Le publipostage est une astuce intéressante issue d'Outlook qui vous permet de récupérer des données provenant d'une source externe telle que Google Sheets et de créer des e-mails personnalisés à plusieurs destinataires. Si vous exploitez une petite entreprise ou souhaitez annoncer un événement, c’est un excellent moyen d’envoyer du courrier en masse à des personnes tout en donnant l’impression que vous les avez envoyées personnellement. Ce contact personnel peut avoir un impact très positif sur les réponses.
Consultez également notre article Comment transférer plusieurs courriels en une fois dans Gmail
Je ne connais personne qui n'ait pas de compte Gmail. Qu'ils l'utilisent beaucoup ou non, la plupart d'entre nous ont un compte Google avec toutes les fonctionnalités qu'il apporte. Donc, Gmail est un endroit logique pour mettre en place une telle campagne. Je vais vous montrer comment ici.
Pour utiliser efficacement le publipostage, il nous faut un modèle contenant des adresses électroniques, des noms et des pièces jointes. Ce sont les données que Gmail va extraire pour créer la campagne de messagerie pour vous. Avant de configurer la campagne elle-même, nous devons renseigner une feuille Google avec ces données. Ensuite, nous configurons Gmail pour l'utiliser.
Utiliser le publipostage pour Gmail
Pour que cela fonctionne, vous aurez besoin du module complémentaire Fusion et publipostage de Google Sheets. Installez-le et nous sommes prêts à partir.
Nous devons d’abord créer la feuille de calcul à partir de laquelle Gmail extrait les données pour la fusion.
- Ouvrez une feuille Google, sélectionnez Modules complémentaires et Fusion avec des pièces jointes.
- Sélectionnez Créer un modèle de fusion pour créer la source du publipostage. Le modèle doit inclure le prénom, le nom de famille, l'adresse électronique, les pièces jointes, la date et le statut planifiés. Vous pouvez ajouter plus de colonnes si vous avez besoin.
- Retournez au menu Fusion et publipostage avec pièces jointes et sélectionnez Importer Google Contacts. Vous pouvez ajouter ou copier et coller manuellement des données dans le modèle si vous préférez.
Si vous souhaitez inclure des pièces jointes, vous pouvez coller un lien de pièce jointe à partir de Google Drive dans la colonne Pièces jointes. Vous devrez évidemment vous assurer que la pièce jointe est bien dans Google Drive en premier. Si vous devez joindre plusieurs fichiers, séparez chaque URL par une virgule.
Si vous souhaitez planifier les e-mails, ajoutez une date et une heure à la colonne Date prévue. Le format sera mm / jj / aaaa hh: mm.
Configurer Gmail
Maintenant que le modèle de publipostage a été rempli, nous pouvons configurer Gmail. Nous devons configurer l'e-mail pour appeler certaines données à partir du modèle Google Sheet.
- Ouvrez un nouvel email dans Gmail.
- Ajoutez 'Cher {{Prénom}}' à la première ligne de votre email. Vous pouvez changer "Cher" en fonction de ce qui convient le mieux à votre public. Ceci est juste pour démontrer. Vous pouvez également utiliser {{Salutation}} et ajouter une colonne Salutation dans votre feuille Google pour personnaliser réellement vos messages.
- Remplissez le reste du corps de l'e-mail si nécessaire.
- Ajoutez des pièces jointes au besoin.
Vous devriez maintenant avoir un modèle de courrier électronique contenant du texte de base et des pièces jointes. La magie du publipostage se produit lorsque vous sélectionnez la commande. Il modifiera automatiquement les paramètres entre {{et}} avec les colonnes correspondantes de la feuille de calcul. Vous pouvez en ajouter autant que vous voulez tant que vous copiez exactement le nom de la colonne et que vous les placez entre crochets.
Vous pouvez voir dans l'image que j'ai ajouté une entrée dans le courrier électronique appelée "société". Tant que je reflète exactement cela dans l'en-tête d'une colonne de la feuille de calcul, y compris la première lettre en minuscule, le publipostage extraira les données dans le courrier.
Tout tirer ensemble
Maintenant que nous avons notre modèle de source et notre brouillon de courrier électronique, il est temps de faire de la magie une réalité.
- Accédez à votre feuille de publipostage Google.
- Sélectionnez Exécuter le publipostage dans le menu Fusion et publipostage.
- Sélectionnez le brouillon Gmail que vous avez créé et sélectionnez Exécuter.
Si vous n'avez pas ajouté de date prévue, les courriels seront envoyés immédiatement. Si vous avez ajouté une date prévue, les e-mails seront envoyés en fonction de cette entrée. Il suffit de vérifier votre boîte aux lettres Envoyé pour voir celles qui ont été envoyées et double-vérifier le modèle.
Le publipostage fonctionne parfaitement, mais si vous souhaitez d'abord le tester, créez un modèle de publipostage contenant uniquement vos informations et appelez-le dans votre courrier Gmail. Vous serez en mesure de voir à quoi ça ressemble et de vous assurer que vous avez la bonne syntaxe. Je suggérerais de faire cela pour la première fois, vous envoyez un tas de courriers mais ce n’est pas toujours nécessaire une fois que vous maîtrisez les choses.
Avez-vous utilisé le publipostage pour communiquer avec les gens? Tu travailles bien? Avez-vous des problèmes? Parlez-nous de votre expérience ci-dessous.
