Pour ceux qui utilisent Google Drive ou plus particulièrement Google Sheets, il est presque inévitable que vous finissiez par recevoir un fichier Excel à un moment donné. Qu'il s'agisse de l'un de vos collaborateurs, de vos collègues ou de quelqu'un qui ne sait pas faire la différence entre Excel et Sheets, cela se produira. Après tout, pour eux, il serait peut-être plus simple d’utiliser Excel au travail, puis de passer à Google Spreadsheets pendant leur temps libre.
Voir également notre article Comment compter les doublons dans des feuilles de calcul Excel
Dans certains cas, il peut être préférable de conserver le document .xls tel quel et d’en travailler directement. Cela est particulièrement vrai pour tout fichier Excel pouvant contenir des tableaux de données ou protégé par un mot de passe, car ces fonctionnalités ne peuvent pas être importées d'Excel dans Sheets.
Dans d'autres cas, il est possible et pourrait s'avérer plus facile à long terme de convertir tous les fichiers .xls en Google Sheets. Cela facilite généralement les efforts de collaboration tout en transformant votre Google Drive en un excellent emplacement de stockage de sauvegarde pour les fichiers .xls. Ce dernier point est particulièrement vrai pour les boneheads comme moi, qui souhaitent éviter que leurs fichiers ne soient victimes d’une suppression accidentelle. C’est arrivé, pas fier, mais passait.
Je vais vous expliquer comment convertir des fichiers .xls pour les utiliser avec Google Sheets, comment procéder lors du téléchargement automatique, et comment vous procurer un plug-in Google Drive pour Microsoft Office.
Tout d'abord, examinons l'utilité réelle de Google Drive pour l'utilisateur Excel quotidien.
La puissance de Google Drive
Liens rapides
- La puissance de Google Drive
- Conversion du fichier XLS lors du téléchargement
- Définir pour convertir le fichier XLS automatiquement
- Le fichier Excel est déjà situé dans Google Drive
- Que peut-on & ne peut-on pas convertir?
- Modifier les fichiers Microsoft Office stockés sur Google Drive
- Microsoft Office Plug-In
- Google Chrome Plug-In
- Rétablir une feuille Google Retour à Excel
De nombreuses organisations du monde entier font largement appel à Google Apps. Ceux qui le font ont aussi tendance à utiliser Microsoft Applications. Auparavant, vous deviez modifier tous les documents Word, Excel et PowerPoint dans Microsoft Office, même après les avoir transférés vers Google Apps.
Google Drive a essentiellement résolu ce problème, car il permet de stocker des fichiers Word, Excel et PowerPoint similaires à ceux de tout autre serveur. De plus, Google crypte tous les fichiers téléchargés sur Google Drive et les stocke de cette manière.
En plus de tout le reste, le principal concurrent de Microsoft peut également convertir vos fichiers Excel en fichiers modifiables Google Drive pour une utilisation en ligne, facilitant ainsi la transmission d'informations et de données aux personnes travaillant sur un projet.
Excel Online est une nouveauté en comparaison de Google Drive. Drive possède des fonctionnalités qui ont évolué avec le temps, qui sont familières à ses utilisateurs établis et qui restent 100% gratuites.
Conversion du fichier XLS lors du téléchargement
Maintenant que nous en connaissons un peu à quel point Google Drive est génial, nous pouvons entrer dans quelques tutoriels sur la conversion de vos fichiers Excel pour une utilisation avec Google Sheets.
Pour que le fichier .xls devienne une feuille Google dès que le téléchargement est terminé:
- Allez sur la page d'accueil de Google Sheets.
- Cliquez sur l'icône Ouvrir le sélecteur de fichier (icône de dossier en haut à droite).
- Cliquez sur l'onglet «Télécharger», puis faites glisser le fichier dans la section Glissez un fichier ici ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier à partir de votre ordinateur et choisissez le fichier que vous souhaitez télécharger.
- Appuyez sur le bouton Ouvrir en bas à gauche.
Cela va ensuite télécharger et convertir votre fichier .xls dans une feuille Google.
Définir pour convertir le fichier XLS automatiquement
Parfois, vous voulez juste éviter l’intermédiaire et tout automatiser. Google Drive peut servir de zone de stockage, même pour son principal concurrent, mais il peut également convertir ces fichiers automatiquement pour une édition facile.
