanger les données associées à l’ordinateur 5 et à l’ordinateur 7:
- Insérez une nouvelle ligne entre les ordinateurs 4 et 5. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’option «Insérer». Votre ligne vide sera la ligne 6.
- Ajouter une nouvelle ligne a déplacé «Ordinateur 7» de la ligne 8 à la ligne 9. Recherchez cette ligne et coupez les informations des colonnes B, C et D. Vous pouvez sélectionner les cellules avec votre souris ou avec le bouton Shift, puis appuyer sur “Ctrl + X” pour couper.
- Cliquez sur la cellule B6 dans la nouvelle ligne 6 et appuyez sur «Ctrl + V». Les données de l'ordinateur 7 seront déplacées vers la ligne 6.
- Les données de l'ordinateur 5 ont également été déplacées vers le bas, ce qui signifie que vous souhaitez sélectionner les cellules B7, C7 et D7 pour obtenir les données de l'ordinateur 5. Appuyez à nouveau sur «Ctrl + X».
- Sélectionnez la cellule vide à côté de l'ordinateur 7 (c'est-à-dire la cellule B9) et appuyez sur «Ctrl + V».
- Copiez la cellule A7 et collez-la dans la cellule vide ci-dessus (dans notre exemple, il s'agit de l'étiquette «Ordinateur 5»).
- Cliquez avec le bouton droit sur la ligne 7 maintenant vide et sélectionnez «Supprimer».
Vous venez de déplacer le contenu d'une ligne à une autre en quelques clics. Vous pouvez utiliser la même technique pour permuter les données entre les colonnes. Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur de longues listes Excel comportant des centaines de lignes et de colonnes, car elle vous permet d'échanger toutes les cellules de votre ligne en même temps. Pour sélectionner une ligne entière dans Excel, appuyez sur Maj + Espace.
Échange de lignes ou de colonnes adjacentes
L'échange de données entre des lignes adjacentes est beaucoup plus facile, car vous n'avez pas du tout besoin de créer une nouvelle ligne. Excel vous permet d'échanger les données entre deux colonnes ou lignes en quelques secondes en maintenant la touche Maj enfoncée sur votre clavier. Voici ce que vous devez faire:
- Sélectionnez les données que vous souhaitez échanger.
- Appuyez et maintenez la touche "Shift" de votre clavier.
- Passez votre souris sur la bordure entre les deux rangées adjacentes jusqu'à ce qu'elle se transforme en icône représentant une flèche croisée.
- Cliquez et maintenez votre souris et "Shift" jusqu'à ce qu'une ligne grise apparaisse sous la rangée avec laquelle vous voulez changer les données.
- Relâchez le bouton de la souris et les données changeront de place. Vous pouvez utiliser la même méthode pour permuter entre les colonnes.
Devenir Excel Pro
Si votre travail vous oblige à travailler dans Excel, vous devrez apprendre différentes façons d'accélérer et de simplifier les tâches de gestion des données. Cela peut sembler décourageant, mais vous pouvez trouver des tutoriels sur YouTube qui vous apprendront comment faire à peu près tout ce que vous voulez.
N'abandonne pas
Apprendre à utiliser pleinement Excel peut vous rendre irremplaçable sur votre lieu de travail. La commutation de données entre des lignes et des colonnes n’est que la première étape, mais c’est une étape importante pour vous.
Utilisez-vous souvent Excel? Quels sont vos conseils préférés que vous aimeriez partager avec les autres? Dites-nous comment améliorer nos compétences Excel dans la section commentaire ci-dessous.
