L'un des outils les plus populaires de Google, Google Forms est très utile lorsque vous devez créer et analyser des enquêtes. Les mises à jour récentes ont introduit encore plus d'excellentes fonctionnalités pour un service déjà excellent.
Que vous soyez un recruteur qui a besoin de CV de candidats ou un tuteur qui doit collecter les devoirs de leurs étudiants, vous pouvez désormais autoriser d'autres personnes à télécharger des fichiers directement à partir de votre formulaire Google.
Ajout du bouton de téléchargement de fichier à votre formulaire Google
Un simple ajout d'un bouton de téléchargement de fichier fait toute la différence., vous apprendrez à ajouter ce bouton à vos formulaires Google, ainsi qu’à l’utiliser pour télécharger des fichiers sur des formulaires pris en charge.
Étape 1
Lors de la création d'un nouveau formulaire Google, vous pourrez ajouter des questions avec plusieurs options prédéfinies. Ouvrez la liste d’options et recherchez celle qui est intitulée «Envoi de fichier». Cliquez dessus et passez à l'étape suivante.
Étape 2
Lorsque vous cliquez sur l’option «File upload» (téléchargement de fichier), une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous trouverez plusieurs paramètres et options pour le téléchargement de fichier.
Tout d'abord, vous trouverez un champ avec des coches vous permettant de définir les types de fichiers autorisés pour le téléchargement. Vous avez le choix entre huit options, notamment les fichiers PDF, les feuilles de calcul Excel, ainsi que les fichiers audio et vidéo.
Juste en dessous de cela, vous serez invité à choisir le nombre maximal de fichiers que vous autorisez à télécharger en même temps, tandis que l'option située sous celle-ci sert à spécifier la taille maximale des fichiers individuels que les utilisateurs téléchargent sur votre formulaire.
Une fois que vous avez ajouté le bouton à votre formulaire, vos répondants auront la possibilité d’ajouter un fichier à partir du sélecteur de documents. Il existe une option pour ajouter le fichier à partir de l'ordinateur ou de Google Drive d'un utilisateur.
Téléchargement de plusieurs fichiers à partir de Google Forms
Comme avec la plupart des services Internet qui permettent le téléchargement de fichiers, vous ne pouvez pas télécharger un dossier entier à la fois. Les fichiers individuels dans Google Forms doivent être ajoutés séparément.
Par exemple, si votre formulaire s'adresse à des candidats, vous allez les concevoir de manière à ce qu'ils téléchargent leur curriculum vitae séparément de leur lettre d'accompagnement. De même, si vous avez besoin qu'ils fournissent leur curriculum vitae, une photo et un identifiant numérisé, votre formulaire Google comportera trois boutons de téléchargement: un pour chaque document demandé.
Options de stockage et de propriété des fichiers
Tous les fichiers téléchargés à partir de vos formulaires Google seront stockés sur votre Google Drive de manière ordonnée et pratique.
En fait, la question utilisée dans le formulaire servira de nom pour un nouveau dossier créé. Chaque élément téléchargé correspondant à cette question sera stocké dans ce dossier. Le processus est donc assez automatisé et ne nécessite aucune organisation manuelle.
Si, à un moment quelconque, vous devez visiter un dossier spécifique et y récupérer un fichier, vous devez accéder à votre tableau de bord Google Forms, puis sélectionner l'onglet "Réponses". Une fois là-bas, cliquez simplement sur le bouton «Afficher le dossier» situé dans la partie inférieure droite de la fenêtre.
Si vous choisissez de lier l'un de vos formulaires à Google Sheets, vous pouvez suivre tous les fichiers téléchargés dans l'onglet des réponses d'une feuille de calcul donnée. De plus, chaque fichier sera accompagné d'un lien direct visible pour un accès plus facile.
Les répondants qui téléchargent des fichiers sur votre formulaire directement à partir de Google Drive créeront automatiquement une copie de leur fichier d'origine. Une fois le fichier téléchargé, en tant que propriétaire du formulaire, vous deviendrez également le propriétaire de la copie du fichier, mais le fichier d'origine, à moins d'être défini sur public, restera visible uniquement à son propriétaire.
Les téléchargeurs peuvent suivre toutes ces actions dans la barre latérale de Google Drive.
Exportation de formulaires activés pour le téléchargement avec Form Publisher
Form Publisher est un add-on populaire de Google Forms qui transforme automatiquement les formulaires remplis en documents Google pour un partage et une révision faciles. Plutôt que d'accéder à chaque application depuis votre tableau de bord et de rechercher des documents associés dans vos dossiers Drive, vous pouvez les convertir automatiquement en fichiers PDF parfaitement structurés pour une consultation rapide.
Si vous souhaitez utiliser Form Publisher avec vos formulaires Google activés pour le téléchargement, vous pouvez procéder de deux manières. Vous pouvez soit insérer un lien direct vers le fichier téléchargé, soit (si le fichier est une image PNG, JPG ou GIF) afficher le fichier directement dans le document. Ce dernier est particulièrement pratique car il vous permet d’imprimer des formulaires complets et de les consulter hors ligne si nécessaire.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, le bouton de téléchargement de fichier dans Google Forms peut être très utile si vous êtes un représentant des ressources humaines ayant de nombreux CV ou un tuteur qui demande à de nombreux étudiants d'envoyer leurs devoirs. Grâce à elle, les utilisateurs finaux peuvent désormais télécharger des fichiers directement à partir de votre formulaire Google. Les fichiers seront stockés sur votre Google Drive et classés dans des dossiers distincts.