Si vous préférez ne pas être dérangé par le tutoriel ci-dessus chaque fois que vous souhaitez convertir un fichier .xls en une feuille Google, procédez comme suit:
- Depuis la page principale de Google Drive, ouvrez les paramètres . Il s’agit de l’icône en forme de rouage située en haut à droite de l’icône Aide (le point d’interrogation).
- Dans l'onglet Général, recherchez Convertir des téléchargements. Vous verrez une boîte (vide par défaut) intitulée Convertir les fichiers téléchargés au format de l'éditeur Google Docs .
- Cochez la case.
Désormais, tous vos documents téléchargés seront automatiquement convertis en documents conviviaux pour Google. Vous serez en mesure de savoir si tout fonctionne comme prévu si vous pouvez voir le logo Google Sheets à côté du titre du document. Ça devrait ressembler a quelque chose comme ca:
Le fichier Excel est déjà situé dans Google Drive
Si le fichier est déjà chargé sur Google Drive, convertissez-le facilement dans Google Sheets en:
Cliquez avec le bouton droit sur le fichier .xls qui a été téléchargé.
En cliquant sur «Ouvrir avec» et en choisissant Google Sheets .
C'est aussi simple que cela .
Que peut-on & ne peut-on pas convertir?
Google Sheets est un excellent programme que j'ai tendance à utiliser fréquemment. Voici une liste de tous les types de fichiers que Google Sheets peut convertir:
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltm
- .ods
- .csv
- .tsv
- .SMS
- .languette
C'est une liste assez lourde et je ne pense pas que trop de gens trouveront des problèmes lorsqu'ils tenteront de convertir leurs fichiers en fichiers modifiables par Google. Cela étant, ce qui ne peut pas être converti avec vos fichiers sont:
- Comme mentionné, tout ce qui est protégé par mot de passe.
- Toutes les macros que vous souhaitez convertir devront être implémentées via le script Apps. Ils ne convertiront pas automatiquement.
- Graphiques et tableaux de Word ou PowerPoint.
- Feuilles de calcul liées dans le fichier Excel.
Modifier les fichiers Microsoft Office stockés sur Google Drive
Pour ceux qui veulent pouvoir non seulement convertir les fichiers .xls en fichiers Google Sheets, mais préfèrent tout de même travailler à partir de MS Office, il existe un plug-in pour vous.
Vous pouvez afficher vos fichiers Word, Excel et PowerPoint en tant qu’emplacement de stockage de fichiers directement dans votre application Office. Non seulement pratique pour l'édition, mais une fois terminé, vous pouvez l'enregistrer et le stocker à nouveau dans votre Google Drive. Assez cool, non?
Vous pouvez le faire de plusieurs manières. Le premier est l'utilisation d'un plug-in MS Office, tandis que le second est un plug-in destiné aux utilisateurs de Google Chrome.
Microsoft Office Plug-In
Pour commencer, vous devez installer le plug-in Google Drive pour Microsoft Office. Une fois que tout est installé:
- Dans votre application MS Office, cliquez sur Ouvrir et sélectionnez Google Drive . Cela affichera tous les fichiers disponibles que vous avez enregistrés sur votre Google Drive.
- Une fois que vous avez trouvé celui que vous souhaitez, vous pouvez l'ouvrir, apporter les modifications nécessaires au fichier, puis enregistrer le fichier sur Google Drive.
Un moyen simple d'interagir avec vos fichiers MS Office sans conversion.
Plug-in Google Chrome
Ce plug-in est uniquement disponible pour les utilisateurs de Google Chrome, mais pour PC et Mac. Vous devez d'abord installer l'application Google Drive sur votre système avant de pouvoir l'utiliser. Une fois l'application installée:
- Allez sur Google Drive et cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez ouvrir.
- Cliquez sur «Ouvrir dans» et sélectionnez l'application Microsoft Office correspondante à laquelle appartient le fichier.
Tout se passe bien d'ici. Effectuez simplement vos modifications et, une fois terminé, enregistrez-le dans Google Drive.
Rétablir une feuille Google Retour à Excel
Si vous en avez besoin, vous pouvez facilement convertir la feuille Google récemment convertie au format de fichier .xls. Voici ce que vous faites:
- Dans Google Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur Télécharger. Cela exportera une version du fichier prête à être modifiée dans Microsoft Excel.
Assurez-vous que le fichier Google Sheets est bien associé au fichier que vous avez sélectionné. Google Sheets générera automatiquement une copie du fichier Excel que vous avez initialement chargé et qui est prête pour Excel.
