Inbox Zero en un mot signifie qu'à la fin de la journée, chaque message important de votre boîte de réception de courrier électronique était traité, puis supprimé ou déplacé dans un dossier d'archives.
Si vous consultez votre courrier électronique assez régulièrement au cours de la journée, que ce soit à partir de votre PC, de votre ordinateur de bureau ou de votre smartphone, vous pouvez l’utiliser comme simple rappel de tâche. comment c'est fait est très facile.
Étape 1: Chaque fois que vous avez une tâche à faire, écrivez et envoyez un courrier électronique à vous-même. Vous n'avez probablement même pas besoin de mettre quoi que ce soit dans le corps du message et d'utiliser simplement la ligne de sujet pour lister la tâche à accomplir.
Étape 2: Lorsque cette tâche est terminée, supprimez l'email.
C'est ça. Pas besoin de perdre son temps avec une application de calendrier / agenda ou de mettre la liste des tâches ailleurs, où vous l'oublierez probablement. Envoyez-vous simplement un e-mail et cela fonctionne très bien.
Important: cela ne fonctionne que si vous maintenez régulièrement votre boîte de réception «propre».
Si vous avez actuellement tout un tas de messages dans votre boîte de réception et que vous les laissez, la méthode Inbox Zero ne fonctionnera pas pour vous. Avant de commencer à envoyer des rappels de tâches par courrier électronique, vous devez d' abord déplacer tous vos messages dans un autre dossier.
Dans Gmail, cela est facile car il existe la fonction «Archiver», mais dans d’autres systèmes de messagerie tels que Hotmail et Yahoo! Mail, vous devez d'abord créer un dossier, puis y déplacer tous vos courriers. Heureusement c'est très facile.
Créez un dossier appelé Enregistré ou Archivé , puis sélectionnez en masse tous vos anciens messages et déplacez-les là, à moins que…
… Vous avez plusieurs milliers de courriels dans votre boîte de réception. Si tel est le cas, il est probable que vous ne pourrez pas déplacer tout votre courrier en même temps. Si vous l'essayez, le système de messagerie Web sera probablement "bloqué" et / ou risque de générer une erreur.
La meilleure façon de procéder est de ne transférer que 500 à 1 000 messages à la fois dans votre dossier Enregistré / Archivé. Si vous ne pouvez pas le faire facilement, voici une solution de contournement pour les systèmes de messagerie Web qui répertorient les messages «par page» (ce qui correspond à peu près à tous):
1. Dans la boîte de réception, mettez en surbrillance le message en haut de la liste en prenant votre souris et en cochant la case correspondante. Ne pas ouvrir l'e-mail. Il suffit de le sélectionner pour qu'il soit coché.
2. Appuyez LENTEMENT sur la touche PageDown (parfois appelée Pg Dn ) de votre clavier. Comptez une seconde entre chaque page en même temps. Appuyez sur PageDown et dites «un mille», puis à nouveau sur PageDown et dites «deux mille», etc. La raison pour laquelle vous devez le faire lentement est que le système de messagerie Web interroge les messages pour chaque page prend une seconde avant que toutes les lignes d'objet apparaissent. Si vous appuyez trop rapidement sur PageDown, le système de messagerie Web sera bloqué. Cela se produit quel que soit le système de messagerie Web utilisé.
3. Appuyez sur la touche SHIFT et maintenez-la enfoncée.
4. Cliquez une fois à gauche sur le dernier message au bas de la page de courriels que vous consultez, puis lâchez SHIFT.
À ce stade, vous devez sélectionner 5 pages complètes d'e-mails.
5. Choisissez la fonction de messagerie Web pour déplacer les messages dans votre dossier Enregistré / Archivé. Au-dessus de votre liste de messages devrait être un moyen de déplacer votre courrier. Dans Hotmail, par exemple, il y a l'option cliquable "Déplacer vers". Dans Yahoo! Mail, il y a une icône "déplacer dans un dossier" (elle est juste à côté du bouton "Spam"). Utilisez-le pour déplacer votre courrier dans votre dossier Enregistré / Archivé. Remarque: n'essayez pas de faire glisser les messages directement dans le dossier. Lorsque vous avez autant de messages sélectionnés, une commande de déplacement ne fonctionne généralement pas, raison pour laquelle la méthode du bouton est recommandée.
Répétez les étapes 1 à 5 jusqu'à ce que votre boîte de réception soit effacée, puis vous serez prêt à essayer la méthode Inbox Zero car votre boîte de réception est une «ardoise vierge» et est prête à l'emploi.
Je comprends que pour certains d’entre vous, cela prenne du temps de vider la boîte de réception et de placer tous vos messages dans le dossier Enregistré / Archivé, mais croyez-moi, cela en vaut la peine, ne serait-ce que pour rendre votre courrier plus facile à gérer.
